Einen Gastvortrag Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Gastvortrag entscheidet nicht nur der Inhalt über den Ablauf, sondern auch die Reihenfolge der Vorbereitung. Bestätige zuerst den Gastredner und reserviere den Raum, bevor du Programm und Einladungen festlegst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Briefing und Technik. Plane am Veranstaltungstag genügend Zeit für Aufbau, Präsentationstest und die Begrüßung des Redners ein – besonders bei Beamer, Mikrofon und Catering entstehen sonst kurz vor Beginn unnötige Engpässe.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Gastredner bestätigen
- 2
Location reservieren
- 3
Programm festlegen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Erinnerung senden
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Gastredner-Briefing senden
- 9
Präsentation entgegennehmen
- 10
Catering bestellen
- 11
Technik testen
2 Personen
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Präsentation vorbereiten
- 14
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 15
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 16
Location öffnen
2 Personen
- 17
Saal kontrollieren
2 Personen
- 18
Tische aufstellen
3 Personen
- 19
Stühle aufstellen
3 Personen
- 20
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 21
Technik anschließen
2 Personen
- 22
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 23
Buffet aufbauen
3 Personen
- 24
Briefing des Empfangsteams
4 Personen
Event
- 25
Gastredner empfangen
2 Personen
- 26
Teilnehmer registrieren
3 Personen
- 27
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
- 28
Gastredner vorstellen
- 29
Gastvortrag begleiten
2 Personen
- 30
Fragerunde moderieren
2 Personen
- 31
Kaffeepause servieren
3 Personen
- 32
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 33
Snacks servieren
3 Personen
- 34
Networking-Event betreuen
3 Personen
- 35
Gastredner verabschieden
- 36
Teilnehmer auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 37
Geräte ausschalten
2 Personen
- 38
Buffet abbauen
3 Personen
- 39
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 40
Abfall sammeln
2 Personen
- 41
Saal reinigen
3 Personen
- 42
Möbel zurückstellen
3 Personen
- 43
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 44
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 60
- Rechteckige TischeAnz. 8
- StehtischeAnz. 6
- TischdeckenAnz. 14
- Registrierungstisch
- Rednerpult
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- Kabelloses MikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofonständer
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Präsentationsklicker
- Flipchart
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- WassergläserAnz. 60
- WeingläserAnz. 60
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- KaffeekannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 10
- ServierzangenAnz. 6
- FlaschenöffnerAnz. 3
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierschalenAnz. 10
Dekoration
- NamenskartenständerAnz. 60
- BlumenarrangementsAnz. 6
- Willkommensschild
- ProgrammstandardAnz. 2
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- Wischset
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Hole die Präsentation spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Gastvortrag ein und öffne sie auf dem Veranstaltungs-Laptop. So erkennst du fehlende Schriften, Videos oder Anschlüsse noch vor dem Techniktest.
- Schicke die Erinnerung 1 bis 2 Tage vor der Veranstaltung und frage dabei nicht nur die Teilnahme, sondern auch Ernährungswünsche ab. Die endgültige Cateringmenge lässt sich erst danach zuverlässig festlegen.
- Plane für den Saalaufbau mindestens 60 bis 90 Minuten ein. Tische, Stühle, Registrierungstheke, Rednerpult und Technik brauchen mehr Zeit, als ein kurzer Raumcheck vermuten lässt.
- Teste Beamer, Leinwand, Laptop, Präsentationsklicker und Mikrofon gemeinsam mindestens 30 Minuten vor dem Einlass. Prüfe außerdem Verlängerungskabel, Lautsprecher und Ersatzbatterien, damit der Vortrag nicht mit der Fehlersuche beginnt.
- Stelle Getränke und Snacks erst nach dem Technikaufbau bereit. So bleiben Kaffeekannen, Wasserkannen und Kühlboxen zugänglich, ohne Kabelwege oder den Bereich für die Registrierung zu blockieren.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Gastvortrag organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Bestätigung des Gastredners und der Raumreservierung. Einladungen sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
- Wann sollte die Präsentation des Gastredners vorliegen?
- Fordere die Präsentation spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Vortrag an. Öffne sie vorab auf dem vorgesehenen Laptop und teste alle Videos, Schriftarten und Anschlüsse.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Gastvortrag?
- Plane mindestens 60 bis 90 Minuten für Tische, Stühle, Registrierung, Dekoration, Buffet und Technik ein. Der Techniktest sollte spätestens 30 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.
- Wann soll man das Catering für einen Gastvortrag bestellen?
- Bestelle das Catering, sobald die Anmeldungen und Ernährungswünsche weitgehend feststehen, meist 5 bis 7 Tage vorher. Prüfe am Vortag die Lieferzeit sowie Gläser, Teller, Besteck und Servierutensilien.
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