Zo organiseer je een G-toernooi zonder last-minute problemen

Begin met de datum, locatie en deelnemende teams; pas daarna kun je het wedstrijdschema betrouwbaar maken. Verzamel teamgegevens en dieetwensen via één aanmeldformulier en leg scheidsrechters, vrijwilligers en wedstrijdbegeleiding vroeg vast. Controleer sportmateriaal en EHBO-materiaal niet pas op de ochtend zelf. Met duidelijke parkeerinformatie, teamtafels, kleedkamers en een compleet toernooikistje weten deelnemers en begeleiders vooraf waar ze aan toe zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum bevestigen
2
Deelnemende teams uitnodigen
2 personen
3
Aanmeldformulier publiceren
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Teamgegevens controleren
2 personen
7
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
8
Scheidsrechters vastleggen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Locatie reserveren
11
Kleedkamers reserveren
12
Wedstrijdbegeleiding bevestigen
13
Parkeerinformatie versturen
14
Toernooi-informatie versturen
15
Deelnemerslijst afdrukken
16
Wedstrijdformulieren afdrukken
17
Certificaten voorbereiden
2 personen
18
Boodschappen bestellen
19
Sportmateriaal controleren
2 personen
20
EHBO-materiaal controleren
21
Boodschappen ophalen
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Catering portioneren
2 personen
25
Toernooikisten samenstellen
2 personen
26
Veldindeling uitzetten
4 personen
27
Doelen plaatsen
4 personen
28
Veldlijnen controleren
2 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
30
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
31
Cateringbalie inrichten
3 personen
32
Kleedkamers controleren
2 personen
33
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
34
Geluid testen
2 personen
35
Toernooimaterialen klaarleggen
2 personen
36
Vrijwilligers instrueren
3 personen
37
Scheidsrechters instrueren
2 personen

Event

38
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
39
Teams registreren
3 personen
40
Teambegeleiders ontvangen
2 personen
41
Wedstrijdschema toelichten
42
Opening verzorgen
2 personen
43
Wedstrijden begeleiden
6 personen
44
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
45
Wedstrijdtijden omroepen
46
Ballenkarren verplaatsen
2 personen
47
Waterpunten controleren
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Maaltijden uitgeven
4 personen
52
Dieetmaaltijden apart houden
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten controleren
2 personen
55
Eindstanden controleren
2 personen
56
Prijzen uitreiken
3 personen
57
Afsluiting omroepen
58
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

59
Servies verzamelen
3 personen
60
Keuken schoonmaken
3 personen
61
Velden opruimen
4 personen
62
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Kleedkamers controleren
2 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Materialen veilig opbergen
3 personen
68
Geleende spullen retourneren
2 personen
69
Overgebleven voedsel opruimen
2 personen
70
Verloren voorwerpen registreren
71
Deelnemers informeren over gevonden spullen
72
Foto's met deelnemers delen
73
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Teamtafelsaantal 8
Bankjesaantal 12
Partytentenaantal 2
Kapstokkenaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 16
Reservevoetballenaantal 4
Mini-doelenaantal 8
Pionnenaantal 60
Veldmarkeringshoedjesaantal 40
Afschermnettenaantal 4
Reservehesjesaantal 40
Aanvoerdersbandenaantal 8
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 4
Scorebordenaantal 4
Wedstrijdklokkenaantal 4
Ballennettenaantal 4
Pompenaantal 3
Reservebalnaaldenaantal 10
Trainingsladderaantal 2
Kleedkamerhangersaantal 80

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Oplaadbare powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 60
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Schenkkannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Voedselbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Toernooihekdoekenaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 8
Teamtafelbordjesaantal 8
Welkomstbord
Pennenbakjesaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalzakhoudersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afwasborstelsaantal 4
Droogdoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Wegwerpwashandjesaantal 100

Catering

Boodschappen

Papierwaren

Deelnemerslijstenaantal 10
Wedstrijdformulierenaantal 80
Programmaboekjesaantal 120
Pennenaantal 30
Watervaste stiftenaantal 12
Klembordenaantal 12
Certificatenaantal 120
Prijzenaantal 8
Puntenkaartenaantal 20
Polsbandjesaantal 150
Naamstickersaantal 150
Routebordjesaantal 12
Inschrijfformulierenaantal 30

Veiligheid

Koelkompressenaantal 12
Reddingsdekensaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 6
Nooddekensaantal 4
Afzetlintaantal 4
Kabelgotenaantal 20
Antislipmattenaantal 8

Tips

Plan het wedstrijdschema pas nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd. Controleer per team het aantal spelers, de contactpersoon en eventuele ondersteuningsbehoeften, zodat je geen schema opnieuw hoeft te maken.
Leg scheidsrechters, vrijwilligers en wedstrijdbegeleiding uiterlijk twee weken voor het toernooi vast. Maak daarna een indeling per tijdsblok en geef iedereen een duidelijk aanspreekpunt.
Controleer sportmateriaal per veld en leg reservevoetballen, reservehesjes, fluitjes, stopwatches en reservebalnaalden apart klaar. Zo hoef je bij een defecte bal of ontbrekend hesje niet tijdens een wedstrijd te zoeken.
Verstuur parkeerinformatie en de praktische toernooi-informatie minstens 7 dagen vooraf. Vermeld daarin ook de kleedkamers, aankomsttijd, teamtafels en wie deelnemers bij vragen kunnen aanspreken.
Regel catering op basis van het definitieve aantal deelnemers en verzamel dieetwensen vóór je boodschappen bestelt. Koel dranken vooraf, portioneer hapjes en zet water, thermoskannen en waterkokers op een vaste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een G-toernooi organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen voor teams. Leg scheidsrechters, vrijwilligers en wedstrijdbegeleiding uiterlijk 2 weken voor de toernooidag vast.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een G-toernooi?: Maak het schema nadat de aanmeldingen zijn gesloten en de teamgegevens zijn gecontroleerd, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Houd rekening met rustmomenten, begeleiding en de beschikbare velden.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een G-toernooi?: Reken per wedstrijdveld op minimaal één wedstrijdbegeleider en organiseer daarnaast ontvangst, catering en EHBO. Bij meerdere velden is een centrale coördinator nodig die de planning en wijzigingen bewaakt.
Wanneer verstuur je de informatie naar deelnemers?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor het toernooi. Verstuur een korte herinnering 1 tot 2 dagen vooraf met aankomsttijd, parkeerinformatie, locatie van de kleedkamers en een contactnummer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.