Zo organiseer je een gezondheidscentrum open dag

Begin met de bezoekersroute, niet met de boodschappen. Leg eerst datum, programma en ruimtes vast: waar komen bezoekers binnen, waar registreren ze zich en hoe lopen ze langs activiteiten? Open daarna de aanmelding, bevestig begeleiders en verzamel dieetwensen en presentaties. In de laatste week draait het vooral om testen, printen en klaarzetten. Zo voorkom je dat techniek, bewegwijzering of ontvangst pas op de ochtend zelf aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Ruimtes en route bepalen
2 personen
3
Activiteiten voor bezoekers kiezen
3 personen
4
Uitnodigingen ontwerpen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Open dag online publiceren
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Aanmeldingen bevestigen
11
Programma naar bezoekers sturen
12
Sprekers en begeleiders bevestigen
2 personen
13
Presentaties verzamelen
14
Reserveringen voor materialen maken
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Koelproducten inkopen
2 personen
18
Dranken koud zetten
2 personen
19
Presentatiemateriaal testen
2 personen
20
Registratielijst afdrukken
21
Naambadges voorbereiden
2 personen
22
Infomappen samenstellen
3 personen
23
Formulieren en pennen klaarleggen
24
Routebordjes printen
25
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Stoelen neerzetten
3 personen
28
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
29
Informatiestands inrichten
5 personen
30
Presentatieruimte inrichten
3 personen
31
Bewegingsruimte vrijmaken
2 personen
32
Versiering ophangen
3 personen
33
Routebordjes plaatsen
2 personen
34
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
35
Hapjes op schalen leggen
3 personen
36
Afvalpunten plaatsen
37
Toiletten controleren
38
Techniek laatste keer testen
2 personen

Event

39
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
40
Bezoekers registreren
2 personen
41
Naambadges uitdelen
42
Bezoekers rondleiden
3 personen
43
Informatiestand bemannen
4 personen
44
Gezondheidsmetingen begeleiden
3 personen
45
Beweegdemonstraties begeleiden
2 personen
46
Presentaties verzorgen
2 personen
47
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Buffet netjes houden
52
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
53
Afvalbakken legen
54
Toiletten tussentijds controleren
55
Fototoestemming registreren
56
Feedbackkaartjes uitdelen
57
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

58
Apparatuur uitschakelen
2 personen
59
Decoratie verwijderen
3 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Koelproducten opbergen
2 personen
63
Afval verzamelen
2 personen
64
Ruimtes schoonmaken
4 personen
65
Toiletten schoonmaken
2 personen
66
Materialen tellen en controleren
2 personen
67
Geleende materialen retourneren
2 personen
68
Overgebleven voorraad opbergen
69
Registratiegegevens veilig archiveren
70
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Ontvangstbalie
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 10
Opbergkrattenaantal 8

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 80
Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Presentatieklikker
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Koelboxenaantal 4
Waterkokeraantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Informatiebannersaantal 4
Krijtbordenaantal 6
Pijlbordjesaantal 15
Naamkaartjesaantal 100
Tafeldecoratieaantal 10

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handveger en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk vier weken vooraf een tijdschema met ontvangst, rondleidingen, presentaties en activiteiten. Houd per onderdeel 10 tot 15 minuten uitloopruimte aan, zodat vertraging niet meteen de hele route verstoort.
Kies één duidelijke bezoekersroute en test die met iemand die het gebouw niet kent. Print routebordjes voor elke afslag en controleer vooraf of deuren, liften en toiletten zonder omweg te vinden zijn.
Sluit de aanmelding uiterlijk één week voor de open dag af als je catering of infomappen op aantallen afstemt. Vraag bij het formulier meteen dieetwensen uit en stuur het programma na bevestiging opnieuw naar bezoekers.
Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en draagbare speakers minimaal twee dagen vooraf in de ruimtes waar ze worden gebruikt. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar; daarop wordt vaak pas tijdens het opbouwen gerekend.
Richt de ontvangstbalie in met registratielijst, naambadges, formulieren en pennen voordat de eerste bezoeker binnenkomt. Zet koffie, water en koelproducten pas op het laatste moment klaar en houd reservebekers en servies apart.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een open dag van een gezondheidscentrum organiseren?: Begin minimaal zes weken vooraf met datum, programma, ruimtes en route. Open de aanmelding uiterlijk vier weken van tevoren en plan de techniek- en veiligheidscontrole in de laatste week.
Hoeveel tijd moet je rekenen voor een gezondheidscentrum open dag?: Plan per bezoekersronde ongeveer 60 tot 90 minuten, afhankelijk van het aantal activiteiten en presentaties. Reserveer daarnaast minimaal 2 uur voor opbouw en 1 uur voor opruimen.
Wanneer moet je de uitnodigingen voor een open dag versturen?: Stuur de eerste uitnodiging vier tot zes weken vooraf en publiceer de open dag tegelijk online. Verstuur het definitieve programma en praktische route-informatie ongeveer één week voor de datum.
Hoeveel vrijwilligers of begeleiders heb je nodig voor een gezondheidscentrum open dag?: Plan minimaal één persoon voor ontvangst, één begeleider per activiteit en één persoon voor techniek of algemene vragen. Bij drie gelijktijdige activiteiten kom je daardoor meestal uit op minstens vijf mensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.