Einen Gesundheitsmarkt Schritt für Schritt organisieren

Ein Gesundheitsmarkt braucht mehr als Messestände und Informationsmaterial. Zuerst stehen Termin, Ort und Genehmigungen fest, danach folgen Organisationen, Standbetreiber und Programm. Plane Anmeldung, Lageplan und Technik frühzeitig, damit Workshops, Messungen und Vorträge am Veranstaltungstag reibungslos laufen. Besonders häufig werden Stromanschlüsse, Namensschilder, Ernährungswünsche und klare Aufgaben für freiwillige Helfer zu spät geklärt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Genehmigungen prüfen
2 Personen
3
Teilnehmende Organisationen kontaktieren
2 Personen
4
Standbetreiber festlegen
2 Personen
5
Programm zusammenstellen
2 Personen
6
Referenten bestätigen
2 Personen
7
Workshops planen
2 Personen
8
Anmeldeformular veröffentlichen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Werbung in sozialen Medien posten
11
Poster verteilen
3 Personen
12
Anmeldungen bearbeiten
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Informationen für Aussteller senden
15
Lageplan erstellen
2 Personen
16
Tischnummern zuweisen
17
Reservierungen vornehmen
18
Catering bestellen
2 Personen
19
Materialien inventarisieren
2 Personen
20
Fehlende Materialien bestellen
21
Freiwillige einteilen
2 Personen
22
Freiwilligenanweisungen erstellen
23
Route und Beschilderung vorbereiten
2 Personen
24
Informationsmaterial drucken
2 Personen
25
Namensschilder erstellen
26
Präsentationen sammeln
27
Technik testen
2 Personen
28
Einkaufen gehen
3 Personen
29
Getränke kühlen
2 Personen
30
Snacks vorbereiten
4 Personen
31
Materialien bereitstellen
3 Personen

Event

32
Lieferungen überprüfen
2 Personen
33
Gelände inspizieren
2 Personen
34
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
35
Aussteller empfangen
3 Personen
36
Standmaterialien verteilen
3 Personen
37
Informationsstände einrichten
8 Personen
38
Messpunkte aufstellen
4 Personen
39
Workshopräume einrichten
4 Personen
40
Technik anschließen
2 Personen
41
Beschilderung anbringen
3 Personen
42
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
43
Kaffee und Tee bereitstellen
3 Personen
44
Snacks auslegen
3 Personen
45
Freiwillige einweisen
2 Personen
46
Registrierung besetzen
2 Personen
47
Besucher begrüßen
4 Personen
48
Programm ankündigen
49
Workshops betreuen
6 Personen
50
Gesundheitsmessungen begleiten
6 Personen
51
Informationsmaterial auffüllen
3 Personen
52
Besucherfragen beantworten
4 Personen
53
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Snacks nachfüllen
3 Personen
56
Abfall sammeln
2 Personen
57
Toiletten kontrollieren
2 Personen
58
Präsentationen halten
3 Personen
59
Fotos machen
60
Letzte Besucher informieren
3 Personen
61
Standbetreiber auschecken
3 Personen
62
Geräte ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

63
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
64
Materialien sortieren
3 Personen
65
Geschirr abwaschen
3 Personen
66
Abfall entsorgen
3 Personen
67
Location reinigen
4 Personen
68
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
69
Reste einlagern
2 Personen
70
Nicht verwendete Lebensmittel verteilen
2 Personen
71
Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 6
Registrierungstheke
HockerAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 10
SchirmständerAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
TabletsAnz. 4
Beamer
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LadestationenAnz. 3
Digitale WaageAnz. 2
BlutdruckmessgeräteAnz. 4
MessbänderAnz. 4
StoppuhrenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
SchälchenAnz. 60
BestecksetsAnz. 100
ServiertablettsAnz. 12
SchälchenAnz. 20
WasserkannenAnz. 10

Dekoration

BannierfahnenAnz. 4
Willkommensschild
InfotafelnAnz. 8
PosterrrahmenAnz. 12
TischdeckenAnz. 20
PflanzenAnz. 12
KreidetafelnAnz. 6
NamensschildhalterAnz. 30

Kommunikation

Wegweiser-PfeileAnz. 12
ProgrammschilderAnz. 4
FunkgeräteAnz. 6
BadgehalterAnz. 40
KlemmbretterAnz. 10
StifteAnz. 60

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8

Sicherheit

FeuerlöscherAnz. 3
TaschenlampenAnz. 6
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbänderAnz. 6
BodenmarkierungAnz. 4

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
HandfegerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Termin und Ort zuerst und prüfe anschließend die nötigen Genehmigungen. Kläre mindestens 8 Wochen vorher, welche Vorgaben für Messungen, Workshops, Lautsprecher und Besucherführung gelten.
Lege Aussteller und Programm fest, bevor du den Lageplan erstellst. Weise Tischnummern frühzeitig zu und sende den Organisationen spätestens 2 Wochen vorher alle Informationen zu Aufbau, Anreise und Standfläche.
Veröffentliche das Anmeldeformular, sobald Workshops und Referenten bestätigt sind. Erfasse dabei Ernährungswünsche und besondere Anforderungen; so kannst du das Catering mindestens 7 Tage vor dem Markt verbindlich bestellen.
Plane Technik und Gesundheitsstationen getrennt: Für Vorträge brauchst du unter anderem Beamer, Leinwand, Funkmikrofone und Lautsprecher, für Messungen digitale Waagen, Blutdruckmessgeräte, Messbänder und Stoppuhren. Prüfe Kabel, Tablets und Ladestationen am Vortag vollständig.
Teile freiwillige Helfer in Schichten ein und gib ihnen schriftliche Anweisungen. Am Veranstaltungstag sollten Registrierung, Beschilderung, Ausstellerbetreuung und Abfallkontrolle jeweils klar einer Person zugeordnet sein; bereite Namensschilder und Informationsmaterial spätestens am Vorabend vor.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Gesundheitsmarkt organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Genehmigungen, teilnehmende Organisationen, Referenten und Standbetreiber brauchen Vorlauf; Technik, Catering und Drucksachen sollten spätestens 2 Wochen vorher feststehen.
Was braucht man für einen Gesundheitsmarkt?: Neben Klapptischen, Klappstühlen, Stehtischen und einer Registrierungstheke brauchst du je nach Programm Technik und Messgeräte. Plane außerdem Informationsmaterial, Namensschilder, Abfallbehälter, Beschilderung sowie Becher, Tassen und Geschirr für das Catering ein.
Wann sollte man die Anmeldung für einen Gesundheitsmarkt öffnen?: Öffne das Anmeldeformular, sobald Programm, Workshops und Referenten bestätigt sind, meist 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und schließe sie spätestens 3 bis 5 Tage vorher, damit Teilnehmerzahlen und Ernährungswünsche ins Catering einfließen.
Wie viele Helfer braucht ein Gesundheitsmarkt?: Plane mindestens eine Person für die Registrierung, eine für die Ausstellerbetreuung und eine für Technik und Raumkontrolle ein. Bei mehr als 50 erwarteten Besuchern ist zusätzlich eine Person für Beschilderung, Nachschub und Abfallkontrolle sinnvoll; teile die Aufgaben in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.