Organiser un tournoi de football sans rien oublier

Un tournoi de football se prépare dans un ordre précis : fixer la date, inscrire les équipes, réserver le lieu, puis construire le programme et répartir les rôles. Les problèmes apparaissent souvent quand les coordonnées des équipes, les besoins alimentaires ou les arbitres sont vérifiés trop tard. Prévoyez aussi une organisation distincte pour les vestiaires, le parking, l’accueil et les premiers secours. Ce plan vous accompagne jusqu’aux caisses de tournoi et à la préparation du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date du tournoi
2
Inviter les équipes participantes
2 personnes
3
Publier le formulaire d'inscription
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Vérifier les coordonnées de l'équipe
2 personnes
7
Établir le programme de la compétition
2 personnes
8
Finaliser les arbitres
9
Répartir les bénévoles
2 personnes
10
Réserver le lieu
11
Réserver les vestiaires
12
Confirmer l'encadrement du concours
13
Envoyer les infos de parking
14
Envoyer les informations du tournoi
15
Imprimer la liste des participants
16
Imprimer les formulaires de compétition
17
Préparer les certificats
2 personnes
18
Commander les courses
19
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
20
Vérifier le matériel de premiers secours
21
Récupérer les courses
2 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Portionner le catering
2 personnes
25
Composer les caisses de tournoi
2 personnes
26
Tracer l'aménagement du terrain
4 personnes
27
Installer les buts
4 personnes
28
Vérifier les lignes de terrain
2 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
31
Aménager le comptoir traiteur
3 personnes
32
Vérifier les vestiaires
2 personnes
33
Installer la signalisation
2 personnes
34
Tester le son
2 personnes
35
Préparer le matériel de tournoi
2 personnes
36
Briefer les bénévoles
3 personnes
37
Briefer les arbitres
2 personnes

Événement

38
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
39
Enregistrer les équipes
3 personnes
40
Accueillir les encadrants d’équipe
2 personnes
41
Expliquer le programme de la compétition
42
Assurer l’ouverture
2 personnes
43
Encadrer les matchs
6 personnes
44
Suivre les scores du match
2 personnes
45
Annoncer les horaires des matchs
46
Déplacer les chariots à balles
2 personnes
47
Vérifier les points d’eau
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Distribuer les repas
4 personnes
52
Mettre les repas spéciaux à part
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les toilettes
2 personnes
55
Vérifier les scores finaux
2 personnes
56
Remettre les prix
3 personnes
57
Annoncer la clôture
58
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

59
Rassembler la vaisselle
3 personnes
60
Nettoyer la cuisine
3 personnes
61
Ranger les espaces
4 personnes
62
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Vérifier les vestiaires
2 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Ranger le matériel en toute sécurité
3 personnes
68
Rendre les articles empruntés
2 personnes
69
Nettoyer les restes de nourriture
2 personnes
70
Enregistrer les objets trouvés
71
Informer les participants des objets trouvés
72
Partager les photos avec les participants
73
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables d'équipeqté 8
Bancsqté 12
Tentes de réceptionqté 2
Porte-manteauxqté 4

Matériel de sport

Ballons de footballqté 16
Ballons de football de réserveqté 4
Objectifs intermédiairesqté 8
Cônesqté 60
Chapeaux de marquage de terrainqté 40
Filets de protectionqté 4
Gilets de rechangeqté 40
Brassards de capitaineqté 8
Siffletsqté 8
Chronomètresqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Pendule de matchqté 4
Filets de ballonqté 4
Pompesqté 3
Aiguilles de rechange pour ballonqté 10
Échelle d'entraînementqté 2
Cintres pour vestiaireqté 80

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Batteries externes rechargeablesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 60
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Carafesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Verres doseursqté 2
Bacs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 20

Décoration

Bâches de tournoiqté 4
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux de table d’équipeqté 8
Panneau d’accueil
Pots à stylosqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Supports de sacs poubelleqté 6
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Brosses à vaisselleqté 4
Torchonsqté 12
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Gants de toilette jetablesqté 100

Catering

Courses

Papeterie

Listes de participantsqté 10
Fiches de matchqté 80
Brochures du programmeqté 120
Stylosqté 30
Marqueurs indélébilesqté 12
Presse-papiersqté 12
Certificatsqté 120
Prixqté 8
Cartes de pointageqté 20
Braceletsqté 150
Étiquettes nominativesqté 150
Panneaux d’orientationqté 12
Formulaires d'inscriptionqté 30

Sécurité

Packs de froidqté 12
Couvertures de survieqté 6
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6
Couvertures de survieqté 4
Ruban de balisageqté 4
Goulottes de câblesqté 20
Tapis antidérapantsqté 8

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les vestiaires, puis ouvrez les inscriptions. Gardez une date limite d’inscription assez tôt pour vérifier les coordonnées des équipes et recueillir les besoins alimentaires avant de créer le programme.
Ne construisez pas le programme avant d’avoir finalisé les arbitres et réparti les bénévoles. Prévoyez au minimum une personne identifiable pour l’accueil, la table de compétition, les vestiaires et la circulation des équipes.
Envoyez les informations pratiques plusieurs jours avant le tournoi : horaires, parking, lieu, vestiaires et déroulement. Le jour J, imprimez la liste des participants et les formulaires de compétition ; ne comptez pas uniquement sur un téléphone.
Contrôlez le matériel sportif en deux temps : une vérification complète avant l’événement, puis un contrôle lors de la préparation des caisses. Comptez les ballons, ajoutez les ballons de réserve et vérifiez les pompes, aiguilles, sifflets, chronomètres et panneaux de score.
Préparez la restauration avant l’arrivée des équipes. Refroidissez les boissons, portionnez le catering et gardez les encas accessibles ; deux à trois boissons par personne pour la première heure donnent une base de calcul pratique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de football ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour un tournoi avec plusieurs équipes. Ce délai laisse le temps de confirmer la date, réserver le lieu et les vestiaires, traiter les inscriptions, finaliser les arbitres et organiser les bénévoles.
Quand ouvrir les inscriptions pour un tournoi ?: Ouvrez le formulaire environ 4 à 6 semaines avant le tournoi et fixez une date limite au moins 10 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi vérifier les coordonnées, les besoins alimentaires et établir un programme réaliste.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un tournoi ?: Prévoyez au moins 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la table de compétition, 1 pour les vestiaires et 1 référent terrain par zone active. Ajoutez une personne de réserve pour couvrir les pauses et les imprévus pendant les matchs.
Que faut-il préparer la veille d’un tournoi de football ?: La veille, composez les caisses de tournoi, vérifiez le matériel sportif et les premiers secours, imprimez les documents et préparez les certificats. Refroidissez aussi les boissons et portionnez les encas afin de ne pas gérer ces tâches pendant l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.