Organiser un salon de la santé, étape par étape

Un salon de la santé se prépare d’abord autour des participants et des organisations présentes, puis autour du programme et de la circulation dans la salle. Commence par réserver le lieu, vérifier les autorisations et confirmer les exposants avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, fixe les ateliers, les conférences et les besoins techniques, notamment pour les présentations et les postes de dépistage. Les dernières semaines servent surtout à répartir les emplacements, préparer l’accueil et vérifier que chaque intervenant dispose du matériel prévu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu et la salle
2
Vérifier les autorisations
3
Contacter les organisations participantes
2 personnes
4
Confirmer les exposants
2 personnes
5
Établir le programme
2 personnes
6
Planifier des ateliers et des conférences
2 personnes
7
Confirmer les intervenants
8
Créer le formulaire d’inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Planifier les bénévoles
2 personnes
14
Confirmer les accords avec les fournisseurs
15
Établir le plan de la salle
2 personnes
16
Attribuer les emplacements
2 personnes
17
Définir le parcours et la signalisation
18
Préparer le comptoir d'inscription
2 personnes
19
Imprimer les informations des participants
2 personnes
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Rassembler le matériel d’atelier
2 personnes
22
Vérifier le matériel de screening
2 personnes
23
Tester les présentations
2 personnes
24
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
25
Commander le catering
26
Faire les courses
3 personnes
27
Vérifier les courses
2 personnes
28
Refroidir les boissons
2 personnes
29
Nettoyer la salle
3 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Installer les cloisons du stand
3 personnes
32
Aménager le comptoir d'inscription
2 personnes
33
Installer les stands de santé
6 personnes
34
Aménager la salle d’atelier
3 personnes
35
Occulter les espaces de projection
2 personnes
36
Brancher le matériel de présentation
2 personnes
37
Installer le matériel d’information
4 personnes
38
Installer le point café et thé
2 personnes
39
Mettre en place le buffet et les fruits
3 personnes

Événement

40
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
41
Accueillir les visiteurs
3 personnes
42
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
43
Présenter le programme
44
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
45
Assurer les mesures de tension artérielle
3 personnes
46
Distribuer les questionnaires de santé
2 personnes
47
Encadrer les ateliers
3 personnes
48
Annoncer les conférences
49
Soutenir les présentations
2 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Servir des en-cas sains
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Rassembler la vaisselle
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Vérifier les toilettes
56
Réapprovisionner le matériel d'information
2 personnes
57
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
58
Accompagner les derniers visiteurs à la sortie
2 personnes

Suivi

59
Rassembler le matériel de sélection
3 personnes
60
Emballer le matériel d’information
3 personnes
61
Éteindre le matériel de présentation
2 personnes
62
Démonter le matériel du stand
4 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Emballer les restes alimentaires
2 personnes
66
Nettoyer la salle
4 personnes
67
Évacuer les déchets
2 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Ranger le stock restant
2 personnes
70
Gérer les objets trouvés
71
Renvoyer les informations aux visiteurs
72
Collecter les notes de frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 6
Table de comptoir
Chaises pliantesqté 10
Paraventsqté 4
Poubellesqté 8
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portableqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externes rechargeablesqté 4
Glacièresqté 4
Tensiomètresqté 4
Pèse-personnesqté 2
Mètres rubansqté 4
Thermomètresqté 3
Chronomètresqté 3
Présentateur Bluetoothqté 2

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Tapis rafraîchissantsqté 8
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Cuillères à caféqté 40

Décoration

Nappesqté 18
Plantesqté 10
Panneaux d'informationqté 12
Panneaux de directionqté 12
Présentoirs pour cartes nominativesqté 30

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 8
Gantsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque le lieu et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant le salon. Cette marge laisse le temps de confirmer les organisations participantes, les exposants et les fournisseurs.
Construis le programme avant d’envoyer les invitations. Indique pour chaque atelier ou conférence l’horaire, la durée, la salle et le nom de l’intervenant afin d’éviter les changements de dernière minute.
Ouvre les inscriptions 4 à 6 semaines avant l’événement et demande immédiatement les besoins alimentaires. Prépare ensuite les badges nominatifs et les informations des participants à partir d’une liste définitive.
Dessine le plan de salle au moins 10 jours avant l’ouverture. Prévois les tables des exposants, le comptoir d’inscription, les chaises, les paravents et un parcours clairement signalé entre les stands et les ateliers.
Teste les présentations, le vidéoprojecteur, le microphone et les enceintes 2 à 3 jours avant. Pour les dépistages, vérifie séparément les tensiomètres, pèse-personnes, mètres rubans, thermomètres et chronomètres, puis charge les batteries externes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la santé ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, vérifier les autorisations, confirmer les exposants, établir le programme et traiter les inscriptions sans tout concentrer sur les derniers jours.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un salon de la santé ?: Ouvrez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue. Demandez dès le formulaire les coordonnées, la participation aux ateliers et les besoins alimentaires afin de finaliser le catering et les documents d’accueil.
Quand préparer le plan de salle et les emplacements des exposants ?: Préparez une première version 3 à 4 semaines avant, puis validez-la au plus tard 10 jours avant l’événement. Gardez assez d’espace pour les tables, les chaises, les files d’inscription et la circulation vers les ateliers.
Que faut-il tester avant un salon de la santé ?: Effectuez un test complet 2 à 3 jours avant : ordinateur portable, présentations, vidéoprojecteur, écran, microphone, enceinte, rallonges et multiprises. Vérifiez aussi chaque appareil de screening et prévoyez des batteries externes chargées.

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