Cómo organizar una feria de salud sin perder detalles
Una feria de salud combina puestos informativos, talleres, mediciones y atención a visitantes, así que conviene organizarla por fases. Empieza cerrando la fecha y el lugar; después confirma expositores, responsables de talleres y necesidades técnicas. Con el programa definido puedes abrir las inscripciones, preparar la comunicación y distribuir los puestos. Los últimos días deben reservarse para revisar permisos, materiales, acreditaciones y el montaje del espacio.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Invitar a los expositores
2 personas
- 3
Elaborar el programa
2 personas
- 4
Confirmar a los responsables de los talleres
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Publicar el formulario de inscripción
- 7
Publicar mensajes en redes sociales
- 8
Distribuir carteles
3 personas
- 9
Gestionar inscripciones
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Recopilar los datos de los expositores
- 12
Hacer el plano de puestos
2 personas
- 13
Hacer reservas
- 14
Comprobar permisos
- 15
Confirmar proveedores
- 16
Recopilar necesidades técnicas
- 17
Preparar acreditaciones
2 personas
- 18
Imprimir listas de visitantes
- 19
Hacer carteles de ruta
2 personas
- 20
Recopilar material informativo
2 personas
- 21
Comprobar el material promocional
- 22
Recoger la impresión
- 23
Hacer la compra
2 personas
- 24
Llevar materiales al lugar
3 personas
- 25
Abrir la ubicación
2 personas
- 26
Marcar los stands
2 personas
- 27
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 28
Montar las paredes del stand
3 personas
- 29
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 30
Montar puntos de información
4 personas
- 31
Preparar el equipo de medición
3 personas
- 32
Montar la sala del taller
3 personas
- 33
Colgar la decoración
2 personas
- 34
Colocar banners
2 personas
- 35
Enfriar las bebidas
2 personas
- 36
Preparar café y té
2 personas
- 37
Preparar aperitivos
3 personas
- 38
Probar la técnica
2 personas
- 39
Recibir a los expositores
3 personas
- 40
Guiar a los expositores a sus stands
2 personas
- 41
Dar la reunión inicial
2 personas
Evento
- 42
Atender la mesa de registro
2 personas
- 43
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 44
Presentar el programa
- 45
Apoyar a los expositores
2 personas
- 46
Acompañar las mediciones de salud
4 personas
- 47
Guiar talleres
2 personas
- 48
Anunciar a los ponentes
- 49
Vigilar el horario
- 50
Servir café y té
2 personas
- 51
Servir aperitivos
2 personas
- 52
Rellenar las bebidas
2 personas
- 53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 54
Comprobar los baños
- 55
Comprobar el inventario
- 56
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
- 57
Registrar objetos perdidos
- 58
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 59
Registrar a los expositores
2 personas
Seguimiento
- 60
Apagar el equipo
2 personas
- 61
Recoger la vajilla
3 personas
- 62
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 63
Desmontar los materiales del stand
4 personas
- 64
Separar y desechar los residuos
3 personas
- 65
Limpiar el lugar
3 personas
- 66
Limpiar la cocina
2 personas
- 67
Devolver los materiales
3 personas
- 68
Devolver el equipo prestado
2 personas
- 69
Gestionar objetos perdidos
- 70
Enviar mensaje de agradecimiento
- 71
Enviar la información a los visitantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas del stand ferialcant. 20
- Sillas plegablescant. 100
- Mostrador de registro
- Taburetes de barcant. 8
- Carpas de fiestacant. 2
- Paredes para standscant. 12
- Percheroscant. 4
- Mantelescant. 25
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 180
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cuencoscant. 20
- Termoscant. 8
- Jarras de lechecant. 8
- Azucareroscant. 8
Equipo
- Tensiómetroscant. 6
- Básculas personalescant. 4
- Cintas métricascant. 6
- Altavocescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Portátilescant. 3
- Tabletscant. 4
- Terminales de pagocant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 10
- Cables de cargacant. 12
- Paneles de papelcant. 3
- Portalápicescant. 12
- Cámara de documentos
- Pantalla de proyección
- Proyector
Decoración
- Banners de la feriacant. 6
- Guirnaldascant. 8
- Decoración de mesacant. 20
- Plantascant. 12
- Portatarjetas de nombrecant. 30
- Carteles de flechascant. 20
- Pulserascant. 180
- Cartel de inscripción
- Carteles del programacant. 4
- Paneles informativoscant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 12
- Guirnalda de lucescant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neveras portátilescant. 6
- Bandejas de serviciocant. 10
- Cucharonescant. 8
- Pinzascant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 6
- Jarras de aguacant. 12
- Cubiterascant. 6
- Bandejascant. 12
- Cuchillos de pancant. 4
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Escobas de manocant. 4
- Paños de microfibracant. 30
- Dispensadores de desinfectantecant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Papeleracant. 12
- Escobillas de bañocant. 4
- Guantes de gomacant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero la fecha, el lugar y el programa. Confirma por escrito qué expositores participan y quién se responsabiliza de cada taller para evitar cambios durante la última semana.
- Abre el formulario de inscripción antes de promocionar la feria. Pide también preferencias dietéticas y otros datos necesarios para calcular reservas, acreditaciones y material informativo.
- Dibuja el plano de puestos con antelación y deja recorridos claros entre mesas, carpas y paredes de stand. Sitúa el registro en la entrada y comprueba que los puntos con tensiómetros, básculas o cintas métricas tengan espacio suficiente.
- Recopila las necesidades técnicas de cada expositor al menos 7 días antes. Haz una lista de enchufes, regletas, cables de carga, micrófonos, altavoces, portátiles y tablets para no descubrir incompatibilidades durante el montaje.
- Prepara una revisión final 48 horas antes: permisos, listas de visitantes, carteles de ruta, acreditaciones, material promocional y compras. Lleva los materiales al lugar agrupados por zona y abre el espacio con tiempo para probar el sonido y los equipos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de salud?
- Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar el lugar, los expositores y los responsables de los talleres. Reserva las 2 últimas semanas para inscripciones, permisos, compras y comprobaciones técnicas.
- ¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para una feria de salud?
- Publica el formulario entre 4 y 6 semanas antes del evento, cuando ya tengas fecha, ubicación y programa provisional. Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes para imprimir listas y preparar acreditaciones.
- ¿Qué hay que comprobar el día antes de una feria de salud?
- Revisa permisos, plano de puestos, necesidades eléctricas, material informativo y señalización. Comprueba también que tensiómetros, básculas, tablets, terminales de pago y micrófonos estén cargados o conectados.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que llegar para montar una feria de salud?
- Llega entre 2 y 3 horas antes de la apertura si hay que colocar mesas, carpas, paredes de stand y carteles. Reserva al menos 30 minutos adicionales para probar el sonido y resolver faltantes.
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