Cómo organizar una feria de salud sin dejar cabos sueltos

Una feria de salud combina puestos de atención, talleres, mediciones y orientación, así que necesita más coordinación que una jornada informativa normal. Empieza por cerrar fecha, lugar y organizaciones participantes; después ordena el programa, los permisos y el plano del espacio. Las inscripciones, el catering y los voluntarios se gestionan cuando ya conoces el aforo y los horarios. Este plan te ayuda a avanzar por fases y a detectar a tiempo lo que suele faltar el día del evento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Contactar con las organizaciones participantes
2 personas
3
Definir el programa y los horarios de apertura
2 personas
4
Reservar los puestos de salud
2 personas
5
Confirmar a los responsables de los talleres
2 personas
6
Comprobar permisos
7
Recopilar los datos del seguro
8
Crear un plano del mercado
2 personas
9
Enviar información a los expositores
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Abrir inscripciones online
12
Publicar promoción en redes sociales
13
Distribuir carteles
2 personas
14
Gestionar inscripciones
15
Recoger preferencias dietéticas
16
Gestionar las inscripciones del taller
17
Pedir el catering
18
Reservar sillas y mesas adicionales
19
Reservar recogida de residuos
20
Encargar material impreso
21
Confirmar la distribución de los expositores
2 personas
22
Comprobar la lista de materiales
2 personas
23
Programar voluntarios
2 personas
24
Publicar el programa en línea
25
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
26
Imprimir señalización
27
Preparar carpetas informativas
3 personas
28
Imprimir la lista de participantes
29
Imprimir los formularios de salud
30
Hacer la compra
2 personas
31
Enfriar bebidas
2 personas
32
Llevar materiales al lugar
4 personas
33
Comprobar el lugar y la entrada
2 personas
34
Montar mesas y sillas
4 personas
35
Montar carpas
4 personas
36
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
37
Montar los stands por organización
6 personas
38
Montar la mesa de información
2 personas
39
Montar la mesa de registro
2 personas
40
Preparar la sala del taller
3 personas
41
Colgar señalización
2 personas
42
Probar el material de presentación
2 personas
43
Montar el punto de café y té
2 personas
44
Preparar aperitivos saludables
3 personas
45
Preparar las bebidas y los vasos
2 personas
46
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

47
Recibir a los expositores
3 personas
48
Registrar a los visitantes
3 personas
49
Repartir el programa
2 personas
50
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
51
Acompañar las mediciones de salud
4 personas
52
Repartir folletos informativos
2 personas
53
Guiar talleres
3 personas
54
Anunciar presentaciones
55
Servir café y té
2 personas
56
Servir aperitivos saludables
2 personas
57
Rellenar las bebidas
2 personas
58
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
59
Comprobar los baños
60
Reponer la vajilla
61
Responder a las preguntas de los participantes
2 personas
62
Terminar el último taller
2 personas
63
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

64
Indicar a los expositores que desmonten
6 personas
65
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
66
Apagar el equipo
2 personas
67
Recoger mesas y sillas
4 personas
68
Desmontar las carpas
4 personas
69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Limpiar el lugar
4 personas
71
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
72
Recoger objetos perdidos
73
Devolver los materiales
3 personas
74
Devolver los objetos prestados
2 personas
75
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
76
Archivar de forma segura los datos de inscripción
77
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 14
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 6
Mostrador de registro
Expositores para folletoscant. 8
Postes separadorescant. 8
Mesas altascant. 6

Equipo

Portátilcant. 2
Tabletscant. 3
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoces portátilescant. 2
Micrófono inalámbrico
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Estaciones de cargacant. 2
Tensiómetroscant. 4
Básculascant. 2
Cintas métricascant. 4
Termómetroscant. 3
Esterillas de yogacant. 25
Pizarra de hojascant. 2
Rotuladores para pizarracant. 12

Vajilla

Tazas reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 80
Platos reutilizablescant. 80
Cubiertos reutilizablescant. 80
Bandejas de servircant. 10
Jarracant. 6
Termoscant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cucharonescant. 8
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Dispensadores de aguacant. 2

Decoración

Mantelescant. 14
Banners de standcant. 10
Tarjetas de nombrecant. 40
Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 40
Carteles direccionalescant. 12
Folletos del programacant. 250
Folletos informativoscant. 500
Pulserascant. 250
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 100
Pesos para tiendascant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Focos LED de obracant. 4
Bateríascant. 24

Limpieza

Papeleracant. 8
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escoba y recogedorcant. 3
Escobas de manocant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 10
Dispensadores de papel de cocinacant. 4
Escobillas de bañocant. 2
Botiquines de primeros auxilioscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero el programa y los horarios de apertura. Deja franjas concretas para cada taller y reserva tiempo entre actividades para mover participantes, preparar el proyector y comprobar el micrófono.
Pide a cada organización sus necesidades y datos del seguro con varias semanas de margen. Confirma por escrito qué puesto ocupará, qué materiales llevará y cuántas personas atenderán la mesa.
Diseña el plano antes de confirmar la distribución de expositores. Sitúa el mostrador de registro en la entrada, separa las zonas de espera con postes y deja pasillos suficientemente amplios para circular entre carpas, mesas y sillas.
Abre las inscripciones online cuando el programa esté publicado y pregunta por preferencias dietéticas desde el primer formulario. Calcula el catering con el número inscrito y revisa ese dato entre 7 y 10 días antes.
Programa a los voluntarios por turnos y asigna al menos una persona para registro, otra para apoyo técnico y otra para orientar al público. El día anterior comprueba tablets, portátil, cables, regletas, estaciones de carga y el material de medición.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de salud?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, las organizaciones participantes, los talleres y el seguro suelen necesitar más tiempo que la impresión de carteles o la compra de consumibles.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una feria de salud?: Ábrelas cuando el programa y los horarios estén suficientemente cerrados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra o revisa el recuento definitivo entre 7 y 10 días antes para ajustar catering, sillas y voluntarios.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de salud?: Como referencia, asigna 1 persona al registro, 1 por cada zona de talleres y 1 persona de apoyo por cada 30 a 40 asistentes previstos. Añade al menos un suplente por turno para cubrir pausas o ausencias.
¿Qué hay que comprobar el día antes de una feria de salud?: Dedica una revisión de 60 a 90 minutos al plano, la distribución de expositores, los permisos, las tarjetas de nombre y el material técnico. Prueba portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, cables y regletas antes de que llegue el público.

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