Organiser un concert de guitare sans improviser

Un concert de guitare se prépare dans un ordre précis : confirmer les artistes, réserver la salle et le matériel, puis cadrer les inscriptions et le programme. La technique demande ensuite une vérification séparée, avec les amplis, microphones, boîtiers DI, câbles et retours installés avant l’arrivée du public. Le jour J, prévoyez du temps pour ouvrir la salle, aménager la scène et accueillir les artistes. Voici les points qui évitent les retards les plus fréquents.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu et la salle
2
Réserver le matériel de sonorisation
3
Confirmer les artistes
4
Fixer l’ordre de passage
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Imprimer le programme
9
Envoyer les informations sur les artistes
10
Faire les courses
2 personnes
11
Refroidir les boissons
2 personnes
12
Préparer les en-cas
3 personnes
13
Vérifier les guitares et accessoires
2 personnes
14
Rassembler le matériel technique
2 personnes
15
Organiser les clés et l’accès

Événement

16
Ouvrir la salle
2 personnes
17
Dégager l'espace de la scène
3 personnes
18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
19
Installer le revêtement de scène et la décoration
2 personnes
20
Installer le système de sonorisation
3 personnes
21
Brancher les microphones
2 personnes
22
Brancher les instruments
2 personnes
23
Effectuer la vérification du son
3 personnes
24
Accueillir les artistes
2 personnes
25
Aménager la loge des artistes
2 personnes
26
Préparer les livrets de programme
27
Installer le bar et le buffet
3 personnes
28
Aménager la caisse et le point de paiement
2 personnes
29
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
30
Accueillir le public
3 personnes
31
Annoncer le programme
32
Servir les boissons
3 personnes
33
Servir des amuse-bouches
3 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Débarrasser le buffet et les tables
2 personnes
36
Répondre aux questions du public
37
Accompagner les artistes
38
Clôturer la caisse
2 personnes
39
Accompagner le public à la sortie
2 personnes

Suivi

40
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
41
Emballer les instruments
2 personnes
42
Remettre le mobilier en place
4 personnes
43
Faire la vaisselle
3 personnes
44
Nettoyer la salle
3 personnes
45
Rassembler les déchets
2 personnes
46
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
47
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
48
Rassembler les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tablesqté 10
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 2
Tables pliantesqté 3

Équipement

Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Subwoofer
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 3
Amplis de guitareqté 3
Enceinte de monitoring
Câbles audioqté 12
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8
Pieds de microqté 4
Supports de guitareqté 6
Boîtiers de voteqté 3
Cordes de guitare de rechangeqté 6
Médiatorsqté 30

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Lampes d'ambianceqté 6

Décoration

Revêtement de scène
Panneaux du programmeqté 3
Nappesqté 10

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120

Cuisine

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Ciseauxqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Planches à découperqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la salle, la sonorisation et les artistes. Faites confirmer chaque réservation par écrit au moins 4 semaines avant le concert, puis fixez l’ordre de passage avant d’envoyer les invitations.
Gardez une liste précise des besoins alimentaires et des inscriptions. Arrêtez les changements de dernière minute 3 à 5 jours avant l’événement afin de prévoir les encas, les boissons et le nombre de places.
Prévoyez une vraie balance, pas seulement un branchement rapide. Réservez au moins 60 à 90 minutes avant l’ouverture des portes pour tester les microphones, les amplis, les boîtiers DI et les enceintes de monitoring.
Préparez la scène avant de décorer la salle. Dégagez l’espace, posez le revêtement, installez les supports de guitare et faites passer les câbles dans des passe-câbles pour éviter les chutes et les débranchements.
Ne laissez pas l’accueil des artistes au hasard. Désignez une personne avec les clés et les informations d’accès, aménagez la loge et gardez des cordes de guitare de rechange, des médiators et les accessoires dans un même emplacement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un concert de guitare ?: Comptez environ 4 à 6 semaines pour réserver la salle, confirmer les artistes et organiser les inscriptions. La sonorisation et l’ordre de passage devraient être finalisés au plus tard 2 semaines avant le concert.
Quand faut-il faire la balance pour un concert de guitare ?: Prévoyez la balance 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public. Testez chaque microphone, ampli, boîtier DI, câble et enceinte de monitoring avec les artistes présents.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez les invitations 2 à 3 semaines avant le concert. Demandez une réponse avant une date précise, idéalement 5 à 7 jours avant, pour finaliser les places, les boissons et les encas.
Que faut-il vérifier le jour d’un concert de guitare ?: Commencez par les clés et l’accès, puis vérifiez la scène, les prises électriques et la sonorisation. Faites un contrôle final 30 minutes avant l’ouverture : programme imprimé, accueil des artistes, boissons refroidies et câbles sécurisés.

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