Gitarrenkonzert organisieren: der richtige Ablauf
Bei einem Gitarrenkonzert entscheidet nicht nur die Musik über den Ablauf, sondern auch eine sauber geplante Bühne, verständliche Publikumsinformationen und ein belastbarer Zeitplan. Beginne mit Datum, Ort und Künstlern, bevor du Technik oder Catering festlegst. Danach klärst du Genehmigungen, Versicherung, Anmeldung und Werbung. In den letzten Tagen zählen vor allem Bühnenaufteilung, Soundcheck, Einlass, Sitzplätze und die Versorgung hinter der Bühne.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Künstler buchen
2 Personen
- 3
Genehmigungen prüfen
- 4
Versicherung prüfen
- 5
Catering reservieren
- 6
Technik reservieren
- 7
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 8
Einladungen gestalten
- 9
Einladungen verschicken
2 Personen
- 10
Anmeldungen öffnen
- 11
Werbung veröffentlichen
2 Personen
- 12
Künstlerinformationen sammeln
- 13
Technische Anforderungen sammeln
- 14
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 15
Ernährungswünsche erfassen
- 16
Publikumsinformationen versenden
- 17
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 18
Einlasskontrolle planen
- 19
Cateringmenü festlegen
2 Personen
- 20
Bühnenaufteilung zeichnen
2 Personen
- 21
Sitzplätze einteilen
2 Personen
- 22
Drehbuch ausdrucken
- 23
Namensschilder erstellen
- 24
Einkaufsliste prüfen
- 25
Einkaufen gehen
2 Personen
- 26
Ausrüstung prüfen
2 Personen
- 27
Empfang der Künstler bestätigen
- 28
Standortschlüssel abholen
Event
- 29
Getränke kühlen
2 Personen
- 30
Location öffnen
2 Personen
- 31
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
- 32
Tische aufstellen
3 Personen
- 33
Stühle aufstellen
4 Personen
- 34
Garderobe einrichten
2 Personen
- 35
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 36
Lichttechnik aufbauen
2 Personen
- 37
Musikanlage anschließen
3 Personen
- 38
Instrumente bereitstellen
3 Personen
- 39
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 40
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
- 41
Technik testen
3 Personen
- 42
Lichtplan testen
2 Personen
- 43
Soundcheck durchführen
4 Personen
- 44
Künstler empfangen
2 Personen
- 45
Künstlergarderobe einrichten
- 46
Empfangstresen aufstellen
2 Personen
- 47
Publikum empfangen
4 Personen
- 48
Karten kontrollieren
2 Personen
- 49
Programm verteilen
2 Personen
- 50
Garderobe besetzen
2 Personen
- 51
Eröffnungsrede halten
- 52
Konzert begleiten
3 Personen
- 53
Pausencatering servieren
3 Personen
- 54
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 55
Buffet auffüllen
2 Personen
- 56
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
- 57
Bühnenwechsel begleiten
3 Personen
- 58
Sicherheitsrunden gehen
2 Personen
- 59
Abschluss ankündigen
- 60
Publikum verabschieden
3 Personen
- 61
Instrumente einpacken
3 Personen
- 62
Anlage ausschalten
2 Personen
- 63
Catering aufräumen
3 Personen
Nachbereitung
- 64
Möbel abbauen
4 Personen
- 65
Abfall sammeln
3 Personen
- 66
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 67
Location reinigen
4 Personen
- 68
Toiletten reinigen
2 Personen
- 69
Dekoration entfernen
2 Personen
- 70
Ausstattung inventarisieren
2 Personen
- 71
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 72
Technik zurückbringen
2 Personen
- 73
Möbel zurückgeben
2 Personen
- 74
Künstler auszahlen
- 75
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
- 76
Nachricht an Besucher senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 6
- Bühnentreppe
- StehtischeAnz. 6
- Lange TischeAnz. 8
- StühleAnz. 120
- KlappstühleAnz. 10
- GarderobenständerAnz. 3
- HockerAnz. 6
Ausstattung
- Mischpult
- PA-LautsprecherAnz. 2
- BühnemonitoreAnz. 2
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- DI-BoxenAnz. 3
- GitarrenverstärkerAnz. 3
- Bassverstärker
- GitarrenständerAnz. 6
- NotenpulteAnz. 6
- KabeltrommelnAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 10
- AudiokabelAnz. 15
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Gaffer TapeAnz. 6
- Eingangsbereich
- GarderobennummernAnz. 150
- Kasse
- Kartenzahlungsgerät
- FeuerlöschdeckenAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 4
- FunkgeräteAnz. 6
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- BatterienAnz. 24
- WerkzeugkofferAnz. 2
- ErsatzgitarrensaitenAnz. 6
- GitarrenstimmerAnz. 3
- Ersatz-GitarrenkabelAnz. 6
- GitarrenplektrenAnz. 50
- Gitarren-FußbänkchenAnz. 4
- InstrumentenkofferAnz. 6
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- LichtstativeAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 6
- BühnenbeleuchtungAnz. 4
Geschirr
- WassergläserAnz. 140
- WeingläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 80
- DesserttellerAnz. 140
- GebäckgabelnAnz. 140
- KaffeelöffelAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 8
- ServiertablettsAnz. 8
Dekoration
- BühnentücherAnz. 4
- MusikplakateAnz. 8
- TischläuferAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- ProgrammständerAnz. 4
- WegweiserAnz. 8
- NamensschilderAnz. 30
- DruckpapierAnz. 2
- ProgrammhefteAnz. 130
- KlebebandAnz. 6
- ScherenAnz. 4
- KabelbinderAnz. 100
Catering
- Einkäufe
- KühlboxenAnz. 4
- GetränkekästenAnz. 12
- BuffetbehälterAnz. 10
- BrotkörbeAnz. 6
- ServiettenhalterAnz. 8
- Kaffee-SchenkkannenAnz. 4
- TeekannenAnz. 3
- MilchkännchenAnz. 6
- KühlelementeAnz. 20
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- AbfalltrennbehälterAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- Staubsauger
- ToilettenbürstenAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Tipps
- Bestätige Datum, Ort und Künstler zuerst. Plane Technik und Catering erst, wenn feststeht, wie viele Personen auftreten und wie viele Gäste du erwartest.
- Fordere technische Anforderungen frühzeitig an, idealerweise mindestens 4 Wochen vor dem Konzert. Für Gitarren können DI-Boxen, Verstärker, Mikrofone und Monitore getrennt benötigt werden.
- Zeichne die Bühnenaufteilung vor dem Aufbau: Positionen für Gitarrenverstärker, Bassverstärker, Mikrofonständer, Notenpulte und Monitore sollten klar sein. So vermeidest du hektisches Umstellen beim Soundcheck.
- Schicke den angemeldeten Gästen die wichtigsten Informationen spätestens 3 Tage vorher. Dazu gehören Einlasszeit, Sitzplatzregelung, Anfahrt und Hinweise zu Ernährungswünschen beim Catering.
- Plane den Einlass mit festen Zuständigkeiten und drucke Drehbuch, Namensschilder und Helferpläne spätestens am Vortag aus. Halte außerdem Gaffer Tape, Verlängerungskabel und Kabeltrommeln beim Aufbau griffbereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Gitarrenkonzert organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Künstlerbuchung. Genehmigungen, Versicherung, Technik und Catering sollten spätestens 4 Wochen vor dem Konzert geklärt sein.
- Welche Technik braucht man für ein Gitarrenkonzert?
- Das hängt von Raumgröße und Besetzung ab, häufig brauchst du jedoch Mischpult, PA-Lautsprecher, Bühnemonitore, Mikrofone, DI-Boxen und passende Verstärker. Sammle die technischen Anforderungen der Künstler mindestens 4 Wochen vorher ein.
- Wann sollte man Einladungen für ein Gitarrenkonzert verschicken?
- Verschicke Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin und öffne gleichzeitig die Anmeldung, falls Plätze begrenzt sind. Eine Erinnerung mit Publikumsinformationen sollte 3 Tage vor dem Konzert folgen.
- Was muss am Tag vor dem Gitarrenkonzert fertig sein?
- Am Vortag sollten Sitzplätze, Bühne, Garderobe, Namensschilder, Einkaufsliste und Helfereinteilung feststehen. Drucke außerdem das Drehbuch aus und prüfe Kabel, Licht, Gläser und die Einlassunterlagen.
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