Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en un centro de salud

Empieza por fijar una fecha, un programa realista y un recorrido claro por el centro de salud. Después organiza las inscripciones, confirma a ponentes y acompañantes y envía a cada visitante la información necesaria. La recepción, las acreditaciones y las señales de ruta deben estar listas antes de abrir las puertas. Reserva con tiempo el material audiovisual, la refrigeración y los productos para atender a los asistentes sin interrumpir las visitas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Definir los espacios y la ruta
2 personas
3
Elegir actividades para los visitantes
3 personas
4
Diseñar invitaciones
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
7
Abrir el formulario de inscripción
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Confirmar inscripciones
11
Enviar el programa a los visitantes
12
Confirmar a los ponentes y acompañantes
2 personas
13
Recopilar las presentaciones
14
Hacer reservas de material
15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
16
Hacer la compra
2 personas
17
Comprar productos refrigerados
2 personas
18
Enfriar las bebidas
2 personas
19
Probar el material de presentación
2 personas
20
Imprimir la lista de registro
21
Preparar acreditaciones
2 personas
22
Preparar carpetas informativas
3 personas
23
Preparar formularios y bolígrafos
24
Imprimir señales de ruta
25
Realizar el control de seguridad
2 personas
26
Montar mesas
4 personas
27
Colocar sillas
3 personas
28
Montar el mostrador de recepción
2 personas
29
Montar los puestos informativos
5 personas
30
Preparar el espacio de presentación
3 personas
31
Despejar el espacio para moverse
2 personas
32
Colgar la decoración
3 personas
33
Colocar señales de ruta
2 personas
34
Preparar café y té
2 personas
35
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
36
Colocar puntos de recogida de basura
37
Comprobar los baños
38
Probar la técnica por última vez
2 personas

Evento

39
Atender la recepción
2 personas
40
Registrar a los visitantes
2 personas
41
Repartir acreditaciones
42
Guiar a los visitantes
3 personas
43
Atender el stand de información
4 personas
44
Acompañar las mediciones de salud
3 personas
45
Guiar las demostraciones de ejercicio
2 personas
46
Realizar presentaciones
2 personas
47
Responder preguntas de los visitantes
3 personas
48
Servir café y té
2 personas
49
Servir aperitivos
2 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Mantener el buffet ordenado
52
Recoger la vajilla usada
2 personas
53
Vaciar los contenedores de basura
54
Comprobar los baños periódicamente
55
Registrar el permiso de fotografía
56
Repartir las tarjetas de comentarios
57
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

58
Apagar el equipo
2 personas
59
Retirar la decoración
3 personas
60
Recoger mesas y sillas
4 personas
61
Lavar la vajilla
3 personas
62
Guardar los productos refrigerados
2 personas
63
Recoger la basura
2 personas
64
Limpiar espacios
4 personas
65
Limpiar los baños
2 personas
66
Contar y comprobar los materiales
2 personas
67
Devolver el material prestado
2 personas
68
Guardar el stock sobrante
69
Archivar de forma segura los datos de registro
70
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 80
Mostrador de recepción
Mesas altascant. 4
Mantelescant. 10
Cajas de almacenamientocant. 8

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 100
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 8
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 6

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Clic de presentación
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Neveras portátilescant. 4
Hervidor de aguacant. 3
Máquinas de cafécant. 2

Cocina

Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 4
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 2
Acumuladores de fríocant. 12

Decoración

Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Banners informativoscant. 4
Pizarrascant. 6
Carteles de flechascant. 15
Tarjetas de nombrecant. 100
Decoración de mesacant. 10

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradora
Fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Escoba y recogedorcant. 2

Catering

Compras

Consejos

Define el recorrido antes de elegir las actividades: calcula entre 10 y 15 minutos por espacio y deja al menos 5 minutos para los desplazamientos entre zonas.
Abre el formulario de inscripción con una fecha límite de 5 a 7 días antes del evento. Así puedes confirmar asistentes, preferencias dietéticas y el número de carpetas informativas que necesitas.
Envía el programa y las indicaciones de llegada al menos 72 horas antes. Incluye el punto de recepción, el orden de la visita y cualquier requisito de acceso.
Prueba portátil, proyector, pantalla, micrófono y altavoces el día anterior, con los cables y regletas que se usarán en cada sala. No esperes a la primera presentación para descubrir que falta una conexión.
Prepara la recepción con la lista de registro, acreditaciones, formularios y bolígrafos al menos 2 horas antes. Coloca las señales de ruta y completa el control de seguridad antes de recibir al primer grupo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas en un centro de salud?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, el programa, los espacios y los ponentes. Reserva el material y publica las inscripciones durante las primeras 2 semanas.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones para una jornada de puertas abiertas?: Cierra el formulario entre 5 y 7 días antes del evento. Ese margen permite confirmar asistentes, recoger preferencias dietéticas, preparar acreditaciones y enviar el programa definitivo.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la recepción?: Deja la recepción lista al menos 2 horas antes de la apertura. La lista de registro, las acreditaciones, los formularios, los bolígrafos y las carpetas deben estar ordenados antes de que llegue el primer visitante.
¿Cuándo se debe probar el equipo audiovisual?: Haz una prueba completa el día anterior y una comprobación rápida 60 minutos antes de empezar. Revisa portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoces, cables y regletas en las salas donde se utilizarán.

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