Organiser une journée portes ouvertes de galerie, étape par étape

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un parcours simple : annoncer les horaires, gérer les inscriptions, préparer les œuvres, puis installer l’accueil et les espaces de visite. Commencez par confirmer la sélection d’œuvres et les contraintes alimentaires avant de réserver le traiteur et le refroidissement des boissons. La dernière semaine doit servir aux textes, aux étiquettes et à la liste des invités. Le jour J, gardez au moins deux heures pour le nettoyage final, l’accrochage et la mise en place.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et les horaires d'ouverture
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Créer un événement en ligne
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Réserver le catering
7
Réserver le refroidissement des boissons
8
Vérifier les droits musicaux
9
Sélectionner les œuvres d'art
2 personnes
10
Transporter les œuvres d’art
2 personnes
11
Aménager l’espace d’exposition
2 personnes
12
Imprimer les étiquettes de prix
13
Imprimer les textes d’information
14
Vérifier la liste des invités
15
Préparer les étiquettes nominatives
16
Faire les courses
2 personnes
17
Nettoyer la galerie en profondeur
3 personnes
18
Refroidir les boissons
19
Préparer les en-cas
3 personnes
20
Installer la table d’information
2 personnes
21
Installer les tables
3 personnes
22
Installer les chaises et les places assises
2 personnes
23
Accrocher les œuvres
3 personnes
24
Fixer les étiquettes de prix
2 personnes
25
Suspendre la décoration
2 personnes
26
Tester l’éclairage et la musique
2 personnes
27
Préparer le café et le thé
2 personnes
28
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
29
Accueillir l'équipe et la briefer

Événement

30
Ouvrir les portes et accueillir les invités
3 personnes
31
Enregistrer les invités
2 personnes
32
Assurer les visites guidées
2 personnes
33
Accueil des artistes
34
Animer les échanges avec les artistes
2 personnes
35
Servir des amuse-bouches
2 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Rassembler la vaisselle
2 personnes
38
Vider les poubelles
39
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

40
Contrôler les œuvres
2 personnes
41
Emballer les œuvres d’art en toute sécurité
3 personnes
42
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
43
Retirer la décoration
2 personnes
44
Faire la vaisselle
2 personnes
45
Nettoyer la galerie
3 personnes
46
Évacuer les déchets
2 personnes
47
Retourner les matériels de location
2 personnes
48
Rapporter les œuvres d'art
2 personnes
49
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 8
Porte-manteauxqté 2
Tables de maquillageqté 2
Nappesqté 8

Vaisselle

Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 50
Assiettes à pâtisserieqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8

Décoration

Petits vasesqté 12
Compositions floralesqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux des artistesqté 20
Supports de prixqté 40
Étiquettes nominativesqté 80
Tapis rougeqté 2

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Échellesqté 2
Appareil photo

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Thermosqté 4
Carafes d'eauqté 6
Supports pour glaçonsqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Aspirateur

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes LEDqté 4

Catering

Courses

Conseils

Publiez la date et les horaires au moins trois semaines à l’avance, puis envoyez les invitations et créez l’événement en ligne. Fixez une date limite d’inscription cinq jours avant l’ouverture afin de transmettre un nombre fiable au traiteur.
Terminez la sélection des œuvres au moins dix jours avant l’événement. Cela laisse le temps d’organiser leur transport, de préparer les textes d’information et d’imprimer les étiquettes de prix sans travailler dans l’urgence.
Prévoyez un passage séparé pour l’accueil : table d’information, liste des invités, étiquettes nominatives et panneau d’accueil doivent être installés avant l’arrivée du public. Placez aussi les porte-manteaux près de l’entrée pour éviter les regroupements dans la salle.
Réservez le traiteur et le matériel de boissons au plus tard une semaine à l’avance. Refroidissez les boissons quelques heures avant l’ouverture et comptez environ deux verres par visiteur si la fréquentation est répartie sur trois heures.
Gardez les deux dernières heures pour l’installation : tables, chaises, accrochage, étiquettes, décoration et nettoyage en profondeur. Testez également les rallonges, multiprises, machines à café et haut-parleurs avant l’ouverture, pas au moment où les premiers invités arrivent.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance annoncer une journée portes ouvertes de galerie ?: Annoncez la date et les horaires au moins trois semaines à l’avance. Envoyez un rappel cinq à sept jours avant, avec les informations d’inscription et les horaires précis d’ouverture.
Quand faut-il réserver le traiteur pour une galerie ?: Réservez le traiteur environ une semaine avant la journée portes ouvertes, une fois les premières inscriptions comptabilisées. Confirmez le nombre final de personnes et les besoins alimentaires au plus tard cinq jours avant.
Combien de temps faut-il pour installer une galerie avant l’ouverture ?: Prévoyez au moins deux heures le jour même pour le nettoyage, l’accrochage, les tables, les chaises, la signalétique et les boissons. Si plusieurs œuvres doivent être transportées ou accrochées, ajoutez une heure de marge.
Quand imprimer les étiquettes de prix et les textes des œuvres ?: Imprimez-les trois à cinq jours avant l’événement, après validation définitive de la sélection. Gardez une copie numérique et quelques exemplaires vierges pour corriger rapidement une erreur de prix ou de texte.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.