Eine Gesundheitsmesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Gesundheitsmesse müssen Aussteller, Fachvorträge, Workshops und Besucherführung zusammenpassen. Beginne deshalb mit Saal, Genehmigungen und einem realistischen Zeitplan, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Organisationen, Standbetreiber, Programm und Anmeldung; Technik, Beschilderung und Catering werden anhand des Saalplans konkret. Plane außerdem feste Prüftermine ein: Präsentationen, Stromanschlüsse, Messgeräte und Workshopmaterialien funktionieren am Veranstaltungstag nicht zuverlässig durch Zuruf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Veranstaltungsort und Saal reservieren
2
Genehmigungen prüfen
3
Teilnehmende Organisationen kontaktieren
2 Personen
4
Standbetreiber festlegen
2 Personen
5
Programm zusammenstellen
2 Personen
6
Workshops und Vorträge planen
2 Personen
7
Referenten bestätigen
8
Anmeldeformular erstellen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Werbematerial verteilen
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Freiwillige einplanen
2 Personen
14
Lieferantenabsprachen bestätigen
15
Saalplan erstellen
2 Personen
16
Standplätze zuweisen
2 Personen
17
Route und Beschilderung festlegen
18
Anmeldeschalter vorbereiten
2 Personen
19
Teilnehmerinformationen ausdrucken
2 Personen
20
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
21
Workshopmaterialien zusammenstellen
2 Personen
22
Filmmaterial prüfen
2 Personen
23
Präsentationen testen
2 Personen
24
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
25
Catering bestellen
26
Einkaufen gehen
3 Personen
27
Einkäufe prüfen
2 Personen
28
Getränke kühlen
2 Personen
29
Saal reinigen
3 Personen
30
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
31
Standwände aufstellen
3 Personen
32
Anmeldeschalter einrichten
2 Personen
33
Gesundheitsstände einrichten
6 Personen
34
Workshopraum einrichten
3 Personen
35
Screeningräume abschirmen
2 Personen
36
Präsentationsgeräte anschließen
2 Personen
37
Informationsmaterial auslegen
4 Personen
38
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
39
Buffet und Obst bereitstellen
3 Personen

Event

40
Namensschilder verteilen
2 Personen
41
Besucher empfangen
3 Personen
42
Anmeldungen erfassen
2 Personen
43
Programm vorstellen
44
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
45
Blutdruckmessungen begleiten
3 Personen
46
Gesundheitsfragebögen ausgeben
2 Personen
47
Workshops betreuen
3 Personen
48
Vorträge ankündigen
49
Präsentationen unterstützen
2 Personen
50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
51
Gesunde Snacks servieren
2 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Geschirr sammeln
2 Personen
54
Mülleimer leeren
2 Personen
55
Toiletten kontrollieren
56
Bestand an Informationsmaterial auffüllen
2 Personen
57
Besucherfragen beantworten
2 Personen
58
Letzte Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

59
Screeningsmaterial sammeln
3 Personen
60
Informationsmaterial verpacken
3 Personen
61
Präsentationsgeräte ausschalten
2 Personen
62
Standmaterialien abbauen
4 Personen
63
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Essensreste verpacken
2 Personen
66
Saal reinigen
4 Personen
67
Abfall entsorgen
2 Personen
68
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
69
Restbestand einlagern
2 Personen
70
Fundsachen bearbeiten
71
Besucherinformationen nachsenden
72
Abrechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 18
StühleAnz. 80
StehtischeAnz. 6
Empfangstisch
KlappstühleAnz. 10
ParaventsAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
Tragbarer LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Wiederaufladbare PowerbanksAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
BlutdruckmessgeräteAnz. 4
PersonenwaagenAnz. 2
MessbänderAnz. 4
ThermometerAnz. 3
StoppuhrenAnz. 3
Bluetooth-PresenterAnz. 2

Geschirr

GläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
MesserAnz. 80
GabelnAnz. 80
LöffelAnz. 80
ServierschalenAnz. 8
ServierzangenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
KühlmattenAnz. 8
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
TeelöffelAnz. 40

Dekoration

TischdeckenAnz. 18
PflanzenAnz. 10
InfotafelnAnz. 12
WegweiserAnz. 12
NamenskartenständerAnz. 30

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

PutzeimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Besen und KehrblechAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 12
HanddesinfektionsspenderAnz. 8
HandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere den Saal und kläre mögliche Genehmigungen zuerst. Lege danach sofort fest, wie viele Standflächen, Sitzplätze und Stromanschlüsse tatsächlich verfügbar sind.
Bestätige teilnehmende Organisationen und Referenten schriftlich spätestens 6 bis 8 Wochen vor der Messe. Ohne feste Zusagen bleiben Programm, Standplan und Werbung bis zuletzt unsicher.
Erstelle den Saalplan vor der endgültigen Standplatzvergabe. Plane dabei Empfangstisch, Anmeldeschalter, Workshopbereiche, Fluchtwege sowie eine gut sichtbare Route mit Beschilderung ein.
Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofon und Lautsprecher mindestens 7 Tage vorher im Raum. Prüfe jede Präsentation einmal vollständig und halte Verlängerungskabel sowie geladene Powerbanks bereit.
Schließe Anmeldungen, Ernährungswünsche und Helferplan spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin ab. Drucke Namensschilder, Teilnehmerinformationen und Workshopunterlagen erst danach in der finalen Anzahl.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Gesundheitsmesse organisieren?: Starte idealerweise 4 bis 6 Monate vorher. Saal, Genehmigungen und teilnehmende Organisationen sollten spätestens 12 Wochen vor der Messe feststehen; die letzten zwei Wochen dienen der Kontrolle und Ausgabe aller Informationen.
Wie viele Aussteller passen auf eine Gesundheitsmesse?: Das hängt von Saalgröße, Standmaßen und Fluchtwegen ab, nicht nur von der Raumfläche. Erstelle zuerst einen maßstäblichen Saalplan und reserviere zusätzlich mindestens 10 Prozent der Standflächen als Puffer für Wege, Technik oder kurzfristige Änderungen.
Wann sollte man Referenten und Workshops bestätigen?: Bestätige Referenten und Workshopzeiten 6 bis 8 Wochen vor der Veranstaltung. So bleiben mindestens 4 Wochen für Programm, Einladungen und Werbung; spätestens 7 Tage vorher sollten Präsentationen und Filmmaterial getestet sein.
Wie plant man die Anmeldung bei einer Gesundheitsmesse?: Erstelle das Anmeldeformular etwa 8 Wochen vor dem Termin und bearbeite die Rückmeldungen fortlaufend. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 14 Tage vorher und drucke Namensschilder sowie Teilnehmerinformationen nach dem Anmeldeschluss.

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