Tag der offenen Tür im Gesundheitszentrum planen

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Plane die Besucherroute vom Empfang bis zum letzten Programmpunkt und teste sie mit ausgeschilderten Stationen. Rechne pro Raum mit einer klaren Funktion, damit sich Gruppen nicht gegenseitig blockieren.
• Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Programm und Raumaufteilung feststehen. Erfasse dabei Ernährungswünsche und bestätige Anmeldungen spätestens 7 Tage vor dem Termin.
• Fordere Präsentationen und Technikbedarf mindestens 10 Tage vorher an. Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Klicker, Mikrofon und Lautsprecher anschließend einmal gemeinsam im tatsächlichen Raum.
• Bereite Empfangsmaterial nicht erst am Veranstaltungstag vor: Drucke die Registrierungsliste, Namensschilder, Infomappen sowie Formulare und lege alles am Vortag am Empfangstresen bereit.
• Kühle Getränke rechtzeitig und plane die Ausgabe für die erwartete Besucherzahl. Kontrolliere am Vorabend außerdem Wegweiser, Verlängerungskabel, Sitzplätze und die Sicherheitswege.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür im Gesundheitszentrum planen?

Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Räumen und Route. Einladungen und die Online-Anmeldung sollten etwa 4 Wochen vor dem Termin verfügbar sein.

Wann sollte die Anmeldung für den Tag der offenen Tür geöffnet werden?

Öffne die Anmeldung, sobald Programm, Räume und Aktivitäten feststehen, idealerweise 4 Wochen vorher. Schließe sie 3 bis 5 Tage vor dem Termin, damit du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und Materialmengen prüfen kannst.

Wann muss die Technik für Präsentationen getestet werden?

Sammle Präsentationen spätestens 10 Tage vorher und teste die vollständige Technik spätestens 2 Tage vor dem Termin. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Ton, Bildübertragung und die Bedienung des Präsentationsklickers.

Was muss am Tag vor dem Tag der offenen Tür vorbereitet werden?

Bereite Empfangstresen, Registrierungsliste, Namensschilder und Infomappen am Vortag vor. Stelle Getränke kalt, lege Formulare und Stifte bereit und führe eine Sicherheitskontrolle der Räume und Wege durch.