Einen Franchise-Kongress strukturiert organisieren
Bei einem Franchise-Kongress hängt der Ablauf an vielen Abhängigkeiten: Erst müssen Datum, Ort und Programm stehen, bevor Referenten, Einladungen und Technik verbindlich werden. Plane zuerst die Inhalte und Teilnehmerprozesse, danach Unterkunft, Catering und Ausstattung. In den letzten Tagen geht es nicht mehr um große Entscheidungen, sondern um Präsentationen, Namensschilder, Diätmahlzeiten und einen funktionierenden Registrierungstisch. So erkennst du früh, was noch fehlt und wo Verzögerungen entstehen können.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 3
Referenten bestätigen
2 Personen
- 4
Sprecherinformationen sammeln
- 5
Einladungen gestalten
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Hotelzimmer reservieren
- 11
Catering bestellen
2 Personen
- 12
Technik reservieren
- 13
Parkinformationen versenden
- 14
Badges gestalten
- 15
Programm drucken lassen
- 16
Präsentationen sammeln
- 17
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 18
Teilnehmerliste prüfen
- 19
Namensschilder drucken
- 20
Materialien einkaufen
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
2 Personen
- 22
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
- 23
Kühlbereich einrichten
2 Personen
- 24
Badges sortieren
2 Personen
- 25
Registrierungstisch vorbereiten
2 Personen
- 26
Willkommenspaket zusammenstellen
3 Personen
- 27
Raumaufteilung markieren
2 Personen
- 28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
- 30
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
- 31
Projektionsleinwand aufstellen
2 Personen
- 32
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 33
Präsentationen testen
2 Personen
- 34
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 35
Willkommensstand ausstatten
2 Personen
- 36
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 37
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
- 38
Beschilderung anbringen
2 Personen
Event
- 39
Referenten empfangen
2 Personen
- 40
Teilnehmer registrieren
4 Personen
- 41
Willkommenskaffee servieren
2 Personen
- 42
Eröffnung betreuen
2 Personen
- 43
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 44
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 45
Technik während der Sessions bedienen
2 Personen
- 46
Pausensnacks servieren
3 Personen
- 47
Networking-Pause betreuen
2 Personen
- 48
Teilnehmerfragen sammeln
- 49
Podiumsgespräch begleiten
2 Personen
- 50
Dinnerbuffet aufbauen
4 Personen
- 51
Abendbuffet servieren
5 Personen
- 52
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 53
Teller und Gläser abholen
3 Personen
- 54
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 55
Snacks servieren
3 Personen
- 56
Getränke beim Empfang auffüllen
2 Personen
- 57
Sprecher danken
2 Personen
- 58
Abschluss ankündigen
- 59
Beim Check-in auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 60
Abfall sammeln
3 Personen
- 61
Geschirr in die Küche bringen
3 Personen
- 62
Geräte ausschalten
2 Personen
- 63
Dekoration entfernen
3 Personen
- 64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 65
Küche reinigen
3 Personen
- 66
Saal reinigen
3 Personen
- 67
Toiletten kontrollieren
- 68
Fundsachen sammeln
- 69
Kaution und Schlüssel abwickeln
- 70
Leihmaterialien prüfen
2 Personen
- 71
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 72
Restbestand einlagern
2 Personen
- 73
Rechnungen und Belege sammeln
- 74
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 120
- KongresstischeAnz. 12
- BuffetischeAnz. 6
- RegistrierungstischAnz. 2
- Rednertisch
- Pult
- GarderobenständerAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 8
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 130
- DesserttellerAnz. 130
- KaffeetassenAnz. 130
- WassergläserAnz. 150
- WeingläserAnz. 130
- KaffeelöffelAnz. 130
- EsstischgabelnAnz. 130
- Dinner-Basic-MesserAnz. 130
- ServierlöffelAnz. 20
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LaptopAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 2
- PräsentationsklickerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- HDMI-KabelAnz. 4
- USB-SticksAnz. 4
- Mobile LadegeräteAnz. 4
- KühlboxenAnz. 6
Dekoration
- FirmenflaggenAnz. 6
- Logo-BannerAnz. 3
- NamensschildhalterAnz. 8
- TischläuferAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 8
- Wegweiser-SchilderAnz. 10
Beleuchtung
- LED-UplightsAnz. 8
- TischlampenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 8
- WarmhaltebehälterAnz. 8
- ServierschalenAnz. 16
- ServierbesteckAnz. 20
- SchneidebretterAnz. 4
- MesserAnz. 6
- KühlelementeAnz. 20
- FlaschenöffnerAnz. 4
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Ort fest, bevor du Einladungen verschickst. Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Programm, Referenten und grundlegende Anreiseinformationen belastbar sind.
- Bestätige Referenten schriftlich und sammle ihre Sprecherinformationen frühzeitig. Fordere Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress an, damit Beamer, Projektionsleinwand und Präsentationsklicker geprüft werden können.
- Plane die Teilnehmerzahl nicht nur für Stühle und Tische. Nutze sie auch für Catering, Namensschilder, Wassergläser, Kaffeetassen und die Anzahl der Hotelzimmer; Änderungen in der letzten Woche sind deutlich schwieriger.
- Erfasse Ernährungswünsche direkt im Anmeldeformular und kennzeichne Diätmahlzeiten am Buffet. Richte für empfindliche Speisen einen separaten Kühlbereich ein, statt die Kennzeichnung erst beim Aufbau zu klären.
- Bereite die Registrierung am Vortag vor: Teilnehmerliste prüfen, Namensschilder drucken, Badges sortieren und den Registrierungstisch bestücken. Lege zusätzlich Parkinformationen und das gedruckte Programm bereit, damit der Empfang morgens nicht ins Stocken gerät.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Franchise-Kongress organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher mit Datum, Ort und Programm. Referenten, Hotelzimmer und Technik sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress verbindlich bestätigt sein.
- Wann sollte man die Einladungen für einen Franchise-Kongress verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 10 bis 12 Wochen vor dem Termin und öffne gleichzeitig das Anmeldeformular. Setze eine Anmeldefrist rund 14 Tage vor dem Kongress, damit Catering, Badges und Teilnehmerliste rechtzeitig angepasst werden können.
- Bis wann müssen Referenten ihre Präsentationen abgeben?
- Fordere die Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress an und prüfe sie innerhalb von 2 bis 3 Tagen. So bleibt Zeit, fehlende Dateien, inkompatible Formate oder zusätzliche HDMI-Kabel zu klären.
- Was muss am Tag vor dem Franchise-Kongress vorbereitet werden?
- Am Vortag sollten Namensschilder und Badges sortiert, der Registrierungstisch aufgebaut und Technik sowie Sitzordnung getestet werden. Stelle außerdem Programm, Teilnehmerliste, Parkinformationen und gekennzeichnete Diätmahlzeiten bereit.
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