Zo organiseer je een franchisecongres

Begin met de datum, locatie en het doel van het franchisecongres. Werk daarna het programma uit, bevestig sprekers en open de aanmeldingen zodra tijden en praktische informatie vaststaan. Regel hotelkamers, catering en techniek ruim vooraf en verzamel dieetwensen, presentaties en deelnemersgegevens in één overzicht. In de laatste week draait alles om controles: badges, naamkaartjes, programmadrukwerk, presentaties en de registratietafel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma samenstellen
2 personen
3
Sprekers bevestigen
2 personen
4
Sprekersinformatie verzamelen
5
Uitnodigingen ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Hotelkamers reserveren
11
Catering bestellen
2 personen
12
Techniek reserveren
13
Parkeerinformatie versturen
14
Badges ontwerpen
15
Programma laten drukken
16
Presentaties verzamelen
17
Presentaties controleren
2 personen
18
Deelnemerslijst controleren
19
Naamkaartjes printen
20
Materialen inkopen
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
23
Koelruimte inrichten
2 personen
24
Badges sorteren
2 personen
25
Registratietafel voorbereiden
2 personen
26
Welkomstpakket samenstellen
3 personen
27
Zaalindeling markeren
2 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Registratiebalie opbouwen
2 personen
30
Podiumzone inrichten
3 personen
31
Projectiescherm plaatsen
2 personen
32
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
33
Presentaties testen
2 personen
34
Verlichting instellen
2 personen
35
Welkomstbalie bevoorraden
2 personen
36
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
37
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
38
Bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

39
Sprekers ontvangen
2 personen
40
Deelnemers registreren
4 personen
41
Welkomstkoffie serveren
2 personen
42
Opening verzorgen
2 personen
43
Presentaties begeleiden
2 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Techniek tijdens sessies bedienen
2 personen
46
Pauzehapjes serveren
3 personen
47
Netwerkpauze begeleiden
2 personen
48
Deelnemersvragen verzamelen
49
Panelgesprek begeleiden
2 personen
50
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
51
Dinerbuffet serveren
5 personen
52
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
53
Borden en glazen ophalen
3 personen
54
Koffie en thee bijvullen
2 personen
55
Borrelhapjes serveren
3 personen
56
Dranken bij de borrel aanvullen
2 personen
57
Sprekers bedanken
2 personen
58
Afsluiting aankondigen
59
Uitchecken bij registratie
2 personen

Nazorg

60
Afval verzamelen
3 personen
61
Servies naar de keuken brengen
3 personen
62
Apparatuur uitschakelen
2 personen
63
Decoratie verwijderen
3 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Keuken schoonmaken
3 personen
66
Zaal schoonmaken
3 personen
67
Toiletten controleren
68
Gevonden voorwerpen verzamelen
69
Borg en sleutels afhandelen
70
Huurmaterialen controleren
2 personen
71
Huurmaterialen retourneren
2 personen
72
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
73
Facturen en bonnetjes verzamelen
74
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Congrestafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 6
Registratietafelaantal 2
Spreektafel
Lessenaar
Garderoberekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 130
Dessertbordenaantal 130
Koffiekopjesaantal 130
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 130
Koffielepelsaantal 130
Dinervorkenaantal 130
Dinerbasic messenaantal 130
Opscheplepelsaantal 20

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 4
USB-sticksaantal 4
Mobiele opladersaantal 4
Koelboxenaantal 6

Decoratie

Bedrijfsvlaggenaantal 6
Logo-bannersaantal 3
Naambordhoudersaantal 8
Tafellopersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 10

Verlichting

LED-uplightersaantal 8
Tafellampenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 8
Serveerschalenaantal 16
Serveerbestekaantal 20
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Koelelementenaantal 20
Flessenopenersaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma eerst in blokken en leg daarna pas de techniek vast. Reserveer voor iedere spreker een eigen microfoon en test beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels en presentatieklikker minimaal 2 uur voor de start.
Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en hoofdprogramma vaststaan. Vraag direct naar dieetwensen, hotelbehoefte en parkeerinformatie; stuur deelnemers uiterlijk 7 dagen vooraf de route- en parkeerinstructies.
Verzamel presentaties uiterlijk 3 werkdagen voor het congres en controleer ze op beeldverhouding, lettergrootte en ingesloten video’s. Zet alle definitieve bestanden ook op een USB-stick en een tweede laptop.
Maak de deelnemersadministratie 2 keer sluitend: controleer de lijst na de aanmelddeadline en opnieuw op de ochtend vóór het congres. Print naamkaartjes en sorteer badges per achternaam, zodat registratie niet ophoopt.
Richt catering en registratie als aparte werkplekken in. Label dieetmaaltijden vóór aankomst, richt een koelruimte in en leg badges, programma’s en materialen minstens 30 minuten voor opening klaar bij de registratietafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een franchisecongres?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf vast. Bevestig sprekers en open de aanmeldingen daarna zo snel mogelijk, zodat je hotelkamers, catering en techniek op basis van echte aantallen kunt regelen.
Wanneer moet ik sprekers voor een franchisecongres bevestigen?: Bevestig de hoofdsprekers uiterlijk 3 maanden voor het congres. Vraag hun bio, portret, presentatiebehoefte en definitieve titel direct op; verzamel de presentatie uiterlijk 3 werkdagen voor het evenement.
Wanneer bestel je catering voor een franchisecongres?: Geef de cateraar een voorlopige inschatting zodra de uitnodiging uitgaat en bevestig het aantal en de dieetwensen 7 tot 10 dagen vooraf. Houd daarna een kleine marge aan voor late wijzigingen, zonder de deelnemerslijst opnieuw te moeten opbouwen.
Hoe bereid je de registratie van een franchisecongres voor?: Controleer de deelnemerslijst de dag vóór het congres en leg badges, naamkaartjes, programma’s en pennen minstens 30 minuten voor opening klaar. Werk met een alfabetische sortering en houd een aparte lijst bij voor last-minute wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.