Zo organiseer je een galaconcert zonder verrassingen

Een galaconcert vraagt om twee plannen die tegelijk moeten kloppen: het concertprogramma en de avond eromheen. Begin met datum, locatie en artiesten, en werk daarna terug vanaf de gewenste aanvangstijd. Techniek, repetities, catering en ontvangst hebben elk hun eigen deadline. Vooral technische wensen, dieetinformatie en leveringen worden vaak te laat bevestigd. Met een draaiboek per uur en één gecontroleerde gastenlijst houd je het overzicht tot aan de laatste soundcheck.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Concertprogramma samenstellen
3 personen
3
Artiesten contracteren
2 personen
4
Repetities plannen
2 personen
5
Technische wensen verzamelen
2 personen
6
Geluidsinstallatie reserveren
7
Verlichting reserveren
8
Catering reserveren
2 personen
9
Fotograaf reserveren
10
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Parkeerinformatie versturen
15
Programma laten drukken
16
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
17
Tafelschikking maken
2 personen
18
Artiestenlijst controleren
19
Draaiboek afdrukken
2 personen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Leveringen bevestigen
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Programma's sorteren
2 personen
24
Catering voorbereiden
4 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Podiumvloer controleren
2 personen
27
Geluidsapparatuur ontvangen
3 personen
28
Verlichting ontvangen
2 personen
29
Podium opbouwen
5 personen
30
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
31
Podiumverlichting opbouwen
3 personen
32
Stoelen en tafels plaatsen
5 personen
33
Tafeldecoratie plaatsen
3 personen
34
Entreebalie inrichten
2 personen
35
Garderobe inrichten
2 personen
36
Buffet opstellen
4 personen
37
Kleedkamers inrichten
2 personen
38
Artiesten ontvangen
2 personen
39
Catering klaarzetten
4 personen
40
Programma's neerleggen
2 personen
41
Technische soundcheck uitvoeren
5 personen
42
Artiesten laten inzingen
3 personen
43
Lichtstanden testen
3 personen
44
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
45
Briefing cateringteam geven
4 personen

Event

46
Deuren openen
4 personen
47
Gasten ontvangen
4 personen
48
Jassen aannemen
2 personen
49
Welkomstdrank serveren
3 personen
50
Openingswoord verzorgen
51
Eerste concertdeel begeleiden
3 personen
52
Pauzedrankjes serveren
4 personen
53
Hapjes serveren
4 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Tweede concertdeel begeleiden
3 personen
56
Dinerbuffet openen
4 personen
57
Diner serveren
5 personen
58
Buffet bijvullen
3 personen
59
Servies afruimen
3 personen
60
Derde concertdeel begeleiden
3 personen
61
Koffie en thee serveren
3 personen
62
Dessert serveren
3 personen
63
Dranken bijvullen
2 personen
64
Slotoptreden begeleiden
3 personen
65
Dankwoord uitspreken
66
Afscheidsgift uitdelen
2 personen
67
Gasten uitgeleiden
4 personen
68
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
69
Overgebleven eten koelen
2 personen

Nazorg

70
Geluidsapparatuur uitschakelen
3 personen
71
Lichtapparatuur uitschakelen
2 personen
72
Servies verzamelen
4 personen
73
Afval verzamelen
3 personen
74
Locatie schoonmaken
5 personen
75
Keuken schoonmaken
3 personen
76
Meubilair afbreken
4 personen
77
Decoratie verwijderen
3 personen
78
Geluidsapparatuur afbreken
4 personen
79
Verlichting afbreken
3 personen
80
Servies afwassen
3 personen
81
Koelboxen legen
2 personen
82
Geleende spullen controleren
2 personen
83
Materialen retourneren
3 personen
84
Artiesten uitchecken
2 personen
85
Gevonden voorwerpen verzamelen
86
Foto's en bestanden verzamelen
87
Bedankberichten versturen
2 personen
88
Facturen controleren
2 personen
89
Borg en materialen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrappenaantal 2
Podiumrok
Receptietafelsaantal 3
Ronde dinertafelsaantal 18
Stoelenaantal 180
Buffettafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 4
Kleedkamertafelsaantal 4

