Organiser une conférence invitée sans improviser

Une conférence invitée se prépare dans un ordre précis : confirmer l’intervenant, réserver la salle, construire le programme, puis gérer les inscriptions et la logistique. Les oublis les plus fréquents concernent le briefing de l’intervenant, les besoins alimentaires et les tests techniques. Prévoyez aussi un accueil distinct pour le public et l’invité d’honneur. Ce plan vous aide à répartir les préparatifs jusqu’à l’ouverture des portes, avec le matériel et les contrôles nécessaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer l'intervenant invité
2
Réserver le lieu
3
Définir le programme
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Envoyer un rappel
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Envoyer le briefing à l’intervenant invité
9
Recevoir la présentation
10
Commander le catering
11
Tester la technique
2 personnes
12
Faire les courses
2 personnes
13
Préparer la présentation
14
Mettre les boissons au frais
2 personnes
15
Préparer les en-cas
3 personnes
16
Ouvrir le lieu
2 personnes
17
Vérifier la salle
2 personnes
18
Installer les tables
3 personnes
19
Installer les chaises
3 personnes
20
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
21
Brancher la technique
2 personnes
22
Installer la décoration
2 personnes
23
Monter le buffet
3 personnes
24
Briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes

Événement

25
Accueil de l’invité d’honneur
2 personnes
26
Enregistrer les participants
3 personnes
27
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
28
Présenter l’invité d’honneur
29
Animer la conférence de l’invité
2 personnes
30
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
31
Servir la pause-café
3 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Servir des amuse-bouches
3 personnes
34
Animer le cocktail networking
3 personnes
35
Faire ses adieux à l’intervenant invité
36
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

37
Éteindre l’équipement
2 personnes
38
Démonter le buffet
3 personnes
39
Faire la vaisselle
3 personnes
40
Rassembler les déchets
2 personnes
41
Nettoyer la salle
3 personnes
42
Remettre le mobilier en place
3 personnes
43
Retourner les matériels
2 personnes
44
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tables rectangulairesqté 8
Tables hautesqté 6
Nappesqté 14
Table d'inscription
Pupitre de conférencier

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Cliqueur de présentation
Paperboard
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6
Tire-bouchonsqté 3

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 10

Décoration

Présentoirs pour cartes nominativesqté 60
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Support du programmeqté 2

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Kit de lavage
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Confirmez l’intervenant avant d’annoncer la conférence, puis envoyez-lui le programme et les consignes pratiques au moins 7 jours avant. Demandez sa présentation dès que possible afin de la tester sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur utilisés sur place.
Fixez une date limite d’inscription 3 à 5 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster le catering, les chaises et les verres.
Testez la technique dans la salle au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Branchez le vidéoprojecteur, l’écran, le micro sans fil, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises, puis vérifiez le son depuis les dernières places.
Organisez la salle avant de monter le buffet : installez les tables, les chaises, le pupitre et le comptoir d’inscription, puis gardez une circulation dégagée vers l’accueil et les boissons. Les carafes d’eau et les verres doivent être prêts avant l’ouverture.
Désignez au moins une personne pour l’accueil et une autre pour accompagner l’intervenant invité. Faites un briefing de 10 minutes avant l’ouverture : horaires, déroulé, inscriptions, besoins particuliers et personne à appeler en cas de problème.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence invitée ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de confirmer l’intervenant, réserver le lieu, ouvrir les inscriptions et régler le catering ainsi que la technique.
Quand envoyer les invitations pour une conférence ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant afin de finaliser les quantités et les besoins alimentaires.
Quand tester le matériel de conférence ?: Faites un premier test dès réception de la présentation, puis un contrôle complet dans la salle au moins 2 heures avant l’accueil. Vérifiez notamment le son, l’image, les branchements et le cliqueur.
Combien de personnes faut-il pour accueillir les invités ?: Prévoyez au minimum 2 personnes pour une conférence de plus de 30 participants : une au comptoir d’inscription et une pour guider l’intervenant et répondre aux questions. Pour un groupe plus important, ajoutez une personne par tranche d’environ 50 participants.

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