Organiser une journée portes ouvertes dans un centre de santé

Une journée portes ouvertes réussie commence par un parcours simple, pas par le choix des boissons ou des supports. Fixez d’abord la date, le programme et les espaces accessibles aux visiteurs, puis construisez les invitations et les inscriptions autour de ces décisions. Prévoyez les activités, les intervenants et les présentations assez tôt pour pouvoir confirmer les horaires. Les derniers jours servent surtout à tester le matériel, préparer l’accueil et vérifier la sécurité des lieux.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Définir les espaces et le parcours
2 personnes
3
Choisir des activités pour les visiteurs
3 personnes
4
Concevoir les invitations
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier la journée portes ouvertes en ligne
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Confirmer les inscriptions
11
Envoyer le programme aux visiteurs
12
Confirmer les intervenants et accompagnateurs
2 personnes
13
Rassembler les présentations
14
Faire les réservations de matériel
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
18
Mettre les boissons au frais
2 personnes
19
Tester le matériel de présentation
2 personnes
20
Imprimer la liste d'inscription
21
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
22
Composer les dossiers d’information
3 personnes
23
Préparer les formulaires et les stylos
24
Imprimer les panneaux de parcours
25
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
26
Installer les tables
4 personnes
27
Installer les chaises
3 personnes
28
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
29
Installer les stands d’information
5 personnes
30
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
31
Libérer l’espace de mouvement
2 personnes
32
Suspendre la décoration
3 personnes
33
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
34
Préparer le café et le thé
2 personnes
35
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
36
Installer des points de collecte des déchets
37
Vérifier les toilettes
38
Tester la technique une dernière fois
2 personnes

Événement

39
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
40
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
41
Distribuer les badges nominatifs
42
Guider les visiteurs
3 personnes
43
Tenir le stand d'information
4 personnes
44
Accompagner les mesures de santé
3 personnes
45
Animer les démonstrations de mouvement
2 personnes
46
Assurer les présentations
2 personnes
47
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Maintenir le buffet en ordre
52
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
53
Vider les poubelles
54
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
55
Enregistrer l’autorisation photo
56
Distribuer les cartes de feedback
57
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

58
Éteindre l’équipement
2 personnes
59
Retirer la décoration
3 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Ranger les produits frais
2 personnes
63
Rassembler les déchets
2 personnes
64
Nettoyer les espaces
4 personnes
65
Nettoyer les toilettes
2 personnes
66
Compter et vérifier le matériel
2 personnes
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Ranger le stock restant
69
Archiver les données d’inscription en toute sécurité
70
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Accueil
Tables hautesqté 4
Nappesqté 10
Caisses de rangementqté 8

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Cliqueur de présentation
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Glacièresqté 4
Bouilloireqté 3
Machines à caféqté 2

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 12

Décoration

Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Bannières d’informationqté 4
Panneaux en ardoiseqté 6
Panneaux de directionqté 15
Badges nominatifsqté 100
Décoration de tableqté 10

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par dessiner le parcours visiteur, de l’accueil aux espaces de présentation, avant d’installer les tables et les chaises. Prévoyez une signalétique visible à chaque changement de direction et gardez les passages dégagés.
Ouvrez les inscriptions dès que la date et le programme sont stabilisés, idéalement plusieurs semaines avant l’événement. Demandez dès ce formulaire les besoins alimentaires afin d’éviter les corrections de dernière minute.
Envoyez le programme confirmé aux inscrits quelques jours avant la journée portes ouvertes. Indiquez les horaires, le point d’accueil et la durée des activités plutôt que de laisser les visiteurs découvrir l’organisation sur place.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le cliqueur, le microphone et les enceintes au moins 48 heures avant. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises dans la salle réelle, car une présentation peut échouer simplement faute de prise accessible.
Gardez les produits frais au froid jusqu’au dernier moment et mettez les boissons au frais la veille. Le matin même, préparez les badges, la liste d’inscription, les dossiers d’information, les formulaires et les stylos dans un accueil immédiatement utilisable.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une journée portes ouvertes d’un centre de santé ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines pour fixer le programme, organiser les espaces, confirmer les intervenants et ouvrir les inscriptions. Gardez les 48 dernières heures pour les tests techniques, les impressions et le contrôle de sécurité.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez une première invitation dès que la date et le programme sont suffisamment précis, généralement 4 à 6 semaines avant. Renvoyez ensuite le programme définitif aux personnes inscrites 3 à 5 jours avant l’événement.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Préparez une table d’accueil, la liste d’inscription imprimée, les badges nominatifs, les dossiers d’information et plusieurs stylos. Installez tout au moins 30 minutes avant l’arrivée du public, avec une personne chargée de l’orientation.
Quand tester le matériel de présentation ?: Faites un premier test complet 48 heures avant, puis un contrôle rapide le jour même avant l’ouverture. Testez chaque câble, rallonge, multiprise, source audio et présentation dans la configuration réellement utilisée.

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