Cómo organizar una feria de salud sin dejar cabos sueltos

Una feria de salud combina puestos informativos, talleres, conferencias y, a menudo, mediciones básicas para el público. Empieza por reservar la sede y comprobar los permisos; después cierra la participación de organizaciones, expositores y ponentes antes de abrir las inscripciones. El plano del salón, los horarios y el registro deben estar definidos con antelación para evitar colas y cruces entre actividades. Este plan reúne 72 tareas y 53 materiales para llevar el evento desde la primera reserva hasta el desmontaje.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar la sede y la sala
2
Comprobar permisos
3
Contactar con las organizaciones participantes
2 personas
4
Confirmar expositores
2 personas
5
Elaborar el programa
2 personas
6
Planificar talleres y conferencias
2 personas
7
Confirmar ponentes
8
Crear formulario de inscripción
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Distribuir material promocional
2 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Programar voluntarios
2 personas
14
Confirmar acuerdos con proveedores
15
Hacer el plano del salón
2 personas
16
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
17
Definir la ruta y la señalización
18
Preparar el mostrador de registro
2 personas
19
Imprimir la información de los participantes
2 personas
20
Preparar acreditaciones
2 personas
21
Reunir los materiales del taller
2 personas
22
Comprobar el material de evaluación
2 personas
23
Probar presentaciones
2 personas
24
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
25
Pedir el catering
26
Hacer la compra
3 personas
27
Comprobar las compras
2 personas
28
Enfriar bebidas
2 personas
29
Limpiar la sala
3 personas
30
Montar mesas y sillas
4 personas
31
Montar los paneles del stand
3 personas
32
Montar el mostrador de registro
2 personas
33
Montar los puestos de salud
6 personas
34
Montar la sala del taller
3 personas
35
Acordonar las salas de proyección
2 personas
36
Conectar el equipo de presentación
2 personas
37
Exponer el material informativo
4 personas
38
Montar el punto de café y té
2 personas
39
Preparar el bufé y la fruta
3 personas

Evento

40
Repartir acreditaciones
2 personas
41
Recibir a los visitantes
3 personas
42
Registrar inscripciones
2 personas
43
Presentar el programa
44
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
45
Asistir en las mediciones de la presión arterial
3 personas
46
Repartir cuestionarios de salud
2 personas
47
Guiar talleres
3 personas
48
Anunciar las conferencias
49
Apoyar las presentaciones
2 personas
50
Servir café y té
2 personas
51
Servir snacks saludables
2 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Recoger la vajilla
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Comprobar los baños
56
Reponer el material informativo
2 personas
57
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
58
Acompañar a los últimos visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

59
Reunir el material de selección
3 personas
60
Empaquetar el material informativo
3 personas
61
Apagar el equipo de presentación
2 personas
62
Desmontar los materiales del stand
4 personas
63
Recoger mesas y sillas
4 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Empaquetar las sobras de comida
2 personas
66
Limpiar la sala
4 personas
67
Retirar los residuos
2 personas
68
Devolver el material prestado
2 personas
69
Guardar el stock restante
2 personas
70
Gestionar objetos perdidos
71
Enviar la información a los visitantes
72
Recoger los gastos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 80
Mesas altascant. 6
Mesa de mostrador
Sillas plegablescant. 10
Biomboscant. 4
Papeleracant. 8
Percheroscant. 2

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoz portátilcant. 2
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Baterías externas recargablescant. 4
Neveras portátilescant. 4
Tensiómetroscant. 4
Básculas personalescant. 2
Cintas métricascant. 4
Termómetroscant. 3
Cronómetroscant. 3
Presentador Bluetoothcant. 2

Vajilla

Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cuchilloscant. 80
Tenedorescant. 80
Cucharascant. 80
Bandejas de servircant. 8
Pinzas de servircant. 6
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Alfombrillas de refrigeracióncant. 8
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Cucharillascant. 40

Decoración

Mantelescant. 18
Plantascant. 10
Paneles informativoscant. 12
Carteles de flechascant. 12
Soportes para tarjetas de nombrecant. 30

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnalda de lucescant. 4

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 3
Fregonascant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Paños de microfibracant. 12
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 8
Guantescant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la sede, los permisos y la participación de las organizaciones antes de publicar el programa. Intenta tener confirmados los expositores y ponentes al menos 6 semanas antes del evento.
Diseña el plano antes de asignar los puestos: reserva zonas separadas para registro, talleres, conferencias y mediciones con tensiómetros, básculas o cintas métricas. Deja pasillos suficientemente amplios para que el público no bloquee las mesas.
Abre el formulario de inscripción cuando el programa y los horarios estén cerrados. Incluye las preferencias dietéticas y fija una fecha límite de respuesta de 7 días antes para poder ajustar el catering.
Prueba cada presentación con el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono y el altavoz como mínimo 48 horas antes. Comprueba también los puntos de electricidad y prepara cables alargadores, regletas y baterías externas de reserva.
Prepara el registro el día anterior: mostrador, acreditaciones, información de participantes y señalización de la ruta. Programa a los voluntarios en turnos de 2 a 3 horas para cubrir entradas, salas y apoyo a los ponentes sin dejar ningún punto vacío.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de salud?: Reserva la sede y comprueba los permisos entre 8 y 12 semanas antes. Procura confirmar organizaciones, expositores y ponentes al menos 6 semanas antes, porque sus horarios condicionan el programa y el plano.
¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para una feria de salud?: Abre el formulario cuando el programa esté suficientemente cerrado, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra las respuestas 7 días antes para recoger preferencias dietéticas y calcular el catering.
¿Qué hay que probar antes de una feria de salud?: Haz una prueba técnica completa 48 horas antes con portátil, proyector, pantalla, presentador Bluetooth, micrófono y altavoz. Revisa todos los enchufes, cables alargadores y regletas, y deja baterías externas cargadas como respaldo.
¿Cómo organizar el espacio de los puestos en una feria de salud?: Haz el plano entre 2 y 3 semanas antes, cuando ya conozcas el número de expositores y talleres. Coloca el registro cerca de la entrada, separa las zonas de medición y conferencias, y marca una ruta con señalización visible para evitar acumulaciones.

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