Einen Tag der offenen Tür in der Galerie organisieren
Bei einem Tag der offenen Tür müssen Ausstellung, Besucherempfang und Bewirtung gleichzeitig funktionieren. Beginne mit Datum und Öffnungszeiten, verschicke Einladungen und richte die Online-Anmeldung früh ein. Danach folgen Catering, Getränkekühlung, Kunstwerke und Raumaufteilung. Kurz vor der Eröffnung zählen vor allem lesbare Preisschilder, geprüfte Gästelisten, gekühlte Getränke und ein sauberer Infotisch. Der Ablauf unten hilft dir, die typischen Engpässe in der richtigen Reihenfolge zu vermeiden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Öffnungszeiten veröffentlichen
- 2
Einladungen verschicken
2 Personen
- 3
Online-Event erstellen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Catering reservieren
- 7
Getränkekühlung reservieren
- 8
Musikrechte prüfen
- 9
Kunstwerke auswählen
2 Personen
- 10
Kunstwerke transportieren
2 Personen
- 11
Ausstellungsraum einteilen
2 Personen
- 12
Preisschilder drucken
- 13
Informationstexte drucken
- 14
Gästeliste prüfen
- 15
Namensaufkleber vorbereiten
- 16
Einkaufen gehen
2 Personen
- 17
Galerie gründlich reinigen
3 Personen
- 18
Getränke kühlen
- 19
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 20
Infotisch aufbauen
2 Personen
- 21
Tische aufstellen
3 Personen
- 22
Stühle und Sitzplätze aufstellen
2 Personen
- 23
Kunstwerke aufhängen
3 Personen
- 24
Preisschilder anbringen
2 Personen
- 25
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 26
Licht und Musik testen
2 Personen
- 27
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 28
Häppchen auf Platten anrichten
2 Personen
- 29
Team empfangen und einweisen
Event
- 30
Türen öffnen und Gäste begrüßen
3 Personen
- 31
Gäste registrieren
2 Personen
- 32
Führungen durchführen
2 Personen
- 33
Künstler empfangen
- 34
Künstlergespräche begleiten
2 Personen
- 35
Snacks servieren
2 Personen
- 36
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 37
Geschirr sammeln
2 Personen
- 38
Mülleimer leeren
- 39
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 40
Kunstwerke überprüfen
2 Personen
- 41
Kunstwerke sicher verpacken
3 Personen
- 42
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 43
Dekoration entfernen
2 Personen
- 44
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 45
Galerie reinigen
3 Personen
- 46
Abfall entsorgen
2 Personen
- 47
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 48
Kunstwerke zurückbringen
2 Personen
- 49
Dankesnachrichten versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 40
- BarhockerAnz. 8
- KleiderständerAnz. 2
- UmkleidetischeAnz. 2
- TischdeckenAnz. 8
Geschirr
- WassergläserAnz. 60
- WeingläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 50
- TortenplattenAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
Dekoration
- VasenAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 12
- Willkommensschild
- Künstler-SchilderAnz. 20
- PreisschildhalterAnz. 40
- NamensaufkleberAnz. 80
- LäuferAnz. 2
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- LeiternAnz. 2
- Fotokamera
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkaraffenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 3
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- WischsetsAnz. 2
- EimerAnz. 3
- Staubsauger
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 8
- LED-LichterkettenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Veröffentliche Datum und Öffnungszeiten mindestens drei bis vier Wochen vorher. Verschicke die Einladungen nicht erst nach der Online-Veranstaltung, sondern erfasse Anmeldungen, Ernährungswünsche und die erwartete Besucherzahl laufend.
- Reserviere Catering und Getränkekühlung spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin. Plane Getränke für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Portionen pro Person und rechne Wasser zusätzlich ein.
- Lege die Raumaufteilung fest, bevor du Kunstwerke transportierst oder aufhängst. Lass Wege, Infotisch und Sitzplätze so frei, dass Besucher nicht vor Bildern oder am Eingang stehen bleiben.
- Drucke Preisschilder und Informationstexte mindestens drei Tage vorher. Prüfe jedes Schild direkt am Kunstwerk und halte zusätzliche Preisschildhalter sowie Namensaufkleber für kurzfristige Änderungen bereit.
- Plane den Aufbau am Veranstaltungstag rückwärts von der Öffnungszeit: zuerst reinigen und Möbel stellen, danach Kunstwerke und Beschilderung anbringen, zuletzt Getränke kühlen, Snacks vorbereiten und den Infotisch bestücken. Eine Endkontrolle 30 Minuten vor Beginn findet fehlende Gläser, Kabel oder Schilder noch rechtzeitig.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür in einer Galerie planen?
- Beginne etwa vier bis sechs Wochen vor dem Termin mit Datum, Öffnungszeiten, Einladungen und der Online-Anmeldung. Catering, Getränkekühlung und Musikrechte solltest du spätestens 10 bis 14 Tage vorher klären.
- Wie viele Getränke braucht man bei einem Galerie-Tag der offenen Tür?
- Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen, zusätzlich zu Wasser. Bei längeren Öffnungszeiten ergänzt du die Menge für jede weitere Stunde und kühlst einen Teil vorab, nicht alles erst kurz vor Einlass.
- Wann sollte man Preisschilder und Informationstexte drucken?
- Drucke beides mindestens drei Tage vor der Eröffnung. So bleibt Zeit, Schreibfehler, Preisänderungen oder fehlende Künstlerangaben zu korrigieren und die Schilder anschließend den richtigen Kunstwerken zuzuordnen.
- Was muss 30 Minuten vor der Eröffnung geprüft werden?
- Kontrolliere Eingangsbereich, Gästeliste, Namensaufkleber, Infotisch, Sitzplätze und alle Kunstwerke. Prüfe außerdem gekühlte Getränke, Gläser, Snacks, Musik, Beleuchtung und Verlängerungskabel, damit während des Einlasses nichts mehr aufgebaut werden muss.
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