Zo organiseer je een gezondheidsbeurs

Begin een gezondheidsbeurs niet met de promotie, maar met de locatie, vergunningen en beschikbare capaciteit. Leg daarna organisaties, standhouders en het programma vast, zodat je weet hoeveel ruimte, techniek en begeleiding nodig zijn. Plan screenings en workshops met duidelijke tijdsloten en test presentaties vooraf. In de laatste weken draait het vooral om aanmeldingen, vrijwilligers, bewegwijzering en het voorkomen van wachtrijen bij de balie en meetpunten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en zaal reserveren
2
Vergunningen controleren
3
Deelnemende organisaties benaderen
2 personen
4
Standhouders vastleggen
2 personen
5
Programma samenstellen
2 personen
6
Workshops en lezingen plannen
2 personen
7
Sprekers bevestigen
8
Aanmeldformulier maken
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers inplannen
2 personen
14
Leveranciersafspraken bevestigen
15
Plattegrond van de zaal maken
2 personen
16
Standplaatsen toewijzen
2 personen
17
Route en bewegwijzering bepalen
18
Aanmeldbalie voorbereiden
2 personen
19
Deelnemersinformatie printen
2 personen
20
Naambadges voorbereiden
2 personen
21
Workshopmaterialen verzamelen
2 personen
22
Screeningsmateriaal controleren
2 personen
23
Presentaties testen
2 personen
24
Stroompunten controleren
2 personen
25
Catering bestellen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Boodschappen controleren
2 personen
28
Dranken koelen
2 personen
29
Zaal schoonmaken
3 personen
30
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
31
Standwanden opstellen
3 personen
32
Aanmeldbalie inrichten
2 personen
33
Gezondheidsstands inrichten
6 personen
34
Workshopruimte inrichten
3 personen
35
Screeningsruimtes afschermen
2 personen
36
Presentatieapparatuur aansluiten
2 personen
37
Informatiemateriaal uitstallen
4 personen
38
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
39
Buffet en fruit klaarzetten
3 personen

Event

40
Naambadges uitdelen
2 personen
41
Bezoekers ontvangen
3 personen
42
Aanmeldingen registreren
2 personen
43
Programma toelichten
44
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
45
Bloeddrukmetingen begeleiden
3 personen
46
Gezondheidsvragenlijsten uitdelen
2 personen
47
Workshops begeleiden
3 personen
48
Lezingen aankondigen
49
Presentaties ondersteunen
2 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Gezonde snacks serveren
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Servies verzamelen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Toiletten controleren
56
Voorraad informatiemateriaal aanvullen
2 personen
57
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
58
Laatste bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

59
Screeningsmateriaal verzamelen
3 personen
60
Informatiemateriaal inpakken
3 personen
61
Presentatieapparatuur uitschakelen
2 personen
62
Standmaterialen demonteren
4 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Etensresten verpakken
2 personen
66
Zaal schoonmaken
4 personen
67
Afval afvoeren
2 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
70
Gevonden voorwerpen afhandelen
71
Bezoekersinformatie nasturen
72
Declaraties verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Balietafel
Klapstoelenaantal 10
Paravansaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speakeraantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadbare powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 4
Bloeddrukmetersaantal 4
Personenweegschalenaantal 2
Meetlintenaantal 4
Thermometersaantal 3
Stopwatchesaantal 3
Bluetoothpresenteraantal 2

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Koelmattenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Theelepelsaantal 40

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Plantenaantal 10
Informatiebordenaantal 12
Pijlbordjesaantal 12
Naamkaartstandaardsaantal 30

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Snoerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Handdesinfectiepompjesaantal 8
Handschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de zaal pas definitief nadat je de stroompunten, vluchtwegen en indeling hebt gecontroleerd. Teken vervolgens de standplaatsen, workshopruimte, screeningshoek en aanmeldbalie op één plattegrond.
Plan workshops en lezingen in tijdsloten van bijvoorbeeld 30 tot 45 minuten en vraag sprekers uiterlijk twee weken vooraf om hun presentatie aan te leveren. Zo kun je laptop, beamer, projectiescherm en microfoon tijdig testen.
Maak voor screenings een aparte route met voldoende privacy. Leg bloeddrukmeters, weegschalen, meetlinten, thermometers en stopwatches per meetpunt klaar en plan per bezoeker een vast tijdsblok om opstopping te voorkomen.
Stuur uitnodigingen en promotiemateriaal niet pas in de laatste week. Verwerk aanmeldingen wekelijks, verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en maak naambadges voordat de opbouw begint.
Controleer de techniek op de dag vóór de beurs en nogmaals 60 minuten voor opening. Neem extra verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks mee en wijs één vrijwilliger aan voor de aanmeldbalie en bezoekersroute.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een gezondheidsbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met de locatie, vergunningen en deelnemende organisaties. Reserveer de laatste 2 weken voor bevestigingen, promotie, aanmeldingen en een technische controle.
Hoeveel tijd moet je per screening rekenen?: Reken gemiddeld 10 tot 15 minuten per bezoeker per screening, afhankelijk van het aantal metingen. Plan daarnaast 5 minuten wisseltijd, zodat materialen kunnen worden gecontroleerd en de volgende bezoeker klaarstaat.
Wanneer moet je standhouders en sprekers vastleggen?: Leg standhouders uiterlijk 8 weken vooraf vast en bevestig sprekers minimaal 4 weken voor de beurs. Vraag presentaties en speciale materiaalwensen uiterlijk 2 weken vooraf op.
Wanneer moet je de catering voor een gezondheidsbeurs bestellen?: Bestel de catering ongeveer 2 tot 3 weken vooraf en geef het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 7 dagen voor de beurs door. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen, zodat de leverancier passende hoeveelheden kan leveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.