Einen Gesundheitsmarkt Schritt für Schritt organisieren

Ein Gesundheitsmarkt braucht mehr als einige Stände und einen freien Raum. Lege zuerst Datum, Ort, Öffnungszeiten und das Programm fest, bevor du Organisationen und Workshopleiter anfragst. Danach folgen Genehmigungen, Versicherungsdaten, Standplan, Anmeldung und die praktische Ausstattung. Plane außerdem Zeit für Ausstellerinformationen, Ernährungswünsche, Catering und die Einteilung der Helfer ein – diese Punkte werden häufig erst kurz vor dem Veranstaltungstag geklärt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Teilnehmende Organisationen kontaktieren
2 Personen
3
Programm und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
4
Gesundheitsstände reservieren
2 Personen
5
Workshopleiter festlegen
2 Personen
6
Genehmigungen prüfen
7
Versicherungsdaten sammeln
8
Marktplan erstellen
2 Personen
9
Informationen für Aussteller senden
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Online-Anmeldungen öffnen
12
Werbung in sozialen Medien posten
13
Poster verteilen
2 Personen
14
Anmeldungen bearbeiten
15
Ernährungswünsche erfassen
16
Workshop-Anmeldungen bearbeiten
17
Catering bestellen
18
Zusätzliche Stühle und Tische reservieren
19
Abfallentsorgung reservieren
20
Drucksachen anfertigen lassen
21
Standaufteilung bestätigen
2 Personen
22
Materialliste prüfen
2 Personen
23
Freiwillige einplanen
2 Personen
24
Programm online veröffentlichen
25
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
26
Beschilderung drucken
27
Informationsmappen zusammenstellen
3 Personen
28
Teilnehmerliste ausdrucken
29
Gesundheitsformulare ausdrucken
30
Einkaufen gehen
2 Personen
31
Getränke kühlen
2 Personen
32
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
33
Veranstaltungsort und Eingang prüfen
2 Personen
34
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
35
Partyzelte aufbauen
4 Personen
36
Standplätze markieren
2 Personen
37
Stände je Organisation einrichten
6 Personen
38
Infotisch einrichten
2 Personen
39
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
40
Workshopraum vorbereiten
3 Personen
41
Beschilderung anbringen
2 Personen
42
Präsentationsmaterial testen
2 Personen
43
Kaffee- und Teestation aufbauen
2 Personen
44
Gesunde Snacks bereitstellen
3 Personen
45
Getränke und Becher bereitstellen
2 Personen
46
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

47
Aussteller empfangen
3 Personen
48
Besucher registrieren
3 Personen
49
Programm verteilen
2 Personen
50
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
51
Gesundheitsmessungen begleiten
4 Personen
52
Informationsbroschüren verteilen
2 Personen
53
Workshops betreuen
3 Personen
54
Präsentationen ankündigen
55
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
56
Gesunde Snacks servieren
2 Personen
57
Getränke nachfüllen
2 Personen
58
Mülleimer leeren
2 Personen
59
Toiletten kontrollieren
60
Geschirrvorrat auffüllen
61
Teilnehmerfragen beantworten
2 Personen
62
Letzten Workshop abschließen
2 Personen
63
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

64
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
6 Personen
65
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
66
Geräte ausschalten
2 Personen
67
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
68
Partyzelte abbauen
4 Personen
69
Geschirr abwaschen
3 Personen
70
Location reinigen
4 Personen
71
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
72
Fundsachen sammeln
73
Materialien zurückbringen
3 Personen
74
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
75
Übrig gebliebene Materialien lagern
2 Personen
76
Anmeldedaten sicher archivieren
77
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 14
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 6
Registrierungstheke
ProspektständerAnz. 8
AbsperrpfostenAnz. 8
StehtischeAnz. 6

Ausstattung

LaptopAnz. 2
TabletsAnz. 3
Beamer
Projektionsleinwand
Tragbare LautsprecherAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
LadestationenAnz. 2
BlutdruckmessgeräteAnz. 4
WaagenAnz. 2
MessbänderAnz. 4
ThermometerAnz. 3
YogamattenAnz. 25
FlipchartAnz. 2
Flipchart-MarkerAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 80
Wiederverwendbare GläserAnz. 80
Mehrweg-TellerAnz. 80
Wiederverwendbares BesteckAnz. 80
ServierschalenAnz. 10
KaraffeAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WasserspenderAnz. 2

Dekoration

TischdeckenAnz. 14
StandbannerAnz. 10
NamensschilderAnz. 40
KlemmbretterAnz. 12
StifteAnz. 40
WegweiserAnz. 12
ProgrammhefteAnz. 250
InformationsbroschürenAnz. 500
ArmbänderAnz. 250
KlebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 100
Gewichte für ZelteAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-BaustrahlerAnz. 4
BatterienAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllbeutelhalterAnz. 8
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
Besen und KehrblechAnz. 3
HandfegerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
HanddesinfektionsspenderAnz. 10
PapierhandtuchhalterAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 2
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. Gesundheitsorganisationen, Workshopleiter und Genehmigungsstellen brauchen Zeit, bevor du die Anmeldung öffnen kannst.
Bestätige die Standaufteilung spätestens 2 Wochen vor dem Markt. Markiere im Plan Registrierungstheke, Workshopbereich, Sitzplätze, Stromanschlüsse und Wege, damit Tische, Klappstühle und Technik nicht am Veranstaltungstag umgestellt werden müssen.
Sammle Versicherungsdaten und prüfe erforderliche Genehmigungen, bevor du die Werbung veröffentlichst. Für jeden Aussteller sollte klar sein, welche Unterlagen und welche Ausstattung er selbst mitbringt.
Öffne die Online-Anmeldung erst, wenn Programm und Öffnungszeiten feststehen. Erfasse bei der Anmeldung Ernährungswünsche und Workshop-Plätze getrennt und verschicke eine Bestätigung innerhalb von 2 bis 3 Werktagen.
Plane für Aufbau, Einweisung und Abbau feste Zeitfenster ein. Prüfe am Vortag Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofon, Verlängerungskabel sowie Messgeräte und lege Namensschilder und Informationsmaterial an der Registrierung bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Gesundheitsmarkt organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Für Genehmigungen, Versicherungsdaten, Ausstellerzusagen und Workshops solltest du spätestens 6 Wochen vorher belastbare Rückmeldungen haben.
Wie viele Gesundheitsstände braucht ein Gesundheitsmarkt?: Das hängt von Raum und Öffnungszeit ab; plane pro Stand ungefähr 3 bis 4 Quadratmeter plus Besucherwege ein. Bestätige die endgültige Standzahl spätestens 2 Wochen vor der Veranstaltung, damit Mobiliar und Marktplan passen.
Wann sollte die Anmeldung für einen Gesundheitsmarkt starten?: Öffne die Online-Anmeldung, sobald Programm, Öffnungszeiten und Workshop-Plätze festgelegt sind – meist 4 bis 6 Wochen vorher. Bearbeite Anmeldungen laufend und schließe Workshops, sobald die jeweilige Kapazität erreicht ist.
Was wird bei einem Gesundheitsmarkt häufig vergessen?: Oft fehlen rechtzeitig reservierte Stühle und Tische, Stromverlängerungen, Abfallentsorgung oder Namensschilder. Prüfe diese Punkte spätestens 7 Tage vor dem Termin und kontrolliere Technik sowie Messgeräte noch einmal am Vortag.

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