Organiser un salon de la santé, étape par étape

Un salon de la santé demande plus qu’une liste d’exposants et quelques tables. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis construisez le programme autour des ateliers, des stands et des temps d’accueil. Les inscriptions, les besoins techniques et les informations alimentaires doivent être suivis dès l’ouverture des réservations. Les derniers jours servent surtout à vérifier le matériel, la signalétique et la circulation sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Inviter les exposants
2 personnes
3
Établir le programme
2 personnes
4
Définir les animateurs d'atelier
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier le formulaire d'inscription
7
Publier des messages sur les réseaux sociaux
8
Distribuer les affiches
3 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recueillir les informations des exposants
12
Préparer le plan du stand
2 personnes
13
Faire les réservations
14
Vérifier les autorisations
15
Confirmer les fournisseurs
16
Recueillir les besoins techniques
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Imprimer les listes des visiteurs
19
Créer des panneaux de direction
2 personnes
20
Rassembler le matériel d’information
2 personnes
21
Vérifier le matériel promotionnel
22
Récupérer les imprimés
23
Faire les courses
2 personnes
24
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Marquer les stands
2 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Monter les cloisons de stand
3 personnes
29
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
30
Installer les points d'information
4 personnes
31
Préparer le matériel de mesure
3 personnes
32
Aménager la salle d’atelier
3 personnes
33
Installer la décoration
2 personnes
34
Installer les bannières
2 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Préparer les en-cas
3 personnes
38
Tester la technique
2 personnes
39
Accueillir les exposants
3 personnes
40
Guider les exposants vers les stands
2 personnes
41
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes

Événement

42
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
43
Accueillir les visiteurs
2 personnes
44
Présenter le programme
45
Aider les exposants
2 personnes
46
Accompagner les mesures de santé
4 personnes
47
Encadrer les ateliers
2 personnes
48
Annoncer les intervenants
49
Veiller au planning
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les toilettes
55
Vérifier les stocks
56
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
57
Enregistrer les objets trouvés
58
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
59
Faire le départ des exposants
2 personnes

Suivi

60
Éteindre l’équipement
2 personnes
61
Rassembler la vaisselle
3 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Démonter les matériaux du stand
4 personnes
64
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
3 personnes
66
Nettoyer la cuisine
2 personnes
67
Rapporter le matériel
3 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Gérer les objets trouvés
70
Envoyer un message de remerciement
71
Renvoyer les informations aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de stand d’expositionqté 20
Chaises pliantesqté 100
Comptoir d'inscription
Tabourets de barqté 8
Tentes de réceptionqté 2
Panneaux de standqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Nappesqté 25

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Petits bolsqté 20
Thermosqté 8
Pichets à laitqté 8
Sucriersqté 8

Équipement

Tensiomètresqté 6
Pèse-personnesqté 4
Mètres rubansqté 6
Enceintesqté 2
Microphones sans filqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 4
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Câbles de rechargeqté 12
Paperboardsqté 3
Pots à stylosqté 12
Caméra documentaire
Écran de projection
Vidéoprojecteur

Décoration

Bannières du salonqté 6
Guirlandes de fanionsqté 8
Décoration de tableqté 20
Plantesqté 12
Porte-nomsqté 30
Panneaux de directionqté 20
Braceletsqté 180
Panneau d’inscription
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux d'informationqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Louchesqté 8
Pincesqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Carafes d’eauqté 12
Supports pour glaçonsqté 6
Plateauxqté 12
Couteaux à painqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 4
Chiffons microfibresqté 30
Pompes désinfectantesqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Poubellesqté 12
Brosses de toilettesqté 4
Gants en caoutchoucqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date, le lieu et les autorisations nécessaires. Gardez au moins 6 à 8 semaines pour inviter les exposants, publier les inscriptions et ajuster le plan des stands.
Demandez aux exposants leurs besoins techniques au moment de la confirmation, pas la semaine précédente. Notez notamment les prises électriques, les rallonges, les tables, les chaises et le matériel de présentation.
Prévoyez un parcours d’accueil visible dès l’entrée : comptoir d’inscription, badges nominatifs, listes imprimées et panneaux de direction. Imprimez les listes au plus tard la veille, même si les inscriptions restent ouvertes.
Pour les ateliers et mesures de santé, vérifiez séparément les animateurs, les horaires et le matériel. Testez les enceintes, microphones, ordinateurs, tablettes et terminaux de paiement avant l’ouverture du lieu.
Regroupez les achats, les imprimés et le transport dans un planning du dernier jour. Réservez 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public pour installer les stands, les tentes, les bannières et les espaces de pause.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la santé ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, recruter les exposants, établir le programme, ouvrir les inscriptions et régler les autorisations et besoins techniques.
Quand faut-il inviter les exposants pour un salon de la santé ?: Envoyez les invitations au moins 6 semaines avant l’événement. Demandez une confirmation sous 7 à 10 jours afin de finaliser le plan des stands et le programme.
Quand imprimer les badges et la liste des visiteurs ?: Préparez les badges et imprimez une première liste la veille. Gardez une solution pour les inscriptions de dernière minute et mettez à jour les informations jusqu’à 2 heures avant l’ouverture.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un salon de la santé ?: Réservez au minimum 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public. Une installation plus longue est préférable si plusieurs ateliers, tentes, équipements de mesure ou espaces exposants doivent être testés.

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