Zo organiseer je een gitaarconcert zonder technische verrassingen

Begin een gitaarconcert niet met decoratie, maar met de zaal, artiesten en techniek. Leg eerst de optreedvolgorde en het programma vast, zodat je weet hoeveel tijd de geluidscheck en wissels krijgen. Controleer daarna gitaren, versterkers, microfoons, DI-boxen, kabels en stroomvoorziening vóór de opbouwdag. Op de dag zelf werk je van een lege, vrijgemaakte podiumruimte naar een complete geluidscheck en pas daarna naar ontvangst van artiesten en publiek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en zaal reserveren
2
Geluidsapparatuur reserveren
3
Artiesten bevestigen
4
Optreedvolgorde vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Programma afdrukken
9
Artiesteninformatie versturen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Dranken koelen
2 personen
12
Hapjes voorbereiden
3 personen
13
Gitaren en accessoires controleren
2 personen
14
Technische benodigdheden verzamelen
2 personen
15
Sleutels en toegang regelen

Event

16
Zaal openen
2 personen
17
Podiumgedeelte vrijmaken
3 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
19
Podiumkleed en decoratie plaatsen
2 personen
20
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
21
Microfoons aansluiten
2 personen
22
Instrumenten aansluiten
2 personen
23
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
24
Artiesten ontvangen
2 personen
25
Artiestenruimte inrichten
2 personen
26
Programmaboekjes klaarleggen
27
Bar en buffet klaarzetten
3 personen
28
Kassa en betaalpunt inrichten
2 personen
29
Entree en garderobe inrichten
2 personen
30
Publiek ontvangen
3 personen
31
Programma aankondigen
32
Dranken serveren
3 personen
33
Hapjes serveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Buffet en tafels afruimen
2 personen
36
Publieksvragen opvangen
37
Artiesten begeleiden
38
Kassa afsluiten
2 personen
39
Publiek uitgeleiden
2 personen

Nazorg

40
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
41
Instrumenten inpakken
2 personen
42
Meubilair terugzetten
4 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Zaal schoonmaken
3 personen
45
Afval verzamelen
2 personen
46
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
47
Geleende materialen retourneren
2 personen
48
Verloren voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 10
Barkrukkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Klaptafelsaantal 3

Apparatuur

Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Subwoofer
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DI-boxenaantal 3
Gitaarversterkersaantal 3
Monitorluidspreker
Audiokabelsaantal 12
Stroomverlengingenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8
Muziekstandaardsaantal 4
Gitaarstandaardsaantal 6
Stemapparatenaantal 3
Reservegitaarstringsaantal 6
Plectrumsaantal 30

Verlichting

Podiumlampenaantal 4
Sfeerlampenaantal 6

Decoratie

Podiumkleed
Programmabordenaantal 3
Tafelkledenaantal 10

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120

Keuken

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Snijplankenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de zaal en geluidsapparatuur zodra de datum vaststaat. Vraag artiesten uiterlijk enkele weken vooraf naar hun instrumenten, versterkers, aansluitingen en eventuele wensen voor microfoons of monitoren.
Plan minimaal 90 minuten tussen het openen van de zaal en de publieksontvangst voor opbouw, kabels aansluiten en een volledige geluidscheck. Test elke microfoon, DI-box, gitaarversterker en luidspreker afzonderlijk.
Maak de podiumindeling vóór je tafels en stoelen neerzet. Houd looppaden vrij, leg audiokabels vast met kabelmatten en plaats gitaarstandaards en muziekstandaards zo dat artiesten veilig kunnen wisselen.
Stuur artiesteninformatie minstens 7 dagen vooraf. Vermeld aankomsttijd, optreedvolgorde, speelduur, ingang, beschikbare artiestenruimte en wie zij bellen bij problemen met toegang of techniek.
Koel dranken enkele uren vóór aanvang en stem hapjes af op de verzamelde dieetwensen. Reken bij een concert van ongeveer 2 uur op 2 tot 3 drankjes per persoon in totaal en zet glazen, borden en servetten klaar vóór de deuren opengaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt de opbouw van een gitaarconcert?: Plan voor een kleine tot middelgrote zaal minimaal 2 uur opbouwtijd. Reserveer daarnaast minstens 30 minuten voor de geluidscheck, zeker als meerdere gitaristen hun eigen versterker of aansluiting gebruiken.
Wanneer moet ik artiesten voor een gitaarconcert bevestigen?: Bevestig artiesten zodra datum en zaal vastliggen, bij voorkeur minimaal 6 weken vooraf. Stuur de definitieve optreedvolgorde en praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor het concert.
Hoeveel tijd heb je nodig voor een geluidscheck?: Reken op 30 tot 60 minuten voor de geluidscheck. Geef iedere artiest of bezetting minimaal 10 minuten om microfoons, DI-boxen, versterkers en monitorgeluid te testen.
Hoeveel stoelen en drankjes heb ik nodig voor een gitaarconcert?: Zet één stoel per aangemelde bezoeker klaar en houd enkele extra stoelen achter de hand. Reken voor een concert van ongeveer 2 uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en koel die enkele uren vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.