So organisierst du ein Gala-Konzert

Bei einem Gala-Konzert müssen künstlerischer Ablauf, Bühnentechnik und festlicher Empfang von Anfang an zusammenpassen. Beginne mit Datum, Ort und Konzertprogramm, bevor du Künstler, Technik und Catering verbindlich buchst. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die genaue Planung von Sitzordnung, Programmheften und Service. In den letzten Tagen geht es vor allem darum, Lieferungen, Künstlerliste, Drehbuch, Getränke und die technische Einrichtung gegenzuprüfen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Konzertprogramm zusammenstellen
3 Personen
3
Künstler buchen
2 Personen
4
Proben planen
2 Personen
5
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
6
Tonanlage reservieren
7
Beleuchtung reservieren
8
Catering reservieren
2 Personen
9
Fotograf buchen
10
Einladungen gestalten
2 Personen
11
Einladungen verschicken
2 Personen
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Parkinformationen versenden
15
Programm drucken lassen
16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
17
Tischordnung erstellen
2 Personen
18
Künstlerliste prüfen
19
Drehbuch ausdrucken
2 Personen
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Lieferungen bestätigen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Programme sortieren
2 Personen
24
Catering vorbereiten
4 Personen
25
Getränke kühlen
2 Personen
26
Bühnenboden prüfen
2 Personen
27
Tonausrüstung empfangen
3 Personen
28
Beleuchtung erhalten
2 Personen
29
Bühne aufbauen
5 Personen
30
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
31
Bühnenbeleuchtung aufbauen
3 Personen
32
Stühle und Tische aufstellen
5 Personen
33
Tischdekoration aufstellen
3 Personen
34
Eingangstresen einrichten
2 Personen
35
Garderobe einrichten
2 Personen
36
Buffet aufbauen
4 Personen
37
Umkleidekabinen einrichten
2 Personen
38
Künstler empfangen
2 Personen
39
Catering bereitstellen
4 Personen
40
Programme auslegen
2 Personen
41
Technischen Soundcheck durchführen
5 Personen
42
Künstler einsingen lassen
3 Personen
43
Lichtmodi testen
3 Personen
44
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
45
Briefing für das Catering-Team geben
4 Personen

Event

46
Türen öffnen
4 Personen
47
Gäste empfangen
4 Personen
48
Jacken entgegennehmen
2 Personen
49
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
50
Eröffnungsrede halten
51
Ersten Teil des Konzerts begleiten
3 Personen
52
Pausengetränke servieren
4 Personen
53
Snacks servieren
4 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Zweiten Konzertteil betreuen
3 Personen
56
Abendbuffet eröffnen
4 Personen
57
Abendessen servieren
5 Personen
58
Buffet nachfüllen
3 Personen
59
Geschirr abräumen
3 Personen
60
Dritten Konzertteil begleiten
3 Personen
61
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
62
Dessert servieren
3 Personen
63
Getränke nachfüllen
2 Personen
64
Abschlussauftritt begleiten
3 Personen
65
Dankeswort sprechen
66
Abschiedsgeschenk verteilen
2 Personen
67
Gäste verabschieden
4 Personen
68
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
69
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen

Nachbereitung

70
Tonanlage ausschalten
3 Personen
71
Lichttechnik ausschalten
2 Personen
72
Geschirr sammeln
4 Personen
73
Abfall sammeln
3 Personen
74
Location reinigen
5 Personen
75
Küche reinigen
3 Personen
76
Möbel abbauen
4 Personen
77
Dekoration entfernen
3 Personen
78
Tonanlage abbauen
4 Personen
79
Beleuchtung abbauen
3 Personen
80
Geschirr abwaschen
3 Personen
81
Kühlboxen leeren
2 Personen
82
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
83
Materialien zurückgeben
3 Personen
84
Künstler auschecken
2 Personen
85
Fundsachen sammeln
86
Fotos und Dateien sammeln
87
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
88
Rechnungen prüfen
2 Personen
89
Kaution und Materialien abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
BühnentreppenAnz. 2
Bühnenrock
EmpfangstischeAnz. 3
Runde EsstischeAnz. 18
StühleAnz. 180
BuffetischeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 4
UmkleidetischeAnz. 4

