Cómo organizar una jornada de puertas abiertas de una prisión

Una jornada de puertas abiertas en una prisión necesita más coordinación que una visita convencional. Empieza por obtener la autorización del recinto y fijar el aforo antes de enviar invitaciones o abrir las inscripciones. Después organiza el recorrido, los grupos y las normas de seguridad, y deja la recepción preparada para controlar cada entrada. Este orden evita confirmar más personas de las permitidas o descubrir demasiado tarde que una ruta, salida o zona no es accesible.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Registrar la fecha de visita
2
Confirmar la autorización del recinto
2 personas
3
Elaborar el programa de visitas
2 personas
4
Comprobar la ruta de la visita guiada
3 personas
5
Determinar la capacidad de visitantes
2 personas
6
Redactar invitaciones
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Abrir el formulario de inscripción
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Reservar plazas de aparcamiento
12
Organizar grupos de visita guiada
2 personas
13
Enviar confirmaciones
14
Redactar las normas para visitantes
2 personas
15
Comprobar las instrucciones de seguridad
3 personas
16
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
17
Comprobar la accesibilidad
2 personas
18
Registrar las normas fotográficas
2 personas
19
Asignar al personal
2 personas
20
Instruir a los voluntarios
3 personas
21
Informar a los guías
3 personas
22
Pedir el catering
2 personas
23
Reservar técnica
24
Preparar acreditaciones
2 personas
25
Imprimir listas de visitantes
26
Imprimir carteles informativos
2 personas
27
Imprimir mapas de ruta
2 personas
28
Hacer la compra
3 personas
29
Enfriar bebidas
2 personas
30
Preparar aperitivos
4 personas
31
Llevar materiales al lugar
4 personas
32
Abrir la ubicación
3 personas
33
Realizar una revisión de seguridad del recinto
3 personas
34
Colocar mesas y sillas
5 personas
35
Montar el mostrador de recepción
3 personas
36
Montar el bufé de catering
4 personas
37
Colocar la señalización
3 personas
38
Colocar la barrera
4 personas
39
Montar la carpa y la zona exterior
4 personas
40
Preparar el material de presentación
3 personas
41
Probar el sistema de sonido
2 personas
42
Revisar la ruta de la visita guiada
4 personas
43
Dar la sesión informativa al personal
8 personas

Evento

44
Atender la recepción
3 personas
45
Registrar a los visitantes
3 personas
46
Explicar las normas para visitantes
2 personas
47
Guiar a los grupos de visitantes
6 personas
48
Realizar las visitas guiadas
6 personas
49
Realizar presentaciones
3 personas
50
Responder preguntas de los visitantes
3 personas
51
Realizar el control de acceso
3 personas
52
Guiar el flujo de visitantes
4 personas
53
Servir café y té
3 personas
54
Servir aperitivos
3 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Mantener limpio el buffet
2 personas
57
Recoger la basura
2 personas
58
Comprobar los baños
2 personas
59
Comprobar la ruta y las salas
3 personas
60
Guiar la última visita
4 personas
61
Acompañar a los visitantes a la salida
4 personas
62
Cerrar el mostrador de recepción
2 personas

Seguimiento

63
Desmontar el catering
4 personas
64
Desmontar el mobiliario
5 personas
65
Retirar la señalización
3 personas
66
Retirar el cerramiento
4 personas
67
Retirar los residuos
3 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Limpiar el lugar
4 personas
70
Limpiar los baños
2 personas
71
Inventariar materiales
2 personas
72
Devolver el material prestado
2 personas
73
Guardar la catering sobrante
2 personas
74
Archivar los datos de los visitantes
75
Registrar objetos perdidos
76
Cerrar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 100
Mesas de buffetcant. 4
Mesas de mostradorcant. 2
Taburetescant. 8
Percheroscant. 3
Papeleracant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 150
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de serviciocant. 12
Cucharonescant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Tijerascant. 4
Pinzas de servircant. 8

Equipo

Equipo de sonido móvil
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Baterías externascant. 6
Walkie-talkiescant. 10
Tablets para el registrocant. 3
Lectores de códigos de barrascant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de luces exteriorescant. 4
Linternascant. 8

Decoración

Paneles informativoscant. 12
Flechas de rutacant. 20
Banner de bienvenida
Mantelescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 120
Lanyardscant. 120
Pulserascant. 150
Conoscant. 24
Cinta de balizamientocant. 6
Vallas de control de multitudescant. 12
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 30
Mapas de rutacant. 150
Folletos para visitantescant. 150
Credenciales para visitantescant. 150
Credenciales del personalcant. 25
Llaves de taquillas para visitantescant. 100

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 6
Escobascant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 20
Toallitas desinfectantescant. 8
Desinfectante de manoscant. 8
Escobillas de bañocant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas ignífugascant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la autorización y el aforo antes de publicar la fecha. Trabaja con un número máximo de visitantes por turno y reserva algunas plazas para incidencias o acompañantes autorizados.
Define el recorrido antes de formar los grupos. Comprueba cuánto dura cada visita guiada, dónde se producen los cambios de grupo y qué zonas requieren instrucciones específicas de seguridad o fotografía.
Abre la inscripción con un plazo claro y pregunta desde el primer formulario por preferencias dietéticas y necesidades de accesibilidad. Envía la confirmación cuando la plaza y el horario estén realmente asignados.
Prepara las listas de visitantes, las acreditaciones y el sistema de registro al menos 24 horas antes. Si utilizas tablets o lectores de códigos, prueba la conexión, las baterías y una alternativa en papel.
Asigna funciones concretas al personal y a los voluntarios antes del día de la visita. Los guías deben conocer la ruta y las normas, mientras que recepción necesita controlar llegadas, grupos, aparcamiento y cambios de última hora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que pedir autorización para una jornada de puertas abiertas en una prisión?: Solicítala antes de fijar públicamente la fecha y deja, como mínimo, varias semanas para recibir la confirmación del recinto. No envíes invitaciones hasta tener aprobados el horario, el aforo y las condiciones de seguridad.
¿Cuándo conviene abrir las inscripciones para una visita a una prisión?: Abre el formulario cuando ya estén definidos los turnos, el recorrido y la capacidad de cada grupo. Mantén las inscripciones abiertas durante un plazo concreto y envía la confirmación en cuanto puedas asignar una plaza y un horario.
¿Cuántas personas debe tener cada grupo de visita guiada?: El tamaño depende del aforo autorizado, de la ruta y de las instrucciones del recinto. Divide a los visitantes en grupos que puedan seguir al guía sin bloquear los pasos y fija el número definitivo antes de imprimir las listas.
¿Cuándo hay que enviar las normas a los visitantes?: Envíalas junto con la confirmación de la plaza y vuelve a recordarlas entre 24 y 48 horas antes. Incluye la hora de llegada, el punto de registro, las normas de seguridad y fotografía, la accesibilidad y cualquier restricción del recinto.

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