Zo organiseer je een gezondheidsbeurs

Begin met datum, locatie en doelgroep; daarna bouw je het programma en de exposantenlijst op. Leg workshopleiders, leveranciers en technische wensen vroeg vast, zodat je later geen tafels, microfoons of stroompunten tekortkomt. Open de aanmeldingen pas wanneer het programma en de praktische informatie duidelijk zijn. In de laatste weken verwerk je dieetwensen en exposantgegevens, maak je de standindeling en controleer je drukwerk, routebordjes en meetapparatuur. Op de dag zelf draait alles om een snelle registratie en een duidelijke route door de beurs.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Exposanten uitnodigen
2 personen
3
Programma samenstellen
2 personen
4
Workshopleiders vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier publiceren
7
Socialmediaberichten plaatsen
8
Posters verspreiden
3 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Exposantgegevens verzamelen
12
Standindeling maken
2 personen
13
Reserveringen maken
14
Vergunningen controleren
15
Leveranciers bevestigen
16
Technische wensen verzamelen
17
Naambadges voorbereiden
2 personen
18
Bezoekerslijsten printen
19
Routebordjes maken
2 personen
20
Infomateriaal verzamelen
2 personen
21
Promotiemateriaal controleren
22
Drukwerk ophalen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Materialen naar locatie brengen
3 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Stands markeren
2 personen
27
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
28
Standwanden opbouwen
3 personen
29
Registratiebalie opbouwen
2 personen
30
Infopunten inrichten
4 personen
31
Meetapparatuur klaarzetten
3 personen
32
Workshopruimte inrichten
3 personen
33
Decoratie ophangen
2 personen
34
Banners plaatsen
2 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
37
Hapjes voorbereiden
3 personen
38
Techniek testen
2 personen
39
Exposanten ontvangen
3 personen
40
Exposanten naar stands begeleiden
2 personen
41
Openingsbriefing geven
2 personen

Event

42
Registratiebalie bemannen
2 personen
43
Bezoekers welkom heten
2 personen
44
Programma toelichten
45
Exposanten ondersteunen
2 personen
46
Gezondheidsmetingen begeleiden
4 personen
47
Workshops begeleiden
2 personen
48
Sprekers aankondigen
49
Tijdschema bewaken
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Hapjes serveren
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten controleren
55
Voorraad controleren
56
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
57
Gevonden voorwerpen registreren
58
Laatste bezoekers informeren
2 personen
59
Exposanten uitchecken
2 personen

Nazorg

60
Apparatuur uitschakelen
2 personen
61
Servies verzamelen
3 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Standmaterialen afbouwen
4 personen
64
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
65
Locatie schoonmaken
3 personen
66
Keuken schoonmaken
2 personen
67
Materialen terugbrengen
3 personen
68
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
69
Gevonden voorwerpen afhandelen
70
Bedankbericht versturen
71
Bezoekersinformatie nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstandtafelsaantal 20
Klapstoelenaantal 100
Registratiebalie
Barkrukkenaantal 8
Partytentenaantal 2
Standwandenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Tafelkledenaantal 25

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Schaaltjesaantal 20
Thermoskannenaantal 8
Melkkannetjesaantal 8
Suikerkommenaantal 8

Apparatuur

Bloeddrukmetersaantal 6
Personenweegschalenaantal 4
Meetlintenaantal 6
Geluidsboxenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 4
Betaalterminalsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadkabelsaantal 12
Flipoversaantal 3
Pennenbakjesaantal 12
Documentcamera
Projectiescherm
Beamer

Decoratie

Beursbannersaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 20
Plantenaantal 12
Naamkaarthoudersaantal 30
Pijlbordjesaantal 20
Polsbandjesaantal 180
Inschrijfbord
Programmabordenaantal 4
Informatiebordenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Snoerverlichtingaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 10
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Waterkannenaantal 12
IJsblokhoudersaantal 6
Dienbladenaantal 12
Broodmessenaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 30
Desinfectiepompenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Afvalbakkenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst de indeling van de ruimte en noteer per stand hoeveel beurstandtafels, stoelen en stroompunten nodig zijn. Houd ook ruimte vrij rond bloeddrukmeters en personenweegschalen, zodat metingen niet in een looppad plaatsvinden.
Vraag exposanten uiterlijk twee weken voor de beurs om hun naam, logo, contactpersoon, technische wensen en benodigde tafelruimte. Gebruik die gegevens direct voor naambadges, de standindeling en het programma.
Zet het aanmeldformulier online zodra datum, locatie, workshops en praktische informatie vaststaan. Vraag daarbij dieetwensen uit als er koffie, lunch of andere catering wordt geregeld; een late inventarisatie levert vaak last-minute aanpassingen op.
Test techniek minimaal één dag vooraf: geluidsboxen, draadloze microfoons, laptops, tablets, betaalterminals en oplaadkabels. Leg per workshop vast wie de apparatuur bedient en neem verlengsnoeren en stekkerdozen mee.
Maak voor de opbouw een tijdschema met een vast moment voor locatie openen, materialen brengen en registratie klaarzetten. Print bezoekerslijsten en routebordjes vooraf en leg infomateriaal, promotiemateriaal en badges per tafel klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een gezondheidsbeurs?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en het uitnodigen van exposanten. Plan het programma en de workshops uiterlijk 8 weken vooraf, zodat je daarna nog 4 tot 6 weken hebt voor promotie en aanmeldingen.
Wanneer moet je exposanten uitnodigen voor een gezondheidsbeurs?: Nodig exposanten ongeveer 12 weken voor de beurs uit en geef een duidelijke reactietermijn van 10 tot 14 dagen. Vraag na bevestiging meteen hun standruimte, technische wensen, logo en contactgegevens op.
Hoeveel ruimte heeft een gezondheidsbeurs nodig?: Reken per exposant op minimaal één tafel met loopruimte eromheen en reserveer extra plaats voor workshops en metingen. Maak de standindeling uiterlijk 3 weken vooraf; dan kun je nog schuiven met tafels, stoelen en standwanden.
Wat moet je op de dag van een gezondheidsbeurs als eerste doen?: Open de locatie minstens 2 uur voor de bezoekers binnenkomen. Zet eerst registratiebalie, bezoekerslijsten, badges en routebordjes klaar; controleer daarna stroom, microfoons, workshops en de meetapparatuur voordat exposanten hun stand openen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.