Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en una galería

Una jornada de puertas abiertas funciona mejor cuando separas la preparación en tres fases: convocatoria, montaje y atención al público. Empieza fijando la fecha y el horario, creando las inscripciones y preguntando por preferencias dietéticas antes de reservar el catering. Después coordina las obras, las etiquetas y la distribución de la sala. El día anterior deja listas las bebidas, la información y la limpieza; el mismo día, monta el espacio y comprueba que cada pieza y cada precio estén en su sitio.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Publicar la fecha y el horario de apertura
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Crear evento en línea
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Reservar el catering
7
Reservar la refrigeración de bebidas
8
Comprobar los derechos de música
9
Seleccionar obras de arte
2 personas
10
Transportar obras de arte
2 personas
11
Distribuir el espacio de exposición
2 personas
12
Imprimir etiquetas de precio
13
Imprimir textos informativos
14
Comprobar la lista de invitados
15
Preparar etiquetas con nombres
16
Hacer la compra
2 personas
17
Limpiar a fondo la galería
3 personas
18
Enfriar bebidas
19
Preparar aperitivos
3 personas
20
Preparar la mesa de información
2 personas
21
Montar mesas
3 personas
22
Colocar mesas y asientos
2 personas
23
Colgar obras de arte
3 personas
24
Fijar las etiquetas de precio
2 personas
25
Colgar la decoración
2 personas
26
Probar luces y sonido
2 personas
27
Preparar café y té
2 personas
28
Poner los aperitivos en bandejas
2 personas
29
Recibir e instruir al equipo

Evento

30
Abrir las puertas y dar la bienvenida a los invitados
3 personas
31
Registrar a los invitados
2 personas
32
Realizar las visitas guiadas
2 personas
33
Recibir a los artistas
34
Guiar las charlas con los artistas
2 personas
35
Servir aperitivos
2 personas
36
Rellenar las bebidas
2 personas
37
Recoger la vajilla
2 personas
38
Vaciar los contenedores de basura
39
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

40
Revisar las obras de arte
2 personas
41
Empaquetar las obras de arte de forma segura
3 personas
42
Recoger mesas y sillas
3 personas
43
Retirar la decoración
2 personas
44
Lavar la vajilla
2 personas
45
Limpiar la galería
3 personas
46
Retirar los residuos
2 personas
47
Devolver el material alquilado
2 personas
48
Devolver las obras
2 personas
49
Enviar mensajes de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 2
Mesas de maquillajecant. 2
Mantelescant. 8

Vajilla

Vasos para aguacant. 60
Copas de vinocant. 60
Tazas de cafécant. 50
Platos de postrecant. 50
Cubiertoscant. 50
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 8

Decoración

Jarroncitoscant. 12
Arreglos floralescant. 12
Cartel de bienvenida
Carteles para artistascant. 20
Portatarjetas de preciocant. 40
Pegatinas con nombrecant. 80
Alfombra rojacant. 2

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 3
Altavoces Bluetoothcant. 2
Regletascant. 4
Cables alargadorescant. 4
Escalerascant. 2
Cámara de fotos

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Termoscant. 4
Jarras de aguacant. 6
Cubiterascant. 3

Limpieza

Papeleracant. 6
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Aspiradora

Iluminación

Luces decorativascant. 8
Guirnaldas de luces LEDcant. 4

Catering

Compras

Consejos

Publica la fecha y el horario con suficiente antelación y abre las inscripciones desde el principio. Pide también las preferencias dietéticas al registrarse para no tener que perseguir respuestas la última semana.
Cierra primero la selección y el transporte de las obras, y después distribuye el espacio. Deja margen para colgar las piezas, fijar las etiquetas de precio y corregir la circulación de visitantes.
Reserva el catering y la refrigeración de bebidas antes de conocer el número definitivo, pero confirma las cantidades cuando cierres la lista de invitados. Enfría las bebidas con varias horas de antelación, no justo antes de abrir.
Prepara por separado la mesa de información y la zona de recepción. Ten listas las etiquetas con nombres, los textos informativos, los carteles para artistas y los portatarjetas de precio antes de empezar el montaje.
Haz una revisión final de la galería con una lista breve: limpieza, iluminación, cables, escaleras retiradas, bebidas, aperitivos y precios visibles. Reserva al menos 60 minutos entre el final del montaje y la llegada del primer visitante.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes y abre las inscripciones al mismo tiempo. Haz una comprobación final de asistentes entre 3 y 5 días antes para ajustar el catering y las etiquetas con nombres.
¿Cuándo se deben colgar las obras y colocar las etiquetas de precio?: Coloca las obras al menos un día antes si es posible, especialmente si también tienes que transportar piezas. Fija las etiquetas de precio después de decidir la distribución definitiva y revísalas de nuevo el día de la apertura.
¿Cuánta bebida hay que preparar para una inauguración de galería?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua, café y té. Ajusta la cantidad cuando cierres la lista de invitados y enfría las bebidas como mínimo 4 horas antes.
¿Qué hay que revisar justo antes de abrir la galería?: Haz la revisión final entre 60 y 90 minutos antes: comprueba la lista de invitados, la mesa de información, los textos, los precios, los aperitivos, las bebidas y la circulación por la sala. Retira escaleras y cables de las zonas de paso antes de recibir al público.

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