Zo organiseer je een gevangenis open dag

Begin met de bezoekersdatum, toestemming van de locatie en de maximale capaciteit. Werk daarna het programma en de rondleidingsroute uit, zodat je weet hoeveel groepen en begeleiders nodig zijn. Regel registratie, bezoekersregels en veiligheidsinstructies voordat je uitnodigingen verstuurt. In de laatste fase stem je medewerkers, vrijwilligers, catering en techniek op elkaar af. Reserveer extra tijd voor toegangscontrole, groepswissels en vragen van bezoekers; daar loopt de planning meestal uit.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Bezoekersdatum vastleggen
2
Toestemming locatie bevestigen
2 personen
3
Bezoekprogramma samenstellen
2 personen
4
Rondleidingsroute controleren
3 personen
5
Bezoekerscapaciteit bepalen
2 personen
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Parkeerplaatsen reserveren
12
Rondleidingsgroepen indelen
2 personen
13
Bevestigingen versturen
14
Bezoekersregels opstellen
2 personen
15
Veiligheidsinstructies controleren
3 personen
16
Nooduitgangen controleren
2 personen
17
Toegankelijkheid controleren
2 personen
18
Fotoregels vastleggen
2 personen
19
Medewerkers indelen
2 personen
20
Vrijwilligers instrueren
3 personen
21
Rondleiders briefen
3 personen
22
Catering bestellen
2 personen
23
Techniek reserveren
24
Naambadges voorbereiden
2 personen
25
Bezoekerslijsten afdrukken
26
Infoborden afdrukken
2 personen
27
Routekaarten afdrukken
2 personen
28
Boodschappen doen
3 personen
29
Dranken koelen
2 personen
30
Hapjes voorbereiden
4 personen
31
Materialen naar locatie brengen
4 personen
32
Locatie openen
3 personen
33
Terrein veiligheidscheck uitvoeren
3 personen
34
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
35
Ontvangstbalie opbouwen
3 personen
36
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
37
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
38
Afscherming plaatsen
4 personen
39
Tent en buitenruimte inrichten
4 personen
40
Presentatiemateriaal klaarzetten
3 personen
41
Geluidsinstallatie testen
2 personen
42
Rondleidingsroute nalopen
4 personen
43
Briefing medewerkers houden
8 personen

Event

44
Ontvangstbalie bemannen
3 personen
45
Bezoekers registreren
3 personen
46
Bezoekersregels toelichten
2 personen
47
Bezoekersgroepen begeleiden
6 personen
48
Rondleidingen verzorgen
6 personen
49
Presentaties verzorgen
3 personen
50
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
51
Toegangscontrole uitvoeren
3 personen
52
Bezoekersstromen begeleiden
4 personen
53
Koffie en thee serveren
3 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Buffet schoonhouden
2 personen
57
Afval verzamelen
2 personen
58
Toiletten controleren
2 personen
59
Route en zalen controleren
3 personen
60
Laatste rondleiding begeleiden
4 personen
61
Bezoekers uitgeleiden
4 personen
62
Ontvangstbalie sluiten
2 personen

Nazorg

63
Catering afbouwen
4 personen
64
Meubilair afbouwen
5 personen
65
Bewegwijzering verwijderen
3 personen
66
Afscherming verwijderen
4 personen
67
Afval afvoeren
3 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Locatie schoonmaken
4 personen
70
Sanitaire ruimtes schoonmaken
2 personen
71
Materialen inventariseren
2 personen
72
Geleende materialen retourneren
2 personen
73
Overgebleven catering opslaan
2 personen
74
Bezoekersgegevens archiveren
75
Gevonden voorwerpen registreren
76
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 100
Buffettafelsaantal 4
Balietafelsaantal 2
Krukkenaantal 8
Kapstokkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12
Opscheplepelsaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Scharenaantal 4
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 10
Tablets voor registratieaantal 3
Barcodelezersaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Buitenlichtslingersaantal 4
Zaklampenaantal 8

Decoratie

Informatiebordenaantal 12
Routepijlenaantal 20
Welkomstbanner
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 120
Lanyardsaantal 120
Polsbandjesaantal 150
Pionnenaantal 24
Afzetlintaantal 6
Dranghekkenaantal 12
Klembordenaantal 8
Balpennenaantal 30
Routekaartenaantal 150
Bezoekersfoldersaantal 150
Bezoekersbadgesaantal 150
Medewerkersbadgesaantal 25
Bezoekerskluisjesleutelsaantal 100

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 6
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Desinfectiedoekjesaantal 8
Handdesinfectieaantal 8
Toiletborstelsaantal 4
Eerstehulpkoffersaantal 2
Branddekensaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal de bezoekerscapaciteit vóór je het aanmeldformulier opent. Deel daarna bezoekers in rondleidingsgroepen in en verstuur bevestigingen met tijdstip, route en bezoekersregels.
Controleer de rondleidingsroute minstens één keer met een begeleider. Noteer nooduitgangen, toegankelijke doorgangen en plekken waar groepen elkaar kunnen kruisen.
Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en geef het definitieve aantal uiterlijk enkele dagen vóór de open dag door aan de catering. Zo voorkom je dat aangepaste maaltijden ontbreken.
Brief rondleiders en vrijwilligers vóór de opening over veiligheidsinstructies, fotoregels en de procedure bij een vertraagde of zoekgeraakte bezoeker. Plan hiervoor een gezamenlijk moment van 30 minuten.
Maak de registratie vooraf klaar met bezoekerslijsten, naambadges en tablets of barcodelezers. Leg verlengsnoeren, stekkerdozen, portofoons en een mobiele geluidsset vóór aanvang op hun vaste plek en test alle apparatuur.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een gevangenis open dag organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken van tevoren met de datum, locatietoestemming, capaciteit en het programma. Open de aanmeldingen pas nadat de route, veiligheidsregels en beschikbare rondleidingsgroepen zijn bevestigd.
Hoeveel bezoekers kunnen er per rondleiding mee?: Dat hangt af van de capaciteit van de locatie en de veiligheidsregels; stel het maximum vooraf schriftelijk vast. Plan vervolgens groepen met een vaste starttijd en houd per groep een actuele bezoekerslijst bij.
Wanneer moet je uitnodigingen voor een gevangenis open dag versturen?: Verstuur uitnodigingen zodra datum, programma, capaciteit en aanmeldprocedure vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Stuur na verwerking van de aanmelding een bevestiging met tijdslot, bezoekersregels en fotoregels.
Wanneer brief je vrijwilligers en rondleiders?: Plan de briefing uiterlijk 1 week vooraf en herhaal de belangrijkste veiligheids- en bezoekersinstructies op de dag zelf. Reserveer daarvoor ongeveer 30 minuten vóór de eerste ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.