Organiser une journée portes ouvertes de prison, étape par étape

Une journée portes ouvertes dans une prison se prépare d’abord comme une visite réglementée, puis comme un événement accueillant. Commencez par obtenir l’autorisation du lieu et valider l’itinéraire, avant d’annoncer une date ou d’ouvrir les inscriptions. La capacité d’accueil, les contrôles de sécurité et la taille des groupes déterminent ensuite tout le planning. Prévoyez aussi du temps pour briefer les guides, le personnel et les bénévoles : les retards viennent souvent d’informations transmises trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Enregistrer la date du visiteur
2
Confirmer l'autorisation du lieu
2 personnes
3
Établir le programme de visite
2 personnes
4
Vérifier l’itinéraire de visite
3 personnes
5
Déterminer la capacité d’accueil
2 personnes
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Réserver des places de parking
12
Répartir les groupes de visite
2 personnes
13
Envoyer les confirmations
14
Rédiger les règles pour les visiteurs
2 personnes
15
Vérifier les consignes de sécurité
3 personnes
16
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
17
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
18
Fixer les règles photo
2 personnes
19
Répartir le personnel
2 personnes
20
Briefer les bénévoles
3 personnes
21
Briefer les guides
3 personnes
22
Commander le catering
2 personnes
23
Réserver la technique
24
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
25
Imprimer les listes de visiteurs
26
Imprimer les panneaux d'information
2 personnes
27
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
28
Faire les courses
3 personnes
29
Refroidir les boissons
2 personnes
30
Préparer les en-cas
4 personnes
31
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
32
Ouvrir le lieu
3 personnes
33
Effectuer le contrôle de sécurité du site
3 personnes
34
Installer les tables et les chaises
5 personnes
35
Installer le bureau d’accueil
3 personnes
36
Monter le buffet traiteur
4 personnes
37
Installer la signalisation
3 personnes
38
Installer la signalisation
4 personnes
39
Aménager la tente et l’espace extérieur
4 personnes
40
Installer le matériel de présentation
3 personnes
41
Tester le système de sonorisation
2 personnes
42
Vérifier le parcours de la visite guidée
4 personnes
43
Réunion de briefing des équipes
8 personnes

Événement

44
Tenir le comptoir d’accueil
3 personnes
45
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
46
Expliquer les règles aux visiteurs
2 personnes
47
Accompagner les groupes de visiteurs
6 personnes
48
Assurer les visites guidées
6 personnes
49
Assurer les présentations
3 personnes
50
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
51
Effectuer le contrôle d’accès
3 personnes
52
Orienter les flux de visiteurs
4 personnes
53
Servir le café et le thé
3 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Maintenir le buffet propre
2 personnes
57
Rassembler les déchets
2 personnes
58
Vérifier les toilettes
2 personnes
59
Vérifier le parcours et les salles
3 personnes
60
Accompagner la dernière visite guidée
4 personnes
61
Reconduire les visiteurs
4 personnes
62
Fermer le bureau d'accueil
2 personnes

Suivi

63
Démonter le catering
4 personnes
64
Démonter le mobilier
5 personnes
65
Retirer la signalétique
3 personnes
66
Retirer le dispositif de séparation
4 personnes
67
Évacuer les déchets
3 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Nettoyer le lieu
4 personnes
70
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
71
Inventorier le matériel
2 personnes
72
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
73
Stocker la restauration restante
2 personnes
74
Archiver les données des visiteurs
75
Enregistrer les objets trouvés
76
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 100
Tables de buffetqté 4
Tables d’accueilqté 2
Tabouretsqté 8
Porte-manteauxqté 3
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Ciseauxqté 4
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 10
Tablettes pour l’enregistrementqté 3
Lecteurs de codes-barresqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineuses d'extérieurqté 4
Lampes de pocheqté 8

Décoration

Panneaux d'informationqté 12
Flèches de directionqté 20
Bannière de bienvenue
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 120
Lanyardsqté 120
Braceletsqté 150
Cônesqté 24
Ruban de balisageqté 6
Barrières de fouleqté 12
Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 30
Cartes d'itinéraireqté 150
Brochures pour les visiteursqté 150
Badges visiteursqté 150
Badges du personnelqté 25
Clés des casiers des visiteursqté 100

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 6
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Lingettes désinfectantesqté 8
Gel hydroalcooliqueqté 8
Brosses de toilettesqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures anti-feuqté 2

Catering

Courses

Conseils

Validez l’itinéraire, les sorties de secours et l’accessibilité avant d’envoyer les invitations. Un parcours annoncé ne doit pas changer après l’ouverture des inscriptions sans prévenir les visiteurs.
Fixez une capacité maximale par créneau et répartissez les visiteurs en groupes avant le jour J. Envoyez les confirmations avec l’heure d’arrivée, les règles de sécurité, l’accès et les consignes photo au moins 3 à 5 jours avant la visite.
Fermez les inscriptions assez tôt pour imprimer les listes, préparer les badges nominatifs et réserver les places de parking. Prévoyez une liste distincte pour les inscriptions modifiées ou incomplètes afin d’éviter les recherches à l’accueil.
Organisez un briefing séparé pour les guides et les bénévoles, idéalement 30 à 45 minutes avant l’ouverture. Donnez à chacun son rôle, le point de rassemblement, la procédure en cas de retard et le canal de communication à utiliser.
Testez l’accueil et la technique avant l’arrivée du premier groupe : tablettes, lecteurs de codes-barres, talkies-walkies, sonorisation et microphones. Installez les tables d’accueil, les badges et les listes dans l’ordre du programme, pas dans l’ordre de livraison.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes de prison ?: Prévoyez au minimum 4 à 6 semaines. Ce délai permet de confirmer l’autorisation du lieu, de valider l’itinéraire, d’ouvrir les inscriptions, de répartir les groupes et de transmettre les règles de sécurité.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les environ 3 à 4 semaines avant la date prévue, puis fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les besoins alimentaires, d’imprimer les listes et d’envoyer les confirmations.
Comment gérer les groupes de visiteurs dans une prison ?: Déterminez d’abord la capacité autorisée, puis répartissez les inscrits par créneaux et par groupes de taille compatible avec l’itinéraire. Communiquez l’heure de convocation de chaque groupe au moins 3 jours à l’avance pour éviter les files à l’accueil.
Quelles règles faut-il communiquer aux visiteurs avant la visite ?: Envoyez les consignes au plus tard avec la confirmation, idéalement 3 à 5 jours avant la journée portes ouvertes. Précisez les contrôles de sécurité, les objets interdits, les règles photo, l’accessibilité, le stationnement et la conduite à tenir en cas de retard.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.