Servies

Wijnglazenaantal 220
Waterglazenaantal 220
Champagneglazenaantal 200
Koffiekopjesaantal 180
Dinerbordenaantal 220
Dessertbordenaantal 220
Soepkommenaantal 180
Dinerbesteksetsaantal 220
Opscheplepelsaantal 24
Koffielepeltjesaantal 220
Serveerplateausaantal 30
Karaffenaantal 30

Apparatuur

Mengpaneel
Podiumluidsprekersaantal 4
Podiummonitorenaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 6
Muzieklessenaarsaantal 12
Instrumentkabelsaantal 16
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Stroomhaspelsaantal 4
Laptop voor muziek
Muziekstandaardlampjesaantal 12
Kledingstomersaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 12
Podiumprofielenaantal 6
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Sfeerverlichtingaantal 24
Batterijlantaarnsaantal 12

Decoratie

Tafellopersaantal 18
Tafelkledenaantal 18
Bloemstukkenaantal 18
Menukaartenaantal 180
Welkomstbord
Programmafoldersaantal 220
Naamkaartjesaantal 180
Tafelnummersaantal 18
Afscheidsgeschenkenaantal 180

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 12
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stofzuigeraantal 2
Afwasborstelsaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 8
Toiletborstelsaantal 6
Papieren handdoekdispensersaantal 6
Bordjes garderobenummeringaantal 220

Catering

Boodschappen

Tips

Leg technische wensen uiterlijk 4 weken vooraf vast met alle artiesten. Noteer per optreden de microfoons, DI-boxen, muzieklessenaars, monitoren en aansluitingen; zo reserveer je niet alleen een mengpaneel en luidsprekers, maar ook de juiste bekabeling.
Plan de repetities vóór je de definitieve avondindeling maakt. Reserveer op de concertdag minimaal 2 uur voor opbouw en soundcheck, plus een aparte ruimte met tafels voor artiesten en instrumenten.
Sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen voor het galaconcert. Verwerk daarna dieetwensen, tafelschikking, naamkaartjes en parkeerinformatie in één gastenoverzicht; wijzigingen op de dag zelf veroorzaken snel fouten bij de catering.
Bestel drukwerk pas nadat het programma en de artiestenlijst zijn gecontroleerd. Laat programma's, naamkaartjes en draaiboeken minimaal 3 werkdagen voor de uitvoering binnen zijn, zodat je tijd hebt om te sorteren en ontbrekende namen te herstellen.
Bevestig alle leveringen 48 uur vooraf en controleer dezelfde dag je boodschappenlijst. Koel dranken enkele uren voor ontvangst, en tel glazen, borden, bestek en stoelen per tafel na voordat gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een galaconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en artiesten. Reserveer techniek, catering en fotograaf uiterlijk 6 tot 8 weken voor de avond, omdat deze onderdelen vaak minder flexibel beschikbaar zijn.
Wanneer plan je de soundcheck van een galaconcert?: Plan de soundcheck minimaal 2 uur vóór de ontvangst van de gasten. Trek extra tijd uit als er meerdere artiesten, draadloze microfoons of instrumenten met DI-boxen worden gebruikt; iedere act moet afzonderlijk getest worden.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een galaconcert?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen voor het evenement. Gebruik die laatste periode om dieetwensen, parkeerinformatie, naamkaartjes en de tafelschikking definitief te maken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een galaconcert?: Reken op minimaal 3 uur voor podiumdelen, podiumrok, stoelen, tafels, verlichting en geluidsapparatuur. Voeg minstens 30 minuten buffer toe voor kabels, microfoonstatieven, muzieklessenaars en een laatste controle van het draaiboek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.