Zo organiseer je een galerie open dag

Begin met een duidelijke datum, openingstijden en een overzicht van het programma. Regel daarna de bezoekersstroom: nodig mensen uit, verwerk aanmeldingen en verzamel dieetwensen voordat je catering bestelt. Selecteer de kunstwerken en plan transport, ophangen en prijsinformatie ruim vóór de open dag. Op de dag zelf werk je van ruimte naar ontvangst: eerst schoonmaken en inrichten, daarna dranken koelen, hapjes voorbereiden en de informatietafel klaarzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Online evenement aanmaken
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Catering reserveren
7
Drankkoeling reserveren
8
Muziekrechten controleren
9
Kunstwerken selecteren
2 personen
10
Kunstwerken transporteren
2 personen
11
Expositieruimte indelen
2 personen
12
Prijslabels afdrukken
13
Informatieteksten afdrukken
14
Gastenlijst controleren
15
Naamstickers voorbereiden
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Galerie grondig schoonmaken
3 personen
18
Dranken koelen
19
Hapjes voorbereiden
3 personen
20
Informatietafel klaarzetten
2 personen
21
Tafels opstellen
3 personen
22
Stoelen en zitplekken plaatsen
2 personen
23
Kunstwerken ophangen
3 personen
24
Prijslabels bevestigen
2 personen
25
Versiering ophangen
2 personen
26
Licht en muziek testen
2 personen
27
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
28
Hapjes op schalen leggen
2 personen
29
Team ontvangen en instrueren

Event

30
Deuren openen en gasten begroeten
3 personen
31
Gasten registreren
2 personen
32
Rondleidingen verzorgen
2 personen
33
Kunstenaars ontvangen
34
Kunstenaarsgesprekken begeleiden
2 personen
35
Hapjes serveren
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Servies verzamelen
2 personen
38
Afvalbakken legen
39
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Kunstwerken controleren
2 personen
41
Kunstwerken veilig verpakken
3 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
43
Decoratie verwijderen
2 personen
44
Servies afwassen
2 personen
45
Galerie schoonmaken
3 personen
46
Afval afvoeren
2 personen
47
Huurmaterialen retourneren
2 personen
48
Kunstwerken terugbrengen
2 personen
49
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 8
Kapstokkenaantal 2
Kleedtafelsaantal 2
Tafelkledenaantal 8

Servies

Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Gebaksbordjesaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8

Decoratie

Vaasjesaantal 12
Bloemstukkenaantal 12
Welkomstbord
Kunstenaarsbordjesaantal 20
Prijskaarthoudersaantal 40
Naamstickersaantal 80
Loperaantal 2

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Bluetoothspeakersaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Laddersaantal 2
Fotocamera

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkaraffenaantal 6
IJsblokhoudersaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Stofzuiger

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Ledlichtsnoerenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het ophangen van de kunstwerken niet op dezelfde dag als de ontvangst. Reserveer hiervoor minimaal één dag eerder, zodat prijslabels en kunstenaarsbordjes nog gecontroleerd kunnen worden.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 5 dagen vóór de open dag. Zo kun je de catering aanpassen en voorkom je dat je op het laatste moment extra hapjes moet regelen.
Maak een looproute voordat je tafels, stoelen en kunstwerken plaatst. Houd bij de ingang ruimte voor een welkomstbord, naamstickers en jassen; een smalle doorgang loopt snel vast.
Koel dranken enkele uren vooraf en controleer of koelboxen, stekkerdozen en verlengkabels op de juiste plek staan. Zet waterglazen en wijnglazen apart klaar, zodat de ontvangst niet ophoudt bij het inschenken.
Leg informatieteksten, prijslabels en prijstkaarthouders in één controle-ronde naast de werken. Controleer elk werk op titel, kunstenaar en prijs voordat bezoekers binnenkomen; ontbrekende informatie wordt tijdens een drukke open dag vaak vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een galerie open dag organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, openingstijden, uitnodigingen en het online evenement. Plan de kunstselectie, catering en het transport uiterlijk 2 weken vooraf; de laatste week gebruik je voor labels, informatieteksten en de gastenlijst.
Hoeveel drank heb je nodig voor een galerie open dag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, inclusief water, koffie en wijn. Voeg bij een open dag van 3 uur nog ongeveer 1 drankje per persoon per extra uur toe en koel de dranken enkele uren vooraf.
Wanneer moet je de kunstwerken ophangen voor een open dag?: Hang de kunstwerken bij voorkeur 1 dag vóór de open dag op. Dan heb je nog tijd om de belichting, looproute, prijslabels en kunstenaarsbordjes te controleren zonder bezoekers in de ruimte.
Hoeveel stoelen en tafels heb je nodig bij een galerie open dag?: Zet zitplekken voor ongeveer 10 tot 15 procent van het verwachte bezoekersaantal tegelijk klaar; de meeste bezoekers lopen rond. Plan daarnaast minimaal 1 informatietafel en voldoende tafelruimte voor glazen, hapjes en naamstickers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.