Zo organiseer je een gezondheidsmarkt

Begin met de datum, locatie en openingstijden; die bepalen hoeveel organisaties, stands en bezoekers je kunt ontvangen. Leg daarna gezondheidsorganisaties en workshopleiders vast en maak een programma waarin metingen, informatie en workshops elkaar logisch afwisselen. Regel vroeg de vergunningen, verzekeringsgegevens en plattegrond, want die worden vaak pas gecontroleerd wanneer de indeling al bijna klaar is. Open vervolgens de aanmeldingen en verzamel dieetwensen en workshopkeuzes voordat je catering en meubilair definitief bestelt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Deelnemende organisaties benaderen
2 personen
3
Programma en openingstijden bepalen
2 personen
4
Gezondheidsstands reserveren
2 personen
5
Workshopleiders vastleggen
2 personen
6
Vergunningen controleren
7
Verzekeringsgegevens verzamelen
8
Plattegrond van de markt maken
2 personen
9
Standhoudersinformatie versturen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Online aanmeldingen openen
12
Promotie op sociale media plaatsen
13
Posters verspreiden
2 personen
14
Aanmeldingen verwerken
15
Dieetwensen verzamelen
16
Workshopinschrijvingen verwerken
17
Catering bestellen
18
Extra stoelen en tafels reserveren
19
Afvalinzameling reserveren
20
Drukwerk laten maken
21
Standhoudersindeling bevestigen
2 personen
22
Materialenlijst controleren
2 personen
23
Vrijwilligers inplannen
2 personen
24
Programma online publiceren
25
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
26
Bewegwijzering printen
27
Informatiemappen samenstellen
3 personen
28
Deelnemerslijst afdrukken
29
Gezondheidsformulieren afdrukken
30
Boodschappen doen
2 personen
31
Dranken koelen
2 personen
32
Materialen naar locatie brengen
4 personen
33
Locatie en entree controleren
2 personen
34
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
35
Partytenten opzetten
4 personen
36
Standplaatsen markeren
2 personen
37
Stands per organisatie inrichten
6 personen
38
Informatietafel inrichten
2 personen
39
Registratietafel inrichten
2 personen
40
Workshopruimte klaarzetten
3 personen
41
Bewegwijzering ophangen
2 personen
42
Presentatiemateriaal testen
2 personen
43
Koffie- en theepunt opbouwen
2 personen
44
Gezonde hapjes klaarzetten
3 personen
45
Dranken en bekers klaarzetten
2 personen
46
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

47
Standhouders ontvangen
3 personen
48
Bezoekers registreren
3 personen
49
Programma uitdelen
2 personen
50
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
51
Gezondheidsmetingen begeleiden
4 personen
52
Informatiefolders uitdelen
2 personen
53
Workshops begeleiden
3 personen
54
Presentaties aankondigen
55
Koffie en thee serveren
2 personen
56
Gezonde hapjes serveren
2 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Toiletten controleren
60
Voorraad servies aanvullen
61
Deelnemersvragen beantwoorden
2 personen
62
Laatste workshop afronden
2 personen
63
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

64
Standhouders laten afbouwen
6 personen
65
Overgebleven eten verpakken
2 personen
66
Apparatuur uitschakelen
2 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
68
Partytenten afbreken
4 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Locatie schoonmaken
4 personen
71
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
72
Gevonden voorwerpen verzamelen
73
Materialen terugbrengen
3 personen
74
Geleende spullen retourneren
2 personen
75
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
76
Aanmeldgegevens veilig archiveren
77
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 14
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Registratiebalie
Folderrekkenaantal 8
Afzetpalenaantal 8
Statafelsaantal 6

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Bloeddrukmetersaantal 4
Weegschalenaantal 2
Meetlintenaantal 4
Thermometersaantal 3
Yogamattenaantal 25
Flip-overaantal 2
Flip-overstiftenaantal 12

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 80
Herbruikbare glazenaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Serveerschalenaantal 10
Schenkkanaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Waterdispensersaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Standbannersaantal 10
Naamkaartjesaantal 40
Klembordenaantal 12
Pennenaantal 40
Pijlbordenaantal 12
Programmafoldersaantal 250
Informatiefoldersaantal 500
Polsbandjesaantal 250
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Gewichten voor tentenaantal 12

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
LED-bouwlampenaantal 4
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezem en blikaantal 3
Handvegersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handdesinfectiepompjesaantal 10
Papieren handdoekhoudersaantal 4
Toiletborstelsaantal 2
Eerstehulpkoffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer gezondheidsstands en workshopleiders uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf. Vraag meteen naar hun benodigde tafelruimte, stroomaansluiting en materialen, zodat de plattegrond niet later opnieuw moet worden gemaakt.
Plan op de plattegrond niet alleen de stands, maar ook de registratiebalie, workshopruimte en looproutes. Houd bij drukke meetpunten extra ruimte vrij voor wachtrijen en zet afzetpalen klaar als doorgangen smal worden.
Open online aanmeldingen zodra het programma voorlopig vaststaat, bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de markt. Vraag direct naar workshopkeuzes en dieetwensen; die informatie heb je nodig voor de catering en zaalindeling.
Test beamer, projectiescherm, draagbare speakers, draadloze microfoon en verlengkabels minstens één dag vooraf. Plan ook oplaadstations en stekkerdozen, omdat tablets, laptops en meetapparatuur tijdens een hele marktdag stroom nodig hebben.
Maak één standhoudersinformatie met aankomsttijd, opbouwplek, tafelmaat, plattegrond en contactpersoon. Bevestig de indeling uiterlijk 7 dagen vooraf en plan vrijwilligers voor registratie, bezoekersvragen en het begeleiden van workshops.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een gezondheidsmarkt organiseren?: Begin ongeveer 3 maanden vooraf met datum, locatie en deelnemende organisaties. Leg stands en workshops 6 tot 8 weken vooraf vast en bevestig de definitieve indeling uiterlijk 7 dagen voor de markt.
Hoeveel gezondheidsstands passen op een gezondheidsmarkt?: Dat hangt af van de beschikbare ruimte en de gewenste looproutes. Reken per stand op een tafel, stoelen en extra wachtruimte; maak de plattegrond pas definitief nadat alle organisaties hun ruimte- en stroombehoefte hebben doorgegeven.
Wanneer moet je de aanmeldingen voor workshops openen?: Open de online aanmeldingen 4 tot 6 weken voor het evenement, zodra de werktijden en workshopduur bekend zijn. Sluit inschrijvingen enkele dagen vooraf of eerder wanneer een workshop het maximumaantal deelnemers bereikt.
Wat vergeet je vaak bij het organiseren van een gezondheidsmarkt?: Organisatoren vergeten vaak de stroomvoorziening, verzekeringsgegevens, naamkaartjes en een duidelijke registratiebalie. Controleer deze punten minimaal 1 week vooraf en test alle apparatuur de dag voor de markt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.