Organiser un salon de la santé sans rien laisser au hasard

Un salon de la santé se prépare dans un ordre précis : sécuriser la date et le lieu, réunir les organisations participantes, puis construire un programme réalisable. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les contraintes techniques doivent être suivis avant de commander le matériel. Prévoyez aussi la circulation entre les stands, les ateliers et l’accueil. Ce guide vous aide à repérer les oublis fréquents et à coordonner les 71 tâches du plan.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
2 personnes
3
Contacter les organisations participantes
2 personnes
4
Confirmer les exposants
2 personnes
5
Établir le programme
2 personnes
6
Confirmer les intervenants
2 personnes
7
Planifier les ateliers
2 personnes
8
Publier le formulaire d'inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
11
Distribuer les affiches
3 personnes
12
Traiter les inscriptions
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Envoyer les informations aux exposants
15
Créer le plan
2 personnes
16
Attribuer les numéros de table
17
Faire les réservations
18
Commander le catering
2 personnes
19
Inventorier le matériel
2 personnes
20
Commander le matériel manquant
21
Planifier les bénévoles
2 personnes
22
Rédiger les consignes pour les bénévoles
23
Préparer l'itinéraire et la signalisation
2 personnes
24
Imprimer le matériel d'information
2 personnes
25
Créer des badges nominatifs
26
Rassembler les présentations
27
Tester la technique
2 personnes
28
Faire les courses
3 personnes
29
Refroidir les boissons
2 personnes
30
Préparer les en-cas
4 personnes
31
Préparer le matériel
3 personnes

Événement

32
Vérifier les livraisons
2 personnes
33
Inspecter le site
2 personnes
34
Installer les tables et les chaises
5 personnes
35
Accueillir les exposants
3 personnes
36
Distribuer les supports de stand
3 personnes
37
Aménager les stands d'information
8 personnes
38
Installer les points de mesure
4 personnes
39
Aménager les espaces d'atelier
4 personnes
40
Brancher la technique
2 personnes
41
Installer la signalisation
3 personnes
42
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
43
Préparer le café et le thé
3 personnes
44
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
45
Briefing des bénévoles
2 personnes
46
Tenir l’accueil
2 personnes
47
Accueillir les visiteurs
4 personnes
48
Annoncer le programme
49
Encadrer les ateliers
6 personnes
50
Accompagner les mesures de santé
6 personnes
51
Compléter le matériel d’information
3 personnes
52
Répondre aux questions des visiteurs
4 personnes
53
Servir le café et le thé
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Réapprovisionner les en-cas
3 personnes
56
Rassembler les déchets
2 personnes
57
Vérifier les toilettes
2 personnes
58
Assurer les présentations
3 personnes
59
Prendre des photos
60
Informer les derniers visiteurs
3 personnes
61
Faire le check-out des exposants
3 personnes
62
Éteindre l’équipement
2 personnes

Suivi

63
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
64
Trier les matériaux
3 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Évacuer les déchets
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Ranger les restes
2 personnes
70
Répartir les provisions non utilisées
2 personnes
71
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Comptoir d'inscription
Tabouretsqté 12
Poubellesqté 10
Pieds de parasolqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 4
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 3
Balance numériqueqté 2
Tensiomètresqté 4
Mètres rubansqté 4
Chronomètresqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Petits bolsqté 60
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Carafes d’eauqté 10

Décoration

Drapeaux-bannièresqté 4
Panneau d’accueil
Panneaux d'informationqté 8
Cadres d’affichesqté 12
Nappesqté 20
Plantesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6
Porte-nomsqté 30

Communication

Flèches directionnellesqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Porte-badgesqté 40
Presse-papiersqté 10
Stylosqté 60

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8

Sécurité

Extincteursqté 3
Lampes de pocheqté 6
Poteaux de balisageqté 12
Rubans de balisageqté 6
Marquage au solqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date, le lieu et les autorisations avant de contacter les exposants. Sans ces éléments, les organisations participantes ne peuvent pas valider leur présence ni leurs besoins.
Fixez rapidement une date limite d’inscription et relancez les participants qui n’ont pas répondu. Recueillez en même temps les besoins alimentaires afin de transmettre un nombre fiable au traiteur.
Construisez le plan après avoir confirmé les exposants et les intervenants : attribuez les numéros de table, prévoyez l’espace d’accueil et gardez des passages suffisamment larges entre les stands.
Testez le matériel au moins une fois avant l’ouverture. Les microphones sans fil, le vidéoprojecteur, les rallonges, les multiprises et les stations de recharge sont souvent oubliés ou incompatibles sur place.
Donnez aux bénévoles des consignes écrites et un itinéraire clair. Prévoyez leur répartition entre l’accueil, l’orientation, les ateliers et le rangement, puis imprimez les badges et les informations visiteurs avant le jour J.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la santé ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour confirmer le lieu, les autorisations, les exposants et les intervenants. Gardez les 2 dernières semaines pour les inscriptions, le plan des tables, la signalétique et les tests techniques.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un salon de la santé ?: Ouvrez le formulaire d’inscription 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixez une date de clôture environ 7 jours avant, afin de finaliser les besoins alimentaires, les badges et les informations à envoyer aux exposants.
Combien de bénévoles prévoir pour un salon de la santé ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil et 1 personne pour l’orientation ou les ateliers, puis adaptez l’équipe au nombre de stands et aux horaires. Répartissez les rôles par créneaux de 2 à 3 heures pour éviter les postes non couverts.
Quand tester le son et le vidéoprojecteur ?: Faites un premier inventaire 10 à 14 jours avant, puis un test complet la veille ou au moins 2 heures avant l’ouverture. Vérifiez chaque câble, rallonge, multiprise, microphone, haut-parleur et source vidéo sur place.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.