Organiser un concert de gala, étape par étape

Un concert de gala demande de coordonner la scène, les artistes, les invités et le dîner sans laisser les détails techniques au dernier moment. Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez le programme avant d’engager les artistes et les prestataires. Les répétitions, le son et l’éclairage doivent être planifiés autour du déroulé réel de la soirée. En parallèle, suivez les inscriptions, les besoins alimentaires et la mise en place du repas pour que l’accueil reste fluide le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme du concert
3 personnes
3
Engager les artistes
2 personnes
4
Planifier les répétitions
2 personnes
5
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
6
Réserver la sono
7
Réserver l’éclairage
8
Réserver le catering
2 personnes
9
Réserver le photographe
10
Concevoir les invitations
2 personnes
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Envoyer les infos de parking
15
Faire imprimer le programme
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Établir le plan de table
2 personnes
18
Vérifier la liste des artistes
19
Imprimer le déroulé
2 personnes
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Confirmer les livraisons
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Trier les programmes
2 personnes
24
Préparer le service traiteur
4 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
27
Réceptionner le matériel de sonorisation
3 personnes
28
Réceptionner l’éclairage
2 personnes
29
Monter la scène
5 personnes
30
Installer le système de sonorisation
4 personnes
31
Installer l’éclairage de la scène
3 personnes
32
Installer les chaises et les tables
5 personnes
33
Mettre en place la décoration de table
3 personnes
34
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
35
Aménager le vestiaire
2 personnes
36
Installer le buffet
4 personnes
37
Aménager les vestiaires
2 personnes
38
Accueillir les artistes
2 personnes
39
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
40
Déposer les programmes
2 personnes
41
Effectuer la balance technique
5 personnes
42
Faire répéter les artistes
3 personnes
43
Tester les réglages d'éclairage
3 personnes
44
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
45
Donner le briefing à l'équipe catering
4 personnes

Événement

46
Ouvrir les portes
4 personnes
47
Accueillir les invités
4 personnes
48
Prendre les vestes
2 personnes
49
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
50
Faire le discours d’ouverture
51
Accompagner la première partie du concert
3 personnes
52
Servir les boissons de la pause
4 personnes
53
Servir des amuse-bouches
4 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
56
Ouvrir le buffet du dîner
4 personnes
57
Servir le dîner
5 personnes
58
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
59
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
60
Accompagner la troisième partie du concert
3 personnes
61
Servir le café et le thé
3 personnes
62
Servir le dessert
3 personnes
63
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
64
Encadrer la prestation de clôture
3 personnes
65
Prononcer le discours de remerciement
66
Distribuer le cadeau d’adieu
2 personnes
67
Accompagner les invités à la sortie
4 personnes
68
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
69
Réfrigérer les restes
2 personnes

Suivi

70
Éteindre le matériel sonore
3 personnes
71
Éteindre l'éclairage
2 personnes
72
Rassembler la vaisselle
4 personnes
73
Rassembler les déchets
3 personnes
74
Nettoyer le lieu
5 personnes
75
Nettoyer la cuisine
3 personnes
76
Démonter le mobilier
4 personnes
77
Retirer la décoration
3 personnes
78
Démonter le matériel audio
4 personnes
79
Démonter l’éclairage
3 personnes
80
Faire la vaisselle
3 personnes
81
Vider les glacières
2 personnes
82
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
83
Retourner les matériels
3 personnes
84
Faire le check-out des artistes
2 personnes
85
Rassembler les objets trouvés
86
Rassembler les photos et les fichiers
87
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
88
Vérifier les factures
2 personnes
89
Gérer la caution et le matériel

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Jupe de scène
Tables de réceptionqté 3
Tables rondes de dînerqté 18
Chaisesqté 180
Tables de buffetqté 6
Portantsqté 4
Tables de logeqté 4

Vaisselle

Verres à vinqté 220
Verres à eauqté 220
Verres à champagneqté 200
Tasses à caféqté 180
Assiettes de dînerqté 220
Assiettes à dessertqté 220
Bol à soupeqté 180
Sets de couverts pour le dînerqté 220
Louchesqté 24
Petites cuillères à caféqté 220
Plateaux de serviceqté 30
Carafesqté 30

Équipement

Table de mixage
Enceintes de scèneqté 4
Moniteurs de scèneqté 4
Microphones sans filqté 6
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 6
Pupitres de musiqueqté 12
Câbles d'instrumentsqté 16
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Enrouleurs électriquesqté 4
Ordinateur portable pour la musique
Lampes de pupitreqté 12
Défroisseurs vapeurqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Profils de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Éclairage d’ambianceqté 24
Lampes à pilesqté 12

Décoration

Chemins de tableqté 18
Nappesqté 18
Compositions floralesqté 18
Cartes de menuqté 180
Panneau d’accueil
Brochures du programmeqté 220
Badges nominatifsqté 180
Numéros de tableqté 18
Cadeaux d’adieuqté 180

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Aspirateurqté 2
Brosses à vaisselleqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Brosses de toilettesqté 6
Distributeurs de serviettes en papierqté 6
Panneaux de numérotation du vestiaireqté 220

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant de réserver les artistes et la technique : prévoyez une durée précise pour chaque intervention, ainsi que les changements de plateau et les pauses.
Planifiez les répétitions suffisamment tôt pour vérifier les microphones, les retours de scène, les boîtiers DI, les câbles et les pupitres. Gardez au moins une répétition complète avec le déroulé final.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant le gala. Utilisez ces données pour établir le plan de table, les badges nominatifs et les quantités du traiteur.
Confirmez les livraisons et les horaires d’installation 48 heures avant l’événement. Cela concerne notamment la sonorisation, l’éclairage, les éléments de scène, les tables, les chaises et la vaisselle.
Préparez le jour J en séparant les documents et le matériel par usage : programmes et badges à l’accueil, déroulé imprimé en coulisses, boissons refroidies et service traiteur prêts avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de gala ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver les artistes et les prestataires, de planifier les répétitions, d’envoyer les invitations et de confirmer le repas.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un concert de gala ?: Envoyez-les 6 à 8 semaines avant la date prévue. Fixez la clôture des inscriptions environ 10 jours avant le gala afin d’avoir le temps de gérer les réponses, les badges et les besoins alimentaires.
Quand réserver la sonorisation et l’éclairage d’un concert de gala ?: Réservez-les dès que le lieu et le programme sont définis, idéalement 6 à 8 semaines à l’avance. Transmettez ensuite les besoins techniques des artistes et confirmez les horaires d’installation 48 heures avant l’événement.
Que faut-il vérifier la veille d’un concert de gala ?: Vérifiez la liste des artistes, le déroulé, les livraisons, le plan de table, les inscriptions et la liste des courses. Refroidissez les boissons et assurez-vous que le traiteur, la scène, la sonorisation et les documents seront prêts avant l’accueil.

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