Organiser un camp de développement de jeux, étape par étape

Un camp de développement de jeux demande de coordonner à la fois les participants, l’encadrement, le matériel informatique et l’hébergement. Commencez par les inscriptions et les autorisations, puis verrouillez le lieu, les repas et la répartition des accompagnateurs. Le contenu des ateliers et les projets de jeu viennent ensuite, avec un test complet du réseau et des ordinateurs avant l’arrivée du groupe. Cette méthode évite les blocages le premier matin et les informations manquantes côté parents.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des participants
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
2 personnes
4
Vérifier les coordonnées des parents
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Collecter les informations médicales particulières
7
Vérifier les formulaires d’autorisation
2 personnes
8
Envoyer le programme aux parents
9
Envoyer les indications d'accès
10
Réserver le lieu
11
Réserver les salles d’hébergement
12
Coordonner les repas
2 personnes
13
Répartir les accompagnateurs
2 personnes
14
Préparer le contenu de l’atelier
4 personnes
15
Préparer les projets de jeu
3 personnes
16
Vérifier les licences logicielles
2 personnes
17
Créer des comptes
2 personnes
18
Imprimer les feuilles de travail
19
Créer des badges nominatifs
20
Faire les courses
3 personnes
21
Récupérer l'équipement
2 personnes
22
Tester l'équipement
3 personnes
23
Remplir les dossiers des participants
2 personnes
24
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
25
Préparer les dortoirs
4 personnes
26
Installer les tables de travail
4 personnes
27
Brancher les ordinateurs
4 personnes
28
Configurer le réseau
2 personnes
29
Installer le projecteur
2 personnes
30
Tester les présentations
2 personnes
31
Mettre en place le comptoir d’accueil
2 personnes
32
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
33
Accrocher le panneau de bienvenue

Événement

34
Enregistrer les participants
3 personnes
35
Transporter les bagages vers les dortoirs
3 personnes
36
Expliquer les règles du camp
2 personnes
37
Former les équipes
3 personnes
38
Attribuer les postes de travail
3 personnes
39
Animer un atelier d’introduction
3 personnes
40
Servir des amuse-bouches
2 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
42
Servir le dîner
4 personnes
43
Faire travailler les équipes sur des projets
6 personnes
44
Fournir une assistance technique
3 personnes
45
Encadrer le programme du soir
3 personnes
46
Accompagner les participants au lit
4 personnes
47
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
48
Vérifier les postes de travail
2 personnes
49
Animer un atelier de game design
3 personnes
50
Servir le déjeuner
4 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
52
Animer la session de programmation
6 personnes
53
Assurer la pause de l’après-midi
2 personnes
54
Servir le dîner
4 personnes
55
Animer le travail d’équipe
6 personnes
56
Préparer les encas du soir
2 personnes
57
Accompagner le coucher
4 personnes
58
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
59
Animer l'atelier graphique
3 personnes
60
Servir le déjeuner
4 personnes
61
Animer la construction du jeu
6 personnes
62
Encadrer les playtests
4 personnes
63
Servir le dîner
4 personnes
64
Améliorer les projets
6 personnes
65
S’entraîner aux présentations
3 personnes
66
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
67
Vérifier la planification du projet
3 personnes
68
Encadrer la dernière séance de construction
6 personnes
69
Servir le déjeuner
4 personnes
70
Préparer les démonstrations
4 personnes
71
Assurer le briefing du jury
2 personnes
72
Servir le dîner
4 personnes
73
Encadrer les présentations finales
4 personnes
74
Remettre les prix
3 personnes
75
Prendre la photo de groupe finale
2 personnes
76
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
77
Distribuer les formulaires de feedback
2 personnes
78
Faire ranger les participants
4 personnes
79
Rassembler les bagages
3 personnes
80
Enregistrer le départ
3 personnes
81
Accueillir les parents
3 personnes
82
Saluer les participants à leur départ
4 personnes

