Tag der offenen Tür im Gefängnis organisieren: der Ablauf

Bei einem Tag der offenen Tür im Gefängnis stehen Sicherheit und ein klarer Besucherfluss vor dem Programm. Lege zuerst Datum, Genehmigung, Kapazität und Führungsroute fest, bevor Einladungen verschickt werden. Danach folgen Anmeldung, Sicherheitsinformationen und die Einteilung der Führungsgruppen. Plane außerdem Personal, Technik und Verpflegung so, dass Besucher nicht an Registrierung, Kontrolle oder Buffet warten müssen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Besuchsdatum festlegen
2
Genehmigung der Location bestätigen
2 Personen
3
Besuchsprogramm zusammenstellen
2 Personen
4
Führungsroute kontrollieren
3 Personen
5
Besucherkapazität festlegen
2 Personen
6
Einladungen erstellen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldeformular öffnen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Parkplätze reservieren
12
Führungsgruppen einteilen
2 Personen
13
Bestätigungen versenden
14
Besucherregeln erstellen
2 Personen
15
Sicherheitsanweisungen überprüfen
3 Personen
16
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
17
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
18
Fotoregeln festlegen
2 Personen
19
Mitarbeitende einteilen
2 Personen
20
Freiwillige einweisen
3 Personen
21
Führende briefen
3 Personen
22
Catering bestellen
2 Personen
23
Technik reservieren
24
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
25
Besucherlisten drucken
26
Infotafeln drucken
2 Personen
27
Routenpläne drucken
2 Personen
28
Einkaufen gehen
3 Personen
29
Getränke kühlen
2 Personen
30
Snacks vorbereiten
4 Personen
31
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
32
Location öffnen
3 Personen
33
Gelände-Sicherheitscheck durchführen
3 Personen
34
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
35
Empfangstheke aufbauen
3 Personen
36
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
37
Beschilderung anbringen
3 Personen
38
Absperrung anbringen
4 Personen
39
Zelt und Außenbereich einrichten
4 Personen
40
Präsentationsmaterial bereitlegen
3 Personen
41
Beschallungsanlage testen
2 Personen
42
Führungsroute abgehen
4 Personen
43
Mitarbeiterbriefing abhalten
8 Personen

Event

44
Empfangstheke besetzen
3 Personen
45
Besucher registrieren
3 Personen
46
Besucherregeln erläutern
2 Personen
47
Besuchergruppen begleiten
6 Personen
48
Führungen durchführen
6 Personen
49
Präsentationen halten
3 Personen
50
Besucherfragen beantworten
3 Personen
51
Einlasskontrolle durchführen
3 Personen
52
Besucherströme lenken
4 Personen
53
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
54
Snacks servieren
3 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Buffet sauber halten
2 Personen
57
Abfall sammeln
2 Personen
58
Toiletten kontrollieren
2 Personen
59
Route und Räume kontrollieren
3 Personen
60
Letzte Führung begleiten
4 Personen
61
Besucher verabschieden
4 Personen
62
Empfangstheke schließen
2 Personen

Nachbereitung

63
Catering abbauen
4 Personen
64
Mobiliar abbauen
5 Personen
65
Beschilderung entfernen
3 Personen
66
Absperrung entfernen
4 Personen
67
Abfall entsorgen
3 Personen
68
Geschirr abwaschen
3 Personen
69
Location reinigen
4 Personen
70
Sanitärräume reinigen
2 Personen
71
Materialien inventarisieren
2 Personen
72
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
73
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
74
Besucherdaten archivieren
75
Fundgegenstände registrieren
76
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 100
BuffetischeAnz. 4
TischplattenAnz. 2
HockerAnz. 8
KleiderständerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 150
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServiertablettsAnz. 12
ServierlöffelAnz. 10

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ScherenAnz. 4
ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

Mobiles Soundsystem
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
PowerbanksAnz. 6
FunkgeräteAnz. 10
Tablets für die RegistrierungAnz. 3
Barcode-ScannerAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
AußenlichterkettenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 8

Dekoration

InfotafelnAnz. 12
WegweiserAnz. 20
Willkommensbanner
TischdeckenAnz. 12
NamensschilderAnz. 120
LanyardsAnz. 120
ArmbänderAnz. 150
KegelAnz. 24
AbsperrbandAnz. 6
AbsperrgitterAnz. 12
KlemmbretterAnz. 8
KugelschreiberAnz. 30
RoutenpläneAnz. 150
BesucherbroschürenAnz. 150
BesucherbadgesAnz. 150
MitarbeiterausweiseAnz. 25
BesucherschließfachschlüsselAnz. 100

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 6
BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 20
DesinfektionstücherAnz. 8
HanddesinfektionsmittelAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
LöschdeckenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Klär Datum und Genehmigung zuerst und lege anschließend die maximale Besucherzahl fest. Teile die Kapazität auf feste Führungsgruppen auf, statt freie Rundgänge anzubieten.
Verschicke die Besucherregeln bereits mit der Einladung. Frist für Anmeldungen, Ernährungswünsche und Fotofreigaben sollten mindestens 7 Tage vor dem Termin enden.
Plane die Führungsroute mit einer realistischen Gruppengröße und einer festen Startzeit. Kontrolliere vor dem Einlass Notausgänge, Barrierefreiheit und alle Bereiche, die Besucher betreten.
Besetze Registrierung, Einlass, Führungen und Catering getrennt. Halte Besucherlisten, Namensschilder und Tablets mindestens 60 Minuten vor dem ersten Rundgang bereit.
Bestelle Verpflegung erst nach Ablauf der Anmeldung und rechne Getränke für die tatsächliche Teilnehmerzahl plus etwa 10 Prozent Reserve. Kaffeemaschinen, Thermoskannen und Geschirr müssen vor Beginn getestet und ausgegeben sein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Tag der offenen Tür im Gefängnis planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Genehmigung und Sicherheitsprüfung. Die Anmeldung sollte spätestens 4 Wochen vor dem Termin geöffnet werden.
Wie viele Besucher dürfen gleichzeitig an einer Gefängnisführung teilnehmen?: Die Gruppengröße richtet sich nach der festgelegten Besucherkapazität, der Route und den Sicherheitsvorgaben der Einrichtung. Plane jede Gruppe mit einer festen Startzeit und höchstens 15 bis 20 Minuten Abstand zur nächsten Gruppe.
Wann müssen Besucherregeln und Sicherheitsanweisungen verschickt werden?: Schicke sie mit der Teilnahmebestätigung, spätestens 7 Tage vor dem Besuch. Weise zusätzlich am Einlass noch einmal auf Foto-, Taschen- und Bewegungsregeln hin.
Wie viel Personal braucht man für einen Tag der offenen Tür im Gefängnis?: Plane mindestens eine Person für die Registrierung, eine für den Einlass, eine verantwortliche Führungskraft je Gruppe und eine zentrale Einsatzleitung ein. Bei vier parallelen Gruppen brauchst du daher mindestens 7 eingeplante Personen, bevor Catering und Technik besetzt sind.

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