Cómo organizar un concierto de gala sin perder el control

Un concierto de gala necesita dos planes coordinados: el artístico y el operativo. Empieza por fijar la fecha y el lugar, cierra el programa y confirma a los artistas antes de contratar sonido, iluminación y catering. Después trabaja hacia atrás desde la apertura de puertas: ensayos, montaje técnico, recepción, servicio de mesa y atención a invitados. Las últimas comprobaciones deben centrarse en listas, entregas, programas impresos y necesidades dietéticas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Elaborar el programa del concierto
3 personas
3
Contratar artistas
2 personas
4
Planificar los ensayos
2 personas
5
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
6
Reservar el equipo de sonido
7
Reservar la iluminación
8
Reservar el catering
2 personas
9
Reservar fotógrafo
10
Diseñar invitaciones
2 personas
11
Enviar invitaciones
2 personas
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Enviar la información de aparcamiento
15
Imprimir el programa
16
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
17
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
18
Comprobar la lista de artistas
19
Imprimir el plan de trabajo
2 personas
20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
21
Confirmar entregas
2 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Clasificar los programas
2 personas
24
Preparar el catering
4 personas
25
Enfriar bebidas
2 personas
26
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
27
Recibir el equipo de sonido
3 personas
28
Recibir la iluminación
2 personas
29
Montar el escenario
5 personas
30
Montar el sistema de sonido
4 personas
31
Montar la iluminación del escenario
3 personas
32
Colocar sillas y mesas
5 personas
33
Colocar la decoración de la mesa
3 personas
34
Montar el mostrador de entrada
2 personas
35
Montar el guardarropa
2 personas
36
Montar el bufé
4 personas
37
Preparar los vestuarios
2 personas
38
Recibir a los artistas
2 personas
39
Preparar la restauración
4 personas
40
Colocar los programas
2 personas
41
Realizar la prueba técnica de sonido
5 personas
42
Hacer que los artistas calienten la voz
3 personas
43
Probar los modos de iluminación
3 personas
44
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
45
Dar briefing al equipo de catering
4 personas

Evento

46
Abrir las puertas
4 personas
47
Recibir a los invitados
4 personas
48
Recibir abrigos
2 personas
49
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
50
Dar el discurso de apertura
51
Coordinar la primera parte del concierto
3 personas
52
Servir bebidas del descanso
4 personas
53
Servir aperitivos
4 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Acompañar la segunda parte del concierto
3 personas
56
Abrir el bufé de la cena
4 personas
57
Servir la cena
5 personas
58
Reponer el bufé
3 personas
59
Recoger la vajilla
3 personas
60
Acompañar el tercer tramo del concierto
3 personas
61
Servir café y té
3 personas
62
Servir el postre
3 personas
63
Rellenar las bebidas
2 personas
64
Coordinar la actuación final
3 personas
65
Dar las gracias
66
Entregar el regalo de despedida
2 personas
67
Despedir a los invitados
4 personas
68
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
69
Refrigerar la comida sobrante
2 personas

Seguimiento

70
Apagar el equipo de sonido
3 personas
71
Apagar la iluminación
2 personas
72
Recoger la vajilla
4 personas
73
Recoger la basura
3 personas
74
Limpiar el lugar
5 personas
75
Limpiar la cocina
3 personas
76
Desmontar el mobiliario
4 personas
77
Retirar la decoración
3 personas
78
Desmontar el equipo de sonido
4 personas
79
Desmontar la iluminación
3 personas
80
Lavar la vajilla
3 personas
81
Vaciar neveras portátiles
2 personas
82
Comprobar los objetos prestados
2 personas
83
Devolver los materiales
3 personas
84
Hacer el check-out de los artistas
2 personas
85
Recoger objetos perdidos
86
Recopilar fotos y archivos
87
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
88
Revisar las facturas
2 personas
89
Gestionar la fianza y los materiales

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escaleras del escenariocant. 2
Falda de escenario
Mesas de recepcióncant. 3
Mesas redondas de comedorcant. 18
Sillascant. 180
Mesas de buffetcant. 6
Percheroscant. 4
Mesas de vestuariocant. 4

Vajilla

Copas de vinocant. 220
Vasos para aguacant. 220
Copas de champáncant. 200
Tazas de cafécant. 180
Platos de cenacant. 220
Platos de postrecant. 220
Tazones para sopacant. 180
Juegos de cubiertos para cenacant. 220
Cucharonescant. 24
Cucharillas de cafécant. 220
Bandejas para servircant. 30
Jarrascant. 30

Equipo

Mesa de mezclas
Altavoces del escenariocant. 4
Monitores de escenariocant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 8
Cajas DIcant. 6
Atriles de músicacant. 12
Cables de instrumentoscant. 16
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Enrollacablescant. 4
Portátil para música
Luces para atril de músicacant. 12
Vaporizadores de ropacant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Perfiles de escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 4
Controlador de luces
Iluminación ambientalcant. 24
Linternas a pilascant. 12

Decoración

Manteles runnerscant. 18
Mantelescant. 18
Arreglos floralescant. 18
Cartas del menúcant. 180
Cartel de bienvenida
Folletos del programacant. 220
Tarjetas de nombrecant. 180
Números de mesacant. 18
Regalos de despedidacant. 180

Cocina

Bandejas para mantener calientecant. 8
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 12
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 8

Limpieza

Papeleracant. 10
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Aspiradoracant. 2
Cepillos para fregarcant. 6
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Escobillas de bañocant. 6
Dispensadores de toallas de papelcant. 6
Placas con numeración del guardarropacant. 220

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de reservar el equipo técnico. El número de artistas, micrófonos, atriles, monitores y cambios de escenario determina el montaje y los ensayos.
Planifica los ensayos con horarios por agrupación y deja un bloque final para la prueba completa. Reserva tiempo específico para comprobar micrófonos inalámbricos, monitores, cajas DI y cables.
Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y entrégalas al catering con varios días de margen. No dejes la distribución de mesas, sillas y tarjetas de nombre para el mismo momento de la recepción.
Envía la información de aparcamiento junto con la invitación o la confirmación de inscripción. Así reduces consultas el día del concierto y puedes preparar la recepción con una lista actualizada.
Programa el montaje y las entregas antes de imprimir el plan de trabajo. Confirma cada entrega el día anterior, enfría las bebidas con antelación y prepara los programas clasificados por zona o punto de acceso.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de gala?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios artistas y necesitas reservar equipo, catering y fotógrafo. Las invitaciones deberían salir al menos 4 semanas antes, para disponer de tiempo para inscripciones y preferencias dietéticas.
¿Cuándo hay que contratar el sonido y la iluminación?: Resérvalos en cuanto el programa esté suficientemente definido, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Envía las necesidades técnicas de los artistas antes de cerrar el pedido, especialmente si se usan monitores, cajas DI o micrófonos inalámbricos.
¿Cuánto tiempo necesita el montaje antes de un concierto de gala?: Reserva como mínimo 4 horas para montar escenario, sonido, iluminación, mesas y recepción, y añade tiempo para la prueba técnica. Si hay varios cambios de agrupación o un catering sentado, planifica 6 horas o más.
¿Cuándo se imprimen los programas y las tarjetas de nombre?: Imprime los programas cuando el repertorio y los nombres estén confirmados, idealmente entre 3 y 5 días antes. Las tarjetas de nombre pueden prepararse al mismo tiempo, pero comprueba la lista de asistentes después de cerrar las inscripciones.

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