Cómo organizar una charla invitada sin contratiempos
Organizar una charla invitada requiere coordinar al ponente, el espacio y la experiencia del público en un orden concreto. Empieza cerrando quién habla y dónde será; después fija el programa, abre las inscripciones y confirma las necesidades técnicas y dietéticas. La última semana sirve para recibir la presentación y probar el equipo, no para decidirlo todo. El día del evento, reserva al menos 90 minutos para preparar la sala, el registro, el buffet y la recepción del ponente.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar ponente invitado
- 2
Reservar el lugar
- 3
Fijar el programa
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Enviar recordatorio
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Enviar la briefing del ponente invitado
- 9
Recibir la presentación
- 10
Pedir el catering
- 11
Probar la técnica
2 personas
- 12
Hacer la compra
2 personas
- 13
Preparar la presentación
- 14
Enfriar las bebidas
2 personas
- 15
Preparar aperitivos
3 personas
- 16
Abrir la ubicación
2 personas
- 17
Comprobar la sala
2 personas
- 18
Montar mesas
3 personas
- 19
Preparar las sillas
3 personas
- 20
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 21
Conectar la técnica
2 personas
- 22
Colgar la decoración
2 personas
- 23
Montar el buffet
3 personas
- 24
Briefing del equipo de recepción
4 personas
Evento
- 25
Recibir al ponente invitado
2 personas
- 26
Registrar a los participantes
3 personas
- 27
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
- 28
Presentar al ponente invitado
- 29
Presentar la charla invitada
2 personas
- 30
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
- 31
Servir la pausa para el café
3 personas
- 32
Rellenar las bebidas
2 personas
- 33
Servir aperitivos
3 personas
- 34
Guiar el cóctel de networking
3 personas
- 35
Despedir al ponente invitado
- 36
Hacer el check-out de participantes
2 personas
Seguimiento
- 37
Apagar el equipo
2 personas
- 38
Desmontar el buffet
3 personas
- 39
Lavar la vajilla
3 personas
- 40
Recoger la basura
2 personas
- 41
Limpiar la sala
3 personas
- 42
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 43
Devolver los materiales
2 personas
- 44
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 60
- Mesas rectangularescant. 8
- Mesas altascant. 6
- Manteles individualescant. 14
- Mesa de registro
- Atril para ponente
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Altavocescant. 2
- Soporte de micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Clic de presentación
- Pizarra de hojas
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Copas de vinocant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Jarras de cafécant. 4
- Jarras de aguacant. 6
- Bandejas de servircant. 10
- Pinzas de servircant. 6
- Abrebotellascant. 3
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chefcant. 3
- Bandejas de servircant. 10
Decoración
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 60
- Arreglos floralescant. 6
- Cartel de bienvenida
- Estructura básica del programacant. 2
Iluminación
- Luces decorativascant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Recogedor y escobacant. 2
- Juego de fregona
- Guantes de limpiezacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma al ponente y el lugar antes de publicar la invitación. Pide el título, la duración, las necesidades técnicas y la presentación definitiva como máximo 3 días antes.
- Cierra las inscripciones 48 horas antes y usa ese número para calcular sillas, vasos, café y comida. Añade un margen de aproximadamente 10 % para llegadas sin aviso o consumiciones extra.
- Envía un recordatorio entre 24 y 48 horas antes con la hora de apertura, la dirección y la duración prevista. Aprovecha ese mensaje para recoger alergias y preferencias dietéticas que aún falten.
- Haz una prueba técnica completa al menos 2 horas antes de la charla: proyector, pantalla, portátil, micrófono inalámbrico, altavoces, cables y clic de presentación. No des por hecho que el portátil del ponente funcionará con el proyector.
- Prepara la recepción con una mesa de registro y asigna a una persona para recibir al ponente. Enfría las bebidas, coloca el buffet y comprueba que haya jarras de agua, tazas, vasos, platos y cubiertos antes de abrir las puertas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una charla invitada?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar al ponente, reservar el lugar y fijar el programa. Deja la última semana para las inscripciones, el catering, la presentación y la prueba técnica.
- ¿Cuándo hay que pedir la presentación del ponente?
- Pídela al menos 3 días antes y pruébala en el portátil y el proyector del lugar. Así todavía tendrás tiempo para corregir formatos, vídeos o problemas de conexión.
- ¿Cuánta comida y bebida se necesita para una charla?
- Calcula una ración de aperitivos por persona y entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora, además de agua y café. Compra o encarga un 10 % adicional cuando la asistencia no esté totalmente cerrada.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?
- Abre el lugar entre 90 y 120 minutos antes del inicio. Ese margen permite colocar sillas y mesas, montar el registro y el buffet, conectar la técnica, enfriar las bebidas y recibir al ponente sin prisas.
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