Suivi

83
Arrêter les ordinateurs
3 personnes
84
Démonter les tables de travail
4 personnes
85
Emballer le matériel
3 personnes
86
Faire la vaisselle
3 personnes
87
Nettoyer la cuisine
2 personnes
88
Nettoyer les dortoirs
4 personnes
89
Rassembler les déchets
3 personnes
90
Remettre le lieu en état
2 personnes
91
Retourner le matériel
2 personnes
92
Ranger les provisions restantes
2 personnes
93
Envoyer les photos des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de travailqté 12
Chaisesqté 36
Chaises de bureauqté 30
Table d’accueil
Tables pliantesqté 4
Porte-manteauxqté 3
Caisses de rangementqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 30
Souris d’ordinateurqté 30
Casquesqté 30
Webcamsqté 12
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Routeurs Wi-Fiqté 3
Switches réseauqté 3
Câbles Ethernetqté 36
Câbles HDMIqté 4
Multiprisesqté 18
Rallongesqté 12
Clés USBqté 12
Disques durs externesqté 2
Chargeurs d’ordinateur portableqté 30
Piles de rechangeqté 24

Matériel informatique

Tableaux blancsqté 4
Marqueurs pour tableau blancqté 24
Blocs à dessinqté 30
Crayonsqté 60
Gommesqté 30
Crayons de couleurqté 12
Règlesqté 12
Bloc-notesqté 36
Stylos à billeqté 60
Post-itqté 12
Badges nominatifsqté 36
Dossiers des participantsqté 30
Ruban adhésifqté 6
Serre-câblesqté 100

Vaisselle

Verres à boireqté 40
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 40
Petits bolsqté 40
Couvertsqté 40

Cuisine

Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 4
Cuillères de serviceqté 6
Bacs de rangementqté 12
Torchonsqté 12
Torchons de cuisineqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chariots de ménageqté 2

Décoration

Panneau d’accueil
Drapeaux d’équipeqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Trophéesqté 3

Éclairage

Lampes de bureauqté 12
Guirlandes lumineusesqté 4

Sécurité

Lampes de pocheqté 8
Gilets réfléchissantsqté 8
Tapis pour rallongesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 2 semaines avant le camp. Il vous restera du temps pour vérifier les coordonnées des parents, les autorisations, les besoins alimentaires et les informations médicales particulières.
Testez chaque ordinateur, casque, souris et chargeur au moins 48 heures avant le début. Vérifiez aussi les licences, les comptes utilisateurs, les connexions Wi-Fi et le réseau filaire avec le nombre réel de postes prévu.
Préparez les projets de jeu avant l’arrivée des participants et prévoyez un support imprimé par personne. Créez également les badges et les dossiers des participants pour réduire l’attente à l’accueil.
Envoyez le programme et les indications d’accès aux parents 5 à 7 jours avant le camp. Précisez les horaires, le matériel éventuellement à apporter, les repas et les règles de l’hébergement.
Organisez l’installation la veille : tables, chaises, postes de travail, câbles, multiprises, projecteur et tableaux blancs. Remplissez les réfrigérateurs et préparez les dortoirs avant l’arrivée du groupe, car ces tâches prennent facilement plusieurs heures.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un camp de développement de jeux ?: Prévoyez au moins 4 semaines pour un petit camp, et 6 à 8 semaines si l’hébergement ou plusieurs salles sont nécessaires. Les inscriptions et autorisations doivent être finalisées environ 2 semaines avant le début.
Quand faut-il tester le matériel informatique du camp ?: Faites un premier contrôle 7 jours avant, puis un test complet 48 heures avant l’ouverture. Testez chaque poste, les logiciels, les comptes, le réseau, les casques, le projecteur et les câbles de remplacement.
Que faut-il demander aux parents lors de l’inscription ?: Demandez les coordonnées, les besoins alimentaires, les informations médicales particulières et les formulaires d’autorisation. Fixez une date limite située au moins 14 jours avant le camp pour relancer les dossiers incomplets.
Quand envoyer le programme et les informations pratiques ?: Envoyez le programme, les indications d’accès et les consignes aux parents 5 à 7 jours avant le camp. Une courte relance 48 heures avant permet de récupérer les dernières autorisations ou informations manquantes.

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