Cómo organizar una feria de salud sin perder el control
Una feria de salud combina expositores, mediciones, talleres y charlas, así que el orden de preparación marca la diferencia. Empieza por cerrar la fecha, el lugar y los permisos antes de invitar a organizaciones o confirmar ponentes. Después construye un programa con horarios realistas, abre las inscripciones y prepara el plano, los equipos y los turnos de voluntariado. Los problemas suelen aparecer cuando faltan enchufes, mesas asignadas o información clara para participantes y expositores.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
- 2
Comprobar permisos
2 personas
- 3
Contactar con las organizaciones participantes
2 personas
- 4
Confirmar expositores
2 personas
- 5
Elaborar el programa
2 personas
- 6
Confirmar ponentes
2 personas
- 7
Programar talleres
2 personas
- 8
Publicar el formulario de inscripción
- 9
Enviar invitaciones
2 personas
- 10
Publicar promoción en redes sociales
- 11
Distribuir carteles
3 personas
- 12
Gestionar inscripciones
- 13
Recoger preferencias dietéticas
- 14
Enviar información a los expositores
- 15
Hacer el plano
2 personas
- 16
Asignar números de mesa
- 17
Hacer reservas
- 18
Pedir el catering
2 personas
- 19
Inventariar materiales
2 personas
- 20
Pedir los materiales que faltan
- 21
Programar a los voluntarios
2 personas
- 22
Crear instrucciones para voluntarios
- 23
Preparar la ruta y la señalización
2 personas
- 24
Imprimir el material informativo
2 personas
- 25
Hacer tarjetas con nombres
- 26
Recopilar las presentaciones
- 27
Probar la técnica
2 personas
- 28
Hacer la compra
3 personas
- 29
Enfriar bebidas
2 personas
- 30
Preparar aperitivos
4 personas
- 31
Preparar los materiales
3 personas
Evento
- 32
Comprobar las entregas
2 personas
- 33
Inspeccionar el recinto
2 personas
- 34
Colocar mesas y sillas
5 personas
- 35
Recibir a los expositores
3 personas
- 36
Repartir materiales del stand
3 personas
- 37
Montar puestos informativos
8 personas
- 38
Preparar los puntos de medición
4 personas
- 39
Montar las salas del taller
4 personas
- 40
Conectar la técnica
2 personas
- 41
Colocar la señalización
3 personas
- 42
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 43
Preparar café y té
3 personas
- 44
Montar aperitivos
3 personas
- 45
Informar a los voluntarios
2 personas
- 46
Atender el registro
2 personas
- 47
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
- 48
Anunciar el programa
- 49
Guiar talleres
6 personas
- 50
Acompañar las mediciones de salud
6 personas
- 51
Reponer el material informativo
3 personas
- 52
Responder a las preguntas de los visitantes
4 personas
- 53
Servir café y té
3 personas
- 54
Rellenar las bebidas
2 personas
- 55
Reponer aperitivos
3 personas
- 56
Recoger la basura
2 personas
- 57
Comprobar los baños
2 personas
- 58
Realizar presentaciones
3 personas
- 59
Tomar fotos
- 60
Informar a los últimos visitantes
3 personas
- 61
Registrar la salida de los expositores
3 personas
- 62
Apagar el equipo
2 personas
Seguimiento
- 63
Desmontar mesas y sillas
5 personas
- 64
Clasificar los materiales
3 personas
- 65
Lavar la vajilla
3 personas
- 66
Retirar los residuos
3 personas
- 67
Limpiar el lugar
4 personas
- 68
Devolver el material prestado
2 personas
- 69
Guardar los restos
2 personas
- 70
Repartir los víveres no utilizados
2 personas
- 71
Archivar fotos y archivos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 18
- Sillas plegablescant. 80
- Mesas de cervezacant. 6
- Mostrador de registro
- Taburetescant. 12
- Papeleracant. 10
- Bases para sombrillascant. 4
Equipo
- Portátilescant. 3
- Tabletscant. 4
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Estaciones de cargacant. 3
- Báscula digitalcant. 2
- Tensiómetroscant. 4
- Cintas métricascant. 4
- Cronómetroscant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 100
- Cuencoscant. 60
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 12
- Cuencoscant. 20
- Jarras de aguacant. 10
Decoración
- Banderolascant. 4
- Cartel de bienvenida
- Paneles informativoscant. 8
- Marcos para pósterescant. 12
- Mantelescant. 20
- Plantascant. 12
- Pizarrascant. 6
- Portanombrescant. 30
Comunicación
- Flechas de señalizacióncant. 12
- Carteles del programacant. 4
- Walkie-talkiescant. 6
- Portabadgescant. 40
- Portapapelescant. 10
- Bolígrafoscant. 60
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 8
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chef y de pancant. 8
Seguridad
- Extintorescant. 3
- Linternascant. 6
- Postes separadorescant. 12
- Cintas de delimitacióncant. 6
- Marcaje de suelocant. 4
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Escobas de manocant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, la ubicación y los permisos antes de lanzar la promoción. Deja al menos 4 semanas para confirmar organizaciones, expositores y ponentes sin rehacer el programa.
- Diseña el programa por bloques y reserva entre 15 y 30 minutos entre talleres o charlas. Ese margen permite cambiar ponentes, mover asistentes y resolver retrasos técnicos.
- Abre el formulario de inscripción con campos para preferencias dietéticas y actividades elegidas. Envía la información a los expositores al menos 7 días antes, junto con horarios, números de mesa y plano.
- Haz una prueba técnica del proyector, la pantalla, los micrófonos, los altavoces y los cables el día anterior. Cuenta las regletas y estaciones de carga por zona: improvisarlas durante la feria suele bloquear el registro.
- Asigna voluntarios a registro, orientación y apoyo a talleres en turnos de 2 a 3 horas. Imprime la señalización, las instrucciones y las tarjetas con nombres antes del montaje, y prepara una ruta visible desde la entrada hasta cada actividad.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de salud?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Las primeras 2 semanas deberían cubrir fecha, ubicación, permisos y contactos; reserva las 2 últimas para confirmaciones, materiales y montaje.
- ¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para una feria de salud?
- Publícalas entre 3 y 4 semanas antes, cuando el programa ya tenga horarios y actividades confirmadas. Cierra el formulario entre 3 y 5 días antes para revisar aforo, preferencias dietéticas y acreditaciones.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de salud?
- Calcula 1 voluntario en el registro, 1 persona de orientación y 1 responsable por cada taller o sala activa. Para una feria con 3 actividades simultáneas, prepara al menos 5 o 6 personas por turno, incluyendo un apoyo de reserva.
- ¿Cuándo se prepara el plano y la señalización del evento?
- Haz un primer plano 10 días antes, cuando ya conozcas expositores y mesas. Comprueba las medidas en el lugar entre 2 y 3 días antes y coloca carteles, banderolas y el cartel de bienvenida durante el montaje.
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