Organiser un concert de guitare, étape par étape

Un concert de guitare se prépare dans un ordre précis : commencer par la date, le programme et le lieu, puis verrouiller les artistes, le budget et la technique. La sonorisation demande une vraie coordination entre microphones, amplis, boîtiers DI et retours de scène. Ensuite viennent la billetterie, la promotion, les inscriptions et l’accueil du public. Le jour J, prévoyez assez de temps pour les livraisons, l’installation de la scène et les balances avant l’arrivée des spectateurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Engager les artistes
2 personnes
3
Confirmer le lieu
4
Vérifier les autorisations
5
Fixer le budget
2 personnes
6
Recenser les besoins techniques
2 personnes
7
Réserver le prestataire son
8
Mettre en place la vente de billets
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier la promotion
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Commander le catering
14
Planifier les bénévoles
2 personnes
15
Imprimer le déroulé
16
Confirmer les informations des artistes
17
Vérifier les prévisions météo
18
Faire les courses
2 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Préparer le service traiteur
3 personnes

Événement

21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Réception des livraisons
2 personnes
23
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
24
Installer le système de sonorisation
3 personnes
25
Installer les microphones
2 personnes
26
Brancher les instruments
2 personnes
27
Monter l’éclairage
2 personnes
28
Installer les places assises
3 personnes
29
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
30
Aménager le vestiaire
2 personnes
31
Monter le buffet traiteur
3 personnes
32
Aménager le bar
2 personnes
33
Afficher le programme
34
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
35
Installer la décoration
2 personnes
36
Vérifier les toilettes
37
Préparer le matériel de premiers secours
38
Accueillir les artistes
2 personnes
39
Aménager la loge des artistes
2 personnes
40
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
41
Déguster et contrôler le service traiteur
2 personnes
42
Tester la caisse et l’entrée
2 personnes
43
Vérifier l’espace public
2 personnes
44
Ouvrir les portes
3 personnes
45
Accueillir les visiteurs
3 personnes
46
Vérifier les billets
2 personnes
47
Tenir le vestiaire
2 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Accompagner le premier set du concert
3 personnes
52
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
53
Informer le public
54
Encadrer le deuxième set du concert
3 personnes
55
S’occuper des artistes
56
Mettre en place le service du soir
3 personnes
57
Servir le buffet du soir
3 personnes
58
Encadrer le troisième set du concert
3 personnes
59
Gérer les questions du public
60
Encadrer la finale
3 personnes
61
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
62
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
63
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

64
Éteindre l’équipement
2 personnes
65
Ranger le service traiteur
3 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
68
Démonter la sono
3 personnes
69
Démonter l’éclairage
2 personnes
70
Nettoyer le lieu
4 personnes
71
Faire la vaisselle
2 personnes
72
Compter le stock
73
Enregistrer les objets trouvés
74
Retourner les matériels de location
2 personnes
75
Faire le check-out des artistes
76
Rassembler les factures
77
Effectuer les paiements

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Chaises de concertqté 110
Tables de bièreqté 8
Tabourets de barqté 6
Tables de buffetqté 4
Table d’accueil
Portantsqté 3
Banc des artistesqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 100
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 100
Petites cuillères à caféqté 80
Louchesqté 12

Équipement

Table de mixage
Haut-parleurs PAqté 2
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 3
Microphones de guitareqté 4
Microphones vocauxqté 2
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Amplis de guitareqté 3
Câbles de guitareqté 8
Câbles XLRqté 12
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 10
Passages de câblesqté 8
Supports de guitareqté 6
Pupitres de musiqueqté 4
Boîtiers de voteqté 3
Cordes de guitare de rechangeqté 6
Piles de rechangeqté 24
Ordinateur portable
Casque

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Lampes de chantierqté 4
Éclairage d’ambianceqté 6

Décoration

Affiches de concertqté 12
Tentures de scèneqté 3
Chemins de tableqté 8
Cartes de menuqté 20
Badges nominatifsqté 20
Panneaux de directionqté 10

Catering

Courses

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Plateaux de serviceqté 16
Plats de service avec couvercleqté 8
Ciseauxqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Cuillères à glaceqté 2

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Gants de nettoyageqté 8
Nettoyant multi-usagesqté 4
Nettoyant pour vitresqté 2
Spray désinfectantqté 4
Chiffons microfibresqté 24
Essuie-toutqté 12
Brosses de toilettesqté 4
Déboucheurs de toilettesqté 2

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Extincteursqté 2
Marquages de câbles
Ruban de balisageqté 2

Autre

Rouleaux de ticketsqté 4
Numéros de vestiaireqté 300
Stylosqté 20
Marqueursqté 8
Ruban adhésifqté 8
Ruban gafferqté 8
Agrafeusesqté 2
Agrafesqté 4
Tiroir-caisse
Terminal de paiement
Caisse d'espèces
Flyers du programmeqté 150
Braceletsqté 150
Cintresqté 150
Caisses de rangementqté 12
Chariots de transportqté 2
Porte-parapluiesqté 2
Pass artistesqté 20

Conseils

Bloquez d’abord la date, le programme et le lieu, puis demandez aux artistes leurs besoins techniques détaillés. Sans ces informations, la réservation du prestataire son et le choix des microphones risquent d’être retardés.
Traitez les autorisations et le budget avant de lancer la billetterie. Gardez une marge pour les câbles, les pieds de micro, les moniteurs de scène et les besoins ajoutés après la première fiche technique.
Planifiez l’installation plusieurs heures avant l’ouverture des portes. Il faut réceptionner les livraisons, vérifier le plancher de scène, installer la sonorisation et effectuer les balances sans public dans la salle.
Ne commandez pas le catering au dernier moment : recueillez les besoins alimentaires avant de confirmer les quantités. Prévoyez aussi le refroidissement des boissons et le service des verres, assiettes et couverts.
Préparez un déroulé imprimé et attribuez chaque poste à un bénévole. La table d’accueil, les inscriptions, les artistes, les livraisons et le catering doivent avoir un responsable identifié avant le jour du concert.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de guitare ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un concert avec artistes invités, billetterie et prestataire son. Commencez plus tôt si la salle ou les autorisations ne sont pas encore confirmées.
Quand réserver la sonorisation pour un concert de guitare ?: Réservez le prestataire son 6 à 8 semaines avant la date, après avoir recueilli les fiches techniques des artistes. Confirmez ensuite le nombre de microphones, d’amplis, de boîtiers DI et de retours de scène au plus tard 2 semaines avant.
À quelle heure ouvrir la salle le jour du concert ?: Ouvrez la salle au moins 4 heures avant l’arrivée du public pour réceptionner les livraisons, installer la scène et régler le système de sonorisation. Gardez au minimum 60 minutes pour les balances et les derniers contrôles.
Quand lancer la billetterie et envoyer les invitations ?: Mettez la billetterie en place dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant le concert. Envoyez les invitations et commencez la promotion dans la même semaine pour éviter une communication dispersée.

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