Zo organiseer je een gitaarconcert

Begin met de datum, locatie en beschikbare capaciteit; daarna leg je artiesten, techniek en vergunningen vast. Bij een gitaarconcert bepaalt de technische inventaris veel van de planning: verzamel vroeg de wensen voor versterkers, DI-boxen, microfoons en monitoring. Werk vervolgens het programma, de publieksinformatie en de catering uit. In de laatste week controleer je aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligers, podiumindeling en het draaiboek, zodat opbouw en soundcheck niet op elkaar botsen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Artiesten contracteren
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering controleren
5
Catering reserveren
6
Techniek reserveren
7
Programma samenstellen
2 personen
8
Uitnodigingen ontwerpen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen openen
11
Promotie publiceren
2 personen
12
Artiënteninformatie verzamelen
13
Technische wensen verzamelen
14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Publieksinformatie versturen
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Toegangscontrole plannen
19
Cateringmenu vastleggen
2 personen
20
Podiumindeling tekenen
2 personen
21
Zitplaatsen indelen
2 personen
22
Draaiboek afdrukken
23
Naambadges maken
24
Boodschappenlijst controleren
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Apparatuur controleren
2 personen
27
Artiestenontvangst bevestigen
28
Locatiesleutels ophalen

Event

29
Dranken koelen
2 personen
30
Locatie openen
2 personen
31
Podiumdelen plaatsen
4 personen
32
Tafels opstellen
3 personen
33
Stoelen opstellen
4 personen
34
Garderobe inrichten
2 personen
35
Decoratie ophangen
2 personen
36
Lichtapparatuur plaatsen
2 personen
37
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
38
Instrumenten klaarzetten
3 personen
39
Cateringbuffet inrichten
3 personen
40
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
41
Techniek testen
3 personen
42
Lichtplan testen
2 personen
43
Soundcheck uitvoeren
4 personen
44
Artiesten ontvangen
2 personen
45
Artiënten garderobe inrichten
46
Entreebalie klaarzetten
2 personen
47
Publiek ontvangen
4 personen
48
Kaarten controleren
2 personen
49
Programma uitdelen
2 personen
50
Garderobe bemannen
2 personen
51
Openingswoord verzorgen
52
Concert begeleiden
3 personen
53
Pauzecatering serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Buffet aanvullen
2 personen
56
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
57
Podiumwissels begeleiden
3 personen
58
Veiligheidsrondes lopen
2 personen
59
Afsluiting aankondigen
60
Publiek uitzwaaien
3 personen
61
Instrumenten inpakken
3 personen
62
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
63
Catering opruimen
3 personen

Nazorg

64
Meubilair afbreken
4 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Toiletten schoonmaken
2 personen
69
Decoratie verwijderen
2 personen
70
Apparatuur inventariseren
2 personen
71
Locatie afsluiten
2 personen
72
Techniek retourneren
2 personen
73
Meubilair retourneren
2 personen
74
Artiesten uitbetalen
75
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
76
Bezoekers nabericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrap
Statafelsaantal 6
Lange tafelsaantal 8
Stoelenaantal 120
Klapstoelenaantal 10
Garderoberekkenaantal 3
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Mengtafel
PA-speakersaantal 2
Podiummonitorenaantal 2
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 3
Gitaarversterkersaantal 3
Basversterker
Gitaarstatievenaantal 6
Muzieklessenaarsaantal 6
Stroomhaspelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 10
Audiokabelsaantal 15
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 6
Entreebalie
Garderobenummersaantal 150
Kassa
Pinnenapparaat
Brandblusdekensaantal 2
Zaklampenaantal 4
Portofoonsaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Batterijenaantal 24
Gereedschapskoffersaantal 2
Reserve gitaarsnarenaantal 6
Gitaarstemmersaantal 3
Reserve gitaarkabelsaantal 6
Gitaarplectrumsaantal 50
Gitaarvoetenbankjesaantal 4
Instrumentkoffersaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 6
Podiumverlichtingaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 140
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Dessertbordenaantal 140
Gebaksvorkjesaantal 140
Koffielepelsaantal 80
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 8

Decoratie

Podiumdoekenaantal 4
Muziekpostersaantal 8
Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Programmastandaardsaantal 4
Pijlbordenaantal 8
Naambadgesaantal 30
Printpapieraantal 2
Programmafoldersaantal 130
Plakbandaantal 6
Scharenaantal 4
Kabelbindersaantal 100

Catering

Boodschappen
Koelersaantal 4
Drankenkrattenaantal 12
Buffetbakkenaantal 10
Broodmandenaantal 6
Servettenhoudersaantal 8
Koffieschenkkannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Melkkannetjesaantal 6
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stofzuiger
Toiletborstelsaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Tips

Vraag artiesten uiterlijk 4 weken voor het concert om een technische rider en podiumplot. Controleer daarin het aantal microfoons, DI-boxen, versterkers, monitoren en stroomaansluitingen.
Plan voor de techniek minimaal 2 uur opbouw en soundcheck vóór de eerste bezoeker binnenkomt. Leg kabels vast met gaffer tape en houd stroomkabels gescheiden van looproutes.
Stuur publieksinformatie minstens 7 dagen vooraf. Vermeld begintijd, inloop, toegangscontrole, garderobe, bereikbaarheid en wanneer bezoekers met dieetwensen hun cateringkeuze moeten doorgeven.
Maak de zaalindeling pas definitief nadat podiumdelen, podiumtrap en zitplaatsen zijn ingetekend. Reserveer ruimte voor gitaarstatieven, muzieklessenaars, monitoren en een veilige doorgang naast het podium.
Print het draaiboek uiterlijk de dag vóór het concert en geef exemplaren aan techniek, artiestenbegeleiding, catering en toegangscontrole. Plan daarnaast een korte briefing van 15 minuten vóór de deuren openen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een gitaarconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan is er tijd om artiesten te contracteren, vergunningen en verzekering te controleren, techniek en catering te reserveren en uitnodigingen of promotie te regelen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de soundcheck van een gitaarconcert?: Reken op minimaal 2 uur voor opbouw en soundcheck bij één of meerdere gitaristen. Plan extra tijd als er meerdere versterkers, zangmicrofoons, DI-boxen of wisselende formaties zijn.
Wanneer verstuur je de publieksinformatie voor een gitaarconcert?: Stuur die informatie uiterlijk 7 dagen voor het concert. Stuur een korte herinnering 24 tot 48 uur vooraf als je werkt met aanmeldingen, cateringkeuzes of een vaste toegangsprocedure.
Wanneer moet je de technische wensen van artiesten verzamelen?: Vraag de technische wensen uiterlijk 4 weken voor het concert op en controleer ze opnieuw 1 week vooraf. Zo kun je ontbrekende microfoons, kabels, versterkers, monitoren of stroomvoorzieningen nog regelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.