Cómo organizar el Torneo G sin perder el control

Empieza por cerrar la fecha y el lugar, incluidos los vestuarios, antes de abrir las inscripciones. Después confirma los equipos, recoge sus datos y preferencias dietéticas, y prepara un calendario que puedan consultar con antelación. Mientras se acerca el torneo, asigna árbitros y voluntarios, revisa el material deportivo y reúne la compra. El día anterior deja listas las cajas del torneo, enfría las bebidas y porciona el catering; así no tendrás que improvisar entre partidos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha del torneo
2
Invitar a los equipos participantes
2 personas
3
Publicar el formulario de inscripción
4
Gestionar inscripciones
2 personas
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Comprobar los datos del equipo
2 personas
7
Elaborar el calendario de competición
2 personas
8
Contratar árbitros
9
Asignar voluntarios
2 personas
10
Reservar el lugar
11
Reservar vestuarios
12
Confirmar la asistencia al concurso
13
Enviar la información de aparcamiento
14
Enviar información del torneo
15
Imprimir la lista de participantes
16
Imprimir los formularios de competición
17
Preparar los certificados
2 personas
18
Pedir la compra
19
Comprobar el material deportivo
2 personas
20
Comprobar el material de primeros auxilios
21
Recoger la compra
2 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Preparar aperitivos
3 personas
24
Porcionar el catering
2 personas
25
Preparar las cajas del torneo
2 personas
26
Trazar la distribución del campo
4 personas
27
Colocar las porterías
4 personas
28
Comprobar las líneas del campo
2 personas
29
Colocar mesas y sillas
4 personas
30
Montar el mostrador de recepción
2 personas
31
Montar el mostrador de catering
3 personas
32
Comprobar los vestuarios
2 personas
33
Colocar la señalización
2 personas
34
Probar el sonido
2 personas
35
Preparar el material del torneo
2 personas
36
Instruir a los voluntarios
3 personas
37
Instruir a los árbitros
2 personas

Evento

38
Atender la recepción
2 personas
39
Registrar equipos
3 personas
40
Recibir a los coordinadores de equipo
2 personas
41
Explicar el programa de competición
42
Encargarse de la inauguración
2 personas
43
Supervisar las competiciones
6 personas
44
Llevar el control de la clasificación
2 personas
45
Anunciar los tiempos de la competición
46
Trasladar los carros de pelotas
2 personas
47
Comprobar los puntos de agua
2 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Servir café y té
2 personas
50
Servir aperitivos
3 personas
51
Servir las comidas
4 personas
52
Mantener separadas las comidas de dieta
53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
54
Comprobar los baños
2 personas
55
Comprobar las clasificaciones finales
2 personas
56
Entregar premios
3 personas
57
Anunciar el cierre
58
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

59
Recoger la vajilla
3 personas
60
Limpiar la cocina
3 personas
61
Recoger el campo
4 personas
62
Reunir material deportivo
3 personas
63
Recoger mesas y sillas
4 personas
64
Comprobar los vestuarios
2 personas
65
Recoger la basura
3 personas
66
Limpiar el lugar
4 personas
67
Guardar los materiales de forma segura
3 personas
68
Devolver los objetos prestados
2 personas
69
Retirar la comida sobrante
2 personas
70
Registrar objetos perdidos
71
Informar a los participantes sobre objetos encontrados
72
Compartir fotos con los participantes
73
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas de equipocant. 8
Bancoscant. 12
Carpas de fiestacant. 2
Percheroscant. 4

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 16
Balones de fútbol de reservacant. 4
Miniporteríascant. 8
Conoscant. 60
Conos de marcaje de campocant. 40
Redes de proteccióncant. 4
Chalecos de repuestocant. 40
Brazaletes de capitáncant. 8
Silbatoscant. 8
Cronómetroscant. 4
Marcadorescant. 4
Relojes de competicióncant. 4
Redes para pelotascant. 4
Bombascant. 3
Agujas de reserva para balonescant. 10
Escalera de entrenamientocant. 2
Perchas del vestuariocant. 80

Equipo

Equipo de sonido móvil
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Terminales de pagocant. 2
Baterías externas recargablescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 60
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 16
Jarras de servircant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Jarras medidorascant. 2
Bandejas de comidacant. 12
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Pinzas de servircant. 8
Acumuladores de fríocant. 20

Decoración

Banners para vallas del torneocant. 4
Guirnaldascant. 8
Carteles de mesa del equipocant. 8
Cartel de bienvenida
Portalápicescant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 10
Soportes para bolsas de basuracant. 6
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Cepillos para fregarcant. 4
Paños de secadocant. 12
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Manoplas desechablescant. 100

Catering

Compras

Artículos de papel

Listas de participantescant. 10
Formularios de competicióncant. 80
Programascant. 120
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores permanentescant. 12
Portapapelescant. 12
Certificadoscant. 120
Premioscant. 8
Tarjetas de puntuacióncant. 20
Pulserascant. 150
Pegatinas con nombrecant. 150
Carteles de rutacant. 12
Formularios de inscripcióncant. 30

Seguridad

Compresas fríascant. 12
Mantas térmicascant. 6
Chalecos reflectantescant. 12
Linternascant. 6
Mantas de emergenciacant. 4
Cinta de balizamientocant. 4
Canaletas para cablescant. 20
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Consejos

Cierra las inscripciones con suficiente margen para comprobar los datos de cada equipo y elaborar un calendario sin cambios de última hora. Envía después la información del torneo y las indicaciones de aparcamiento.
No reserves solo el campo: confirma también los vestuarios y calcula el montaje de mesas, sillas, bancos, carpas y percheros según el número de equipos y voluntarios.
Revisa el material deportivo al menos 48 horas antes. Cuenta los balones, incluye los de reserva y comprueba bombas, agujas, conos, miniporterías, chalecos, silbatos, cronómetros y marcadores.
Asigna árbitros y voluntarios por turnos, con una persona responsable de la mesa de competición. Imprime la lista de participantes, los formularios y los certificados antes del día del torneo.
Prepara con antelación las bebidas, los aperitivos y el catering. Deja neveras portátiles, termos, teteras, cables y regletas juntos en las cajas del torneo para evitar búsquedas durante la jornada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo de fútbol?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar fecha, lugar, árbitros y equipos. Reserva las instalaciones y abre las inscripciones al menos 4 semanas antes.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de un torneo?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes del torneo. Ese margen permite verificar los datos de los equipos, recoger las preferencias dietéticas y preparar el calendario definitivo.
¿Cuándo se prepara el calendario de competición?: Haz una primera versión cuando conozcas los equipos inscritos y envía el calendario definitivo entre 3 y 5 días antes. Así los participantes pueden revisar horarios, aparcamiento y vestuarios.
¿Qué hay que revisar el día antes de un torneo de fútbol?: Comprueba durante las 24 horas anteriores el material deportivo, primeros auxilios, sonido, documentos y cajas del torneo. También conviene enfriar las bebidas y dejar preparado el catering para el montaje.

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