Gesundheitsmesse organisieren: Schritt für Schritt planen

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätigen Sie Datum und Ort zuerst und teilen Sie die verfügbare Fläche anschließend in Ausstellerstände, Workshopbereich, Registrierung und Laufwege auf. So wissen Sie früh, wie viele Messestandtische, Standwände und Stühle tatsächlich benötigt werden.
• Laden Sie Aussteller mindestens 8 Wochen vorher ein und sammeln Sie mit einer einheitlichen Abfrage Standgröße, Ansprechpartner, Strombedarf und technische Anforderungen. Ohne diese Angaben bleibt die Standaufteilung bis kurz vor dem Aufbau unzuverlässig.
• Veröffentlichen Sie das Anmeldeformular spätestens 6 Wochen vor der Messe und prüfen Sie die Anmeldungen mindestens zweimal pro Woche. Erfassen Sie dabei auch Ernährungswünsche, damit Kaffee, Teller, Besteck und Verpflegung passend eingeplant werden können.
• Legen Sie Workshops mit festen Uhrzeiten und verantwortlichen Leitern fest und testen Sie Laptops, Lautsprecherboxen und Funkmikrofone spätestens 7 Tage vorher. Für Blutdruckmessgeräte, Personenwaagen und Messbänder sollten Sie pro Stand eine vollständige Ausstattungsliste abhaken.
• Drucken Sie Besucherlisten, Namensschilder, Wegweiser und Infomaterial erst nach dem Anmeldeschluss, aber holen Sie die Drucksachen mindestens 2 Tage vor der Messe ab. Planen Sie für den Aufbau am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden ein, bevor die Registrierung öffnet.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Gesundheitsmesse organisieren?

Starten Sie idealerweise 12 Wochen vor dem Termin. Datum und Ort sollten sofort feststehen, Aussteller werden etwa 8 Wochen vorher eingeladen und das Anmeldeformular sollte spätestens 6 Wochen vorher online sein.

Wie viele Aussteller passen auf eine Gesundheitsmesse?

Das hängt von der nutzbaren Fläche und der Standgröße ab. Rechnen Sie zusätzlich zu jedem Stand mit Laufwegen, einer Registrierung, Workshopplätzen und mindestens 1,5 Metern Abstand an stark frequentierten Bereichen.

Wann müssen die technischen Anforderungen der Aussteller feststehen?

Fordern Sie Strom-, Internet- und Präsentationsanforderungen spätestens 4 Wochen vor der Messe an. Testen Sie Lautsprecher, Funkmikrofone, Laptops und Ladekabel anschließend spätestens 7 Tage vor dem Aufbau.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Gesundheitsmesse?

Planen Sie für eine kleine bis mittlere Messe mindestens 2 Stunden ein, bei vielen Ausstellern eher 3 bis 4 Stunden. Tische, Standwände, Registrierungstheke, Wegweiser und Technik sollten vor dem Einlass vollständig geprüft sein.

Ähnliche Pläne

• Einkaufsliste für ein 10-jähriges Jubiläum
• Ein 10-jähriges Jubiläum Schritt für Schritt organisieren
• Checkliste für das 10-jährige Jubiläum
• Was du für ein 100-jähriges Jubiläum brauchst