Zo organiseer je een gastlezing zonder last-minute stress

Begin met de gastspreker en de locatie, en leg daarna pas het programma en de communicatie vast. Een gastlezing vraagt meer voorbereiding dan alleen een presentatie regelen: aanmeldingen, dieetwensen, techniek en ontvangst moeten op elkaar aansluiten. Plan een apart moment om de presentatie te ontvangen en beamer, microfoon en laptop te testen. Op de dag zelf werk je van zaalopbouw naar registratie, briefing en ontvangst van de spreker. Met de taken en benodigdheden op deze pagina houd je die volgorde overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastspreker bevestigen
2
Locatie reserveren
3
Programma vastleggen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Herinnering versturen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Gastsprekerbriefing sturen
9
Presentatie ontvangen
10
Catering bestellen
11
Techniek testen
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Presentatie klaarzetten
14
Dranken koud zetten
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
3 personen
16
Locatie openen
2 personen
17
Zaal controleren
2 personen
18
Tafels opstellen
3 personen
19
Stoelen klaarzetten
3 personen
20
Registratiebalie inrichten
2 personen
21
Techniek aansluiten
2 personen
22
Decoratie ophangen
2 personen
23
Buffet opbouwen
3 personen
24
Briefing ontvangstteam
4 personen

Event

25
Gastspreker ontvangen
2 personen
26
Deelnemers registreren
3 personen
27
Welkomstdrank serveren
2 personen
28
Gastspreker introduceren
29
Gastlezing begeleiden
2 personen
30
Vragenronde begeleiden
2 personen
31
Koffiepauze serveren
3 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Hapjes serveren
3 personen
34
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
35
Gastspreker uitzwaaien
36
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

37
Apparatuur uitschakelen
2 personen
38
Buffet afbouwen
3 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Zaal schoonmaken
3 personen
42
Meubilair terugzetten
3 personen
43
Materialen retourneren
2 personen
44
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Rechthoekige tafelsaantal 8
Statafelsaantal 6
Tafelkleedjesaantal 14
Registratietafel
Sprekersstoel

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatieklikker
Flip-over
Kledingstangenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6
Flessenopenersaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Serveerschalenaantal 10

Decoratie

Naamkaartstandaardsaantal 60
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Programmastandaardaantal 2

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Dweilset
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de gastspreker voordat je uitnodigingen verstuurt. Vraag de presentatie uiterlijk enkele dagen vooraf op, zodat je de inhoud op de laptop kunt zetten en de juiste aansluitingen voor de beamer kunt controleren.
Reserveer de locatie vroeg genoeg voor zowel de lezing als de opbouw. Houd op de dag zelf minimaal 90 minuten vrij voor tafels, stoelen, registratiebalie, techniek en het klaarzetten van het buffet.
Plan techniek niet pas bij de start van de lezing. Test beamer, projectiescherm, draadloze microfoon, luidsprekers, presentatieklikker en verlengkabels vóór de gasten binnenkomen; leg ook een reservekabel klaar.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal door aan de catering. Controleer daarnaast of je genoeg kopjes, waterglazen, borden, bestek en serveerschalen hebt voor het geplande aantal bezoekers.
Brief het ontvangstteam kort vóór de deuren opengaan. Spreek af wie de registratie doet, wie de gastspreker ontvangt en wie tijdens de lezing aanspreekpunt is bij problemen met geluid of presentatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een gastlezing organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de spreker en locatie. Verstuur de uitnodigingen zodra datum, programma en aanmeldwijze vaststaan, meestal 3 tot 4 weken voor de lezing.
Wanneer moet je de presentatie van een gastspreker ontvangen?: Vraag de presentatie uiterlijk 3 werkdagen vooraf op. Test haar daarna op de laptop en beamer en controleer lettertypen, filmpjes, geluid en de presentatieklikker.
Hoeveel tijd heb je nodig om een gastlezing op te bouwen?: Plan minimaal 90 minuten voor de zaalopbouw en techniek. Reken extra tijd als je ook een buffet, registratiebalie, decoratie en meerdere tafels moet klaarzetten.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een gastlezing?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie ongeveer 5 werkdagen voor het evenement. Geef het definitieve aantal en de bijzonderheden daarna meteen aan de catering door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.