Organiser un salon de la santé, étape par étape

Un salon de la santé demande de coordonner des organisations participantes, des stands, des ateliers et l’accueil du public. Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les points qui prennent le plus de temps sont souvent les autorisations, la répartition des exposants, les besoins alimentaires et le matériel technique. Prévoyez aussi une organisation précise pour les bénévoles et la circulation entre les stands.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Contacter les organisations participantes
2 personnes
3
Définir le programme et les horaires d'ouverture
2 personnes
4
Réserver les stands santé
2 personnes
5
Définir les animateurs d'atelier
2 personnes
6
Vérifier les autorisations
7
Rassembler les informations d’assurance
8
Créer le plan du marché
2 personnes
9
Envoyer les informations aux exposants
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Ouvrir les inscriptions en ligne
12
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
13
Distribuer les affiches
2 personnes
14
Traiter les inscriptions
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Traiter les inscriptions aux ateliers
17
Commander le catering
18
Réserver des chaises et tables supplémentaires
19
Réserver l’enlèvement des déchets
20
Faire réaliser les imprimés
21
Confirmer la répartition des exposants
2 personnes
22
Vérifier la liste du matériel
2 personnes
23
Planifier les bénévoles
2 personnes
24
Publier le programme en ligne
25
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
26
Imprimer la signalisation
27
Composer les dossiers d'information
3 personnes
28
Imprimer la liste des participants
29
Imprimer les formulaires de santé
30
Faire les courses
2 personnes
31
Refroidir les boissons
2 personnes
32
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
33
Vérifier le lieu et l’entrée
2 personnes
34
Installer les tables et les chaises
4 personnes
35
Installer les tentes de fête
4 personnes
36
Marquer les emplacements
2 personnes
37
Aménager les stands par organisation
6 personnes
38
Aménager le stand d’information
2 personnes
39
Installer la table d'inscription
2 personnes
40
Préparer la salle d’atelier
3 personnes
41
Installer la signalétique
2 personnes
42
Tester le matériel de présentation
2 personnes
43
Installer le point café et thé
2 personnes
44
Préparer des encas sains
3 personnes
45
Préparer les boissons et les gobelets
2 personnes
46
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

47
Accueillir les exposants
3 personnes
48
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
49
Distribuer le programme
2 personnes
50
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
51
Accompagner les mesures de santé
4 personnes
52
Distribuer les brochures d'information
2 personnes
53
Encadrer les ateliers
3 personnes
54
Annoncer les présentations
55
Servir le café et le thé
2 personnes
56
Servir des en-cas sains
2 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Vérifier les toilettes
60
Réapprovisionner la vaisselle
61
Répondre aux questions des participants
2 personnes
62
Finaliser le dernier atelier
2 personnes
63
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

64
Faire démonter les stands
6 personnes
65
Emballer les restes
2 personnes
66
Éteindre l’équipement
2 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Démonter les tentes de fête
4 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Nettoyer le lieu
4 personnes
71
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
72
Rassembler les objets trouvés
73
Rapporter le matériel
3 personnes
74
Rendre les articles empruntés
2 personnes
75
Stocker le matériel restant
2 personnes
76
Archiver les inscriptions en toute sécurité
77
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 14
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Comptoir d'inscription
Présentoirs à dépliantsqté 8
Poteaux de balisageqté 8
Tables hautesqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 3
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceintes portablesqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Tensiomètresqté 4
Balancesqté 2
Mètres rubansqté 4
Thermomètresqté 3
Tapis de yogaqté 25
Paperboardqté 2
Feutres pour paperboardqté 12

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 80
Plateaux de serviceqté 10
Carafeqté 6
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Louchesqté 8
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Distributeurs d'eauqté 2

Décoration

Nappesqté 14
Bannières de standqté 10
Badges nominatifsqté 40
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40
Panneaux indicateursqté 12
Brochures du programmeqté 250
Brochures d’informationqté 500
Braceletsqté 250
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100
Poids pour les tentesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs de chantier LEDqté 4
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balai et pelleqté 3
Balais à mainqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 10
Porte-essuie-tout en papierqté 4
Brosses de toilettesqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de contacter les organisations participantes : vous pourrez leur transmettre immédiatement les horaires d’ouverture, les dimensions disponibles et les conditions d’installation.
Construisez le plan du marché dès que les stands sont réservés. Gardez un passage clairement identifiable vers l’accueil, les ateliers et les sorties, puis envoyez la répartition définitive aux exposants au moins 7 jours avant l’événement.
Ouvrez les inscriptions en ligne dès que le programme est stabilisé et séparez les inscriptions générales de celles aux ateliers. Demandez les besoins alimentaires au même moment afin de commander le catering sur des données fiables.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les enceintes, le micro sans fil et les rallonges avant l’ouverture. Prévoyez une vérification technique au moins 60 minutes avant l’arrivée du public, car les multiprises et les câbles manquent souvent au dernier moment.
Préparez les badges nominatifs et le planning des bénévoles la veille. À l’accueil, gardez les tablettes ou l’ordinateur portable chargés, avec la liste des inscrits et les horaires des ateliers accessibles sans connexion si nécessaire.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la santé ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer les organisations participantes, vérifier les autorisations, réserver les stands, lancer les inscriptions et commander les imprimés.
Quand ouvrir les inscriptions pour un salon de la santé ?: Ouvrez-les 3 à 4 semaines avant l’événement, dès que les horaires et les ateliers sont confirmés. Fermez les inscriptions aux ateliers 3 à 5 jours avant pour transmettre des effectifs fiables aux animateurs.
Quand confirmer la répartition des exposants ?: Envoyez un premier plan dès que les stands sont réservés, puis la version définitive au moins 7 jours avant le salon. Indiquez à chaque exposant son emplacement, son horaire d’installation et le matériel fourni.
Combien de temps prévoir pour l’installation le jour du salon ?: Comptez au minimum 2 heures avant l’ouverture au public. Il faut installer les tables, chaises et présentoirs, vérifier les équipements de mesure, tester la sonorisation et préparer le comptoir d’inscription.

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