Organiser un concert de guitare, étape par étape

Un concert de guitare se prépare dans un ordre précis : bloquer la date et le lieu, confirmer les artistes, puis régler les autorisations, l’assurance et la technique. Le programme et les inscriptions viennent ensuite, avec un suivi attentif des besoins alimentaires et techniques. Les derniers jours servent surtout à vérifier la scène, les accès, les bénévoles et le matériel. Ce plan vous aide à ne rien laisser au hasard, du premier contact avec les musiciens jusqu’à l’accueil du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Engager les artistes
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Réserver le catering
6
Réserver la technique
7
Établir le programme
2 personnes
8
Concevoir les invitations
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Ouvrir les inscriptions
11
Publier la promotion
2 personnes
12
Collecter les informations des artistes
13
Recueillir les besoins techniques
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Envoyer les informations au public
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Planifier le contrôle des accès
19
Valider le menu du traiteur
2 personnes
20
Dessiner le plan de la scène
2 personnes
21
Répartir les places assises
2 personnes
22
Imprimer le déroulé
23
Créer les badges nominatifs
24
Vérifier la liste des courses
25
Faire les courses
2 personnes
26
Vérifier l'équipement
2 personnes
27
Confirmer l’accueil des artistes
28
Récupérer les clés du lieu

Événement

29
Refroidir les boissons
2 personnes
30
Ouvrir le lieu
2 personnes
31
Installer les éléments de scène
4 personnes
32
Installer les tables
3 personnes
33
Installer les chaises
4 personnes
34
Aménager le vestiaire
2 personnes
35
Installer la décoration
2 personnes
36
Installer l'éclairage
2 personnes
37
Raccorder la sonorisation
3 personnes
38
Installer les instruments
3 personnes
39
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Tester la technique
3 personnes
42
Tester le plan d’éclairage
2 personnes
43
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
44
Accueillir les artistes
2 personnes
45
Installer le vestiaire des artistes
46
Préparer le comptoir d’entrée
2 personnes
47
Accueillir le public
4 personnes
48
Contrôler les billets
2 personnes
49
Distribuer le programme
2 personnes
50
Tenir le vestiaire
2 personnes
51
Faire le discours d’ouverture
52
Encadrer le concert
3 personnes
53
Servir le service de pause
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
56
Répondre aux questions du public
2 personnes
57
Coordonner les changements de scène
3 personnes
58
Effectuer les rondes de sécurité
2 personnes
59
Annoncer la clôture
60
Saluer le public au revoir
3 personnes
61
Emballer les instruments
3 personnes
62
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
63
Ranger le service traiteur
3 personnes

Suivi

64
Démonter le mobilier
4 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Nettoyer les toilettes
2 personnes
69
Retirer la décoration
2 personnes
70
Inventorier l’équipement
2 personnes
71
Fermer le lieu
2 personnes
72
Retourner le matériel technique
2 personnes
73
Restituer le mobilier
2 personnes
74
Payer les artistes
75
Rendre les objets empruntés
2 personnes
76
Envoyer un message de suivi aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Tables hautesqté 6
Longues tablesqté 8
Chaisesqté 120
Chaises pliantesqté 10
Portantsqté 3
Tabouretsqté 6

Équipement

Table de mixage
Haut-parleurs PAqté 2
Moniteurs de scèneqté 2
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 3
Amplis de guitareqté 3
Amplificateur de basses
Supports de guitareqté 6
Pupitres de musiqueqté 6
Enrouleurs électriquesqté 6
Rallongesqté 10
Câbles audioqté 15
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 6
Bureau d’accueil
Numéros de vestiaireqté 150
Caisse
Terminal de paiement
Couvertures anti-feuqté 2
Lampes de pocheqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Pilesqté 24
Boîtes à outilsqté 2
Cordes de guitare de rechangeqté 6
Accordeurs de guitareqté 3
Câbles de guitare de rechangeqté 6
Plectres de guitareqté 50
Repose-pieds de guitareqté 4
Valises d'instrumentsqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 6
Éclairage de scèneqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 140
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettes à dessertqté 140
Fourchettes à gâteauqté 140
Cuillères à caféqté 80
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Affiches de musiqueqté 8
Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 6
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 30
Papier d’impressionqté 2
Brochures du programmeqté 130
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Serre-câblesqté 100

Catering

Courses
Glacièresqté 4
Caisses de boissonsqté 12
Bacs à buffetqté 10
Corbeilles à painqté 6
Porte-serviettesqté 8
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Pichets à laitqté 6
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Aspirateur
Brosses de toilettesqté 4
Gants de nettoyageqté 6

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les artistes : avant d’ouvrir les inscriptions, obtenez leurs disponibilités et leurs besoins techniques par écrit, notamment le nombre de microphones, d’amplis et de boîtiers DI.
Traitez les autorisations et l’assurance au début, pas la semaine du concert. Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour vérifier les démarches nécessaires et corriger un dossier incomplet.
Construisez le plan de scène après avoir recueilli les fiches techniques des artistes. Placez les retours, pieds de micro, amplis, supports de guitare et câbles avant de répartir les prises électriques.
Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin de finaliser les places assises, les badges, le contrôle des accès et les besoins alimentaires. Envoyez ensuite au public les horaires, l’entrée et les consignes pratiques.
Organisez une répétition technique le jour même avec une marge d’au moins 2 heures avant l’ouverture des portes. Testez la table de mixage, la sonorisation, l’éclairage, les rallonges et chaque microphone avant l’arrivée des spectateurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de guitare ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer les artistes, régler les autorisations et l’assurance, réserver le traiteur et la technique, puis gérer les inscriptions et la communication.
Quand faut-il réserver la sonorisation d’un concert de guitare ?: Réservez la technique dès que les artistes sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant le concert. La liste des amplis, microphones, retours, câbles et boîtiers DI doit être validée avant l’installation.
Combien de temps avant l’ouverture faut-il installer la scène ?: Commencez l’installation au moins 3 heures avant l’ouverture des portes et gardez 2 heures pour les tests. Il faut vérifier le plan de scène, les niveaux sonores, l’éclairage et la circulation des artistes.
Quand envoyer les informations pratiques au public ?: Envoyez un premier message après l’inscription, puis un rappel 3 à 5 jours avant le concert. Indiquez l’horaire, l’accès, les places assises, les éventuelles consignes et l’heure recommandée d’arrivée.

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