Ein Gitarrenkonzert Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Gitarrenkonzert entscheidet nicht nur die Musik über den Ablauf, sondern auch eine sauber geplante Technik. Beginne mit Saal, Künstlern und Tonanlage und lege danach Auftrittsfolge, Einlass und Bewirtung fest. Am Veranstaltungstag brauchst du genug Zeit für Aufbau, Kabelsicherung und Soundcheck. Plane außerdem einen Rückzugsraum für die Künstler ein – dieser wird bei kleinen Konzerten häufig erst kurz vor Beginn improvisiert.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Veranstaltungsort und Saal reservieren
- 2
Tonanlage reservieren
- 3
Künstler bestätigen
- 4
Ablauf der Auftritte festlegen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Programm drucken
- 9
Künstlerinformationen versenden
- 10
Einkaufen gehen
2 Personen
- 11
Getränke kühlen
2 Personen
- 12
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 13
Gitarren und Zubehör prüfen
2 Personen
- 14
Technische Ausstattung zusammentragen
2 Personen
- 15
Schlüssel und Zugang organisieren
Event
- 16
Saal öffnen
2 Personen
- 17
Bühnenbereich freimachen
3 Personen
- 18
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 19
Bühnenbelag und Dekoration anbringen
2 Personen
- 20
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 21
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 22
Instrumente anschließen
2 Personen
- 23
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 24
Künstler empfangen
2 Personen
- 25
Künstlerraum einrichten
2 Personen
- 26
Programmhefte bereitlegen
- 27
Bar und Buffet vorbereiten
3 Personen
- 28
Kasse und Zahlstelle einrichten
2 Personen
- 29
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
- 30
Publikum empfangen
3 Personen
- 31
Programm ankündigen
- 32
Getränke servieren
3 Personen
- 33
Snacks servieren
3 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 35
Buffet und Tische abräumen
2 Personen
- 36
Publikumsfragen entgegennehmen
- 37
Künstler betreuen
- 38
Kasse abschließen
2 Personen
- 39
Publikum verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 40
Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
- 41
Instrumente einpacken
2 Personen
- 42
Möbel zurückstellen
4 Personen
- 43
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 44
Saal reinigen
3 Personen
- 45
Abfall sammeln
2 Personen
- 46
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
- 47
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 48
Fundsachen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 110
- TischeAnz. 10
- BarhockerAnz. 4
- GarderobenständerAnz. 2
- KlappischeAnz. 3
Ausstattung
- Tonmischpult
- LautsprecherAnz. 2
- Subwoofer
- MikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- DI-BoxenAnz. 3
- GitarrenverstärkerAnz. 3
- Monitorlautsprecher
- AudiokabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelmattenAnz. 8
- NotenständerAnz. 4
- GitarrenständerAnz. 6
- AbstimmgeräteAnz. 3
- Ersatz-GitarrensaitenAnz. 6
- PlektrenAnz. 30
Beleuchtung
- BühnenbeleuchtungAnz. 4
- StimmungsleuchtenAnz. 6
Dekoration
- Bühnenbelag
- ProgrammschilderAnz. 3
- TischdeckenAnz. 10
Geschirr
- GläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ServiertablettsAnz. 6
- ScherenAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Besen und KehrblechAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere Saal und Tonanlage frühzeitig und bestätige die Künstler, bevor du Einladungen verschickst. So kannst du Programm und Künstlerinformationen mit verlässlichen Angaben erstellen.
- Plane für den Aufbau mindestens 3 Stunden vor dem Einlass ein. Bühnenbereich, Sitzplätze, Beleuchtung, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen und Verstärker brauchen Zeit, bevor der Soundcheck beginnen kann.
- Führe den Soundcheck mit jeder Gitarre und jedem Mikrofon durch, nicht nur mit der ersten auftretenden Person. Prüfe dabei auch Monitorlautsprecher, Kabelwege und die Lautstärke im hinteren Saalbereich.
- Sichere Audiokabel und Verlängerungskabel mit Kabelmatten und halte Ersatzsaiten, Plektren und Abstimmgeräte bereit. Gerade bei Gitarrenkonzerten werden kleine Reparaturen oder ein Nachstimmen sonst schnell zur Programmverzögerung.
- Kühle die Getränke spätestens 2 Stunden vor dem Einlass und bereite Snacks vor, bevor die Künstler eintreffen. Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen, statt am Veranstaltungstag einzelne Lösungen suchen zu müssen.
Häufige Fragen
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Gitarrenkonzert?
- Plane mindestens 3 Stunden vor dem Einlass für Aufbau und Technik ein. Der Soundcheck sollte spätestens 60 Minuten vor Konzertbeginn abgeschlossen sein, damit letzte Änderungen nicht in den Einlass fallen.
- Wann sollte man die Künstler für ein Gitarrenkonzert bestätigen?
- Bestätige die Künstler, bevor du Einladungen und Programmangaben verschickst, idealerweise mindestens 4 Wochen vor dem Konzert. Sende danach Ablauf, Ankunftszeit, Zugang und technische Informationen gesammelt an alle Beteiligten.
- Wie lange dauert ein Soundcheck bei einem Gitarrenkonzert?
- Rechne pro Künstler oder Auftritt mit etwa 15 bis 20 Minuten, bei mehreren Instrumenten oder Mikrofonen entsprechend länger. Beende den gesamten Soundcheck mindestens 60 Minuten vor Beginn.
- Wie viele Getränke braucht man bei einem Gitarrenkonzert?
- Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Kaufe zusätzlich alkoholfreie Optionen ein und kühle die Getränke mindestens 2 Stunden vorher.
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