Geschirr

WeingläserAnz. 220
WassergläserAnz. 220
ChampagnergläserAnz. 200
KaffeetassenAnz. 180
Dinner-TellerAnz. 220
DesserttellerAnz. 220
SuppenschalenAnz. 180
Abendbesteck-SetsAnz. 220
ServierlöffelAnz. 24
KaffeelöffelAnz. 220
ServierplattenAnz. 30
KaraffenAnz. 30

Ausstattung

Mischpult
BühnenlautsprecherAnz. 4
BühnemonitoreAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 8
DI-BoxenAnz. 6
NotenpulteAnz. 12
InstrumentenkabelAnz. 16
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabeltrommelnAnz. 4
Laptop für Musik
NotenständerleuchtenAnz. 12
KleiderdampferAnz. 2

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
BühnenprofileAnz. 6
LichtstativeAnz. 4
Lichtcontroller
StimmungsbeleuchtungAnz. 24
BatterielaternenAnz. 12

Dekoration

TischläuferAnz. 18
TischdeckenAnz. 18
BlumenarrangementsAnz. 18
SpeisekartenAnz. 180
Willkommensschild
ProgrammhefteAnz. 220
NamensschilderAnz. 180
TischnummernAnz. 18
AbschiedsgeschenkeAnz. 180

Küche

WarmhaltebehälterAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 12
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
StaubsaugerAnz. 2
SpülbürstenAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 6
PapierhandtuchspenderAnz. 6
Schilder zur GarderobennummerierungAnz. 220

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Programm fest, bevor du Tonanlage, Beleuchtung und Bühne reservierst. Für jedes Stück sollten Besetzung, benötigte Mikrofone, DI-Boxen, Notenpulte und Instrumentenkabel dokumentiert sein.
Plane die Proben rückwärts vom Einlass und reserviere den Technikcheck separat. Rechne für Aufbau und Soundcheck mindestens 2 bis 3 Stunden ein, damit Funkmikrofone, Monitore und Lautsprecher getestet werden können.
Verschicke Einladungen früh genug, um Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Konzert abzuschließen. Erst danach lassen sich Tischordnung, Namensschilder und Cateringmengen zuverlässig festlegen.
Bestätige alle Lieferungen 2 bis 3 Tage vorher und prüfe dabei nicht nur die Menge, sondern auch Gläser, Geschirr, Mobiliar und Kabel. Fehlende Bühnentreppen, Verlängerungskabel oder Servierplatten fallen am Veranstaltungstag besonders spät auf.
Bereite am Vortag Programme, Künstlerliste und Drehbuch vor und kühle die Getränke rechtzeitig. Sortiere die Programme nach Sitz- oder Empfangsbereich und lege einen festen Verantwortlichen für Catering, Garderobe und Künstlerbetreuung fest.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Gala-Konzert organisieren?: Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Datum, Ort, Programm und Künstlerbuchungen. Technik, Catering und Einladungen sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert verbindlich geplant sein.
Wann muss das Konzertprogramm feststehen?: Das Programm sollte mindestens 8 Wochen vor dem Termin feststehen, wenn Künstler und Technik gebucht werden. Für Einladungen und gedruckte Programme brauchst du eine finale Fassung spätestens 3 bis 4 Wochen vorher.
Wie viel Zeit braucht der Technikaufbau bei einem Gala-Konzert?: Plane für Bühne, Mischpult, Lautsprecher, Monitore und Mikrofone mindestens 2 bis 3 Stunden Aufbau ein. Ein zusätzlicher Soundcheck von 60 bis 90 Minuten verhindert, dass technische Änderungen erst während des Einlasses auffallen.
Wann sollte man Catering und Getränke festlegen?: Reserviere das Catering etwa 6 bis 8 Wochen vorher und melde die endgültige Personenzahl 5 bis 7 Tage vor dem Konzert. Getränke sollten spätestens am Vortag gekühlt werden; empfindliche Speisen kommen erst am Veranstaltungstag an.

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