Zo organiseer je een gezondheidsmarkt

Begin met de datum, locatie en benodigde vergunningen voordat je organisaties en standhouders benadert. Bouw daarna een programma met voorlichting, workshops en eventuele metingen, en leg per deelnemer vast wat nodig is. Publiceer het aanmeldformulier zodra tijden en capaciteit duidelijk zijn. In de laatste weken draait alles om de plattegrond, techniek, bewegwijzering, materialen en een duidelijke taakverdeling voor vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunningen controleren
2 personen
3
Deelnemende organisaties benaderen
2 personen
4
Standhouders vastleggen
2 personen
5
Programma samenstellen
2 personen
6
Sprekers bevestigen
2 personen
7
Workshops inplannen
2 personen
8
Aanmeldformulier publiceren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Promotie op sociale media plaatsen
11
Posters verspreiden
3 personen
12
Aanmeldingen verwerken
13
Dieetwensen verzamelen
14
Standhoudersinformatie versturen
15
Plattegrond maken
2 personen
16
Tafelnummers toewijzen
17
Reserveringen maken
18
Catering bestellen
2 personen
19
Materialen inventariseren
2 personen
20
Ontbrekende materialen bestellen
21
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
22
Vrijwilligersinstructies maken
23
Route en bewegwijzering voorbereiden
2 personen
24
Voorlichtingsmateriaal afdrukken
2 personen
25
Naamkaartjes maken
26
Presentaties verzamelen
27
Techniek testen
2 personen
28
Boodschappen doen
3 personen
29
Dranken koelen
2 personen
30
Hapjes voorbereiden
4 personen
31
Materialen klaarzetten
3 personen

Event

32
Leveringen controleren
2 personen
33
Terrein inspecteren
2 personen
34
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
35
Standhouders ontvangen
3 personen
36
Standmaterialen uitdelen
3 personen
37
Voorlichtingsstands inrichten
8 personen
38
Meetpunten klaarzetten
4 personen
39
Workshopruimtes inrichten
4 personen
40
Techniek aansluiten
2 personen
41
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
42
Registratiebalie inrichten
2 personen
43
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
44
Hapjes uitstallen
3 personen
45
Vrijwilligers briefen
2 personen
46
Registratie bemannen
2 personen
47
Bezoekers verwelkomen
4 personen
48
Programma aankondigen
49
Workshops begeleiden
6 personen
50
Gezondheidsmetingen begeleiden
6 personen
51
Voorlichtingsmateriaal aanvullen
3 personen
52
Bezoekersvragen beantwoorden
4 personen
53
Koffie en thee serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Hapjes bijvullen
3 personen
56
Afval verzamelen
2 personen
57
Toiletten controleren
2 personen
58
Presentaties verzorgen
3 personen
59
Foto's maken
60
Laatste bezoekers informeren
3 personen
61
Standhouders uitchecken
3 personen
62
Apparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

63
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
64
Materialen sorteren
3 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Afval afvoeren
3 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Restanten opslaan
2 personen
70
Ongebruikte boodschappen verdelen
2 personen
71
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Registratiebalie
Krukkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 10
Parasolvoetenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 4
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 3
Digitale weegschaalaantal 2
Bloeddrukmetersaantal 4
Meetlintenaantal 4
Stopwatchesaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Kommetjesaantal 60
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Waterkannenaantal 10

Decoratie

Baniervlaggenaantal 4
Welkomstbord
Informatiebordenaantal 8
Posterframesaantal 12
Tafelkledenaantal 20
Plantenaantal 12
Krijtbordenaantal 6
Naamkaartjeshoudersaantal 30

Communicatie

Wegwijspijlenaantal 12
Programmabordenaantal 4
Portofoonsaantal 6
Badgehoudersaantal 40
Clipboardsaantal 10
Pennenaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8

Veiligheid

Brandblussersaantal 3
Zaklampenaantal 6
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintenaantal 6
Vloermarkeringaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg standhouders minimaal 6 weken vooraf vast en vraag direct welke tafelruimte, stroom en apparatuur zij nodig hebben. Zo ontdek je vóór het maken van de plattegrond of extra klaptafels, stekkerdozen of oplaadstations nodig zijn.
Plan workshops en sprekers eerst op tijdsblokken van 30 tot 60 minuten. Reserveer per onderdeel 10 tot 15 minuten wisseltijd; zonder die buffer loopt een gezondheidsmarkt snel uit.
Open het aanmeldformulier zodra programma en locatie vaststaan, bij voorkeur 4 weken voor de markt. Vraag meteen naar dieetwensen, deelname aan workshops en toestemming voor eventuele metingen met bloeddrukmeters of een digitale weegschaal.
Maak uiterlijk 1 week vooraf een plattegrond met standnummers, registratiebalie, workshopruimte en looproute. Test beamer, projectiescherm, draadloze microfoons en luidsprekers minstens 1 dag eerder op de daadwerkelijke locatie.
Rooster vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en geef ieder een korte schriftelijke instructie. Plan bij de registratiebalie altijd 2 mensen tijdens het eerste uur en controleer vooraf naamkaartjes, voorlichtingsmateriaal en bewegwijzering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een gezondheidsmarkt organiseren?: Start minimaal 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je vergunningen controleren, organisaties vastleggen, het programma maken en promotie op tijd starten.
Wanneer moet ik standhouders voor een gezondheidsmarkt vastleggen?: Leg standhouders bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Vraag bij bevestiging meteen naar benodigde ruimte, stroom, tafels en materialen, zodat de indeling niet later opnieuw hoeft.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een gezondheidsmarkt?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 25 tot 30 bezoekers per tijdsblok, plus 2 mensen bij de registratie tijdens het eerste uur. Voeg 1 coördinator toe die aanspreekbaar is voor standhouders en techniek.
Wanneer maak je de plattegrond van een gezondheidsmarkt?: Maak een eerste versie ongeveer 3 weken vooraf en stuur de definitieve plattegrond uiterlijk 1 week voor de markt naar standhouders en vrijwilligers. Neem looproutes, stroompunten, registratie en workshopruimte op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.