Cómo organizar un congreso de franquicias paso a paso

Organizar un congreso de franquicias exige coordinar contenido, asistentes, ponentes y operación en el mismo calendario. Empieza por fijar fecha y lugar, y después cierra el programa antes de abrir las inscripciones. La parte que más se retrasa suele ser recopilar las presentaciones, confirmar las necesidades dietéticas y comprobar la técnica. Este plan te ayuda a ordenar el trabajo hasta preparar la mesa de registro y recibir a los participantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Elaborar el programa
2 personas
3
Confirmar ponentes
2 personas
4
Recopilar información de los ponentes
5
Diseñar invitaciones
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Abrir el formulario de inscripción
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Reservar habitaciones de hotel
11
Pedir el catering
2 personas
12
Reservar técnica
13
Enviar la información de aparcamiento
14
Diseñar acreditaciones
15
Imprimir el programa
16
Recopilar las presentaciones
17
Revisar las presentaciones
2 personas
18
Comprobar la lista de participantes
19
Imprimir etiquetas con nombres
20
Comprar materiales
2 personas
21
Hacer la compra
2 personas
22
Etiquetar las comidas especiales
2 personas
23
Montar el espacio de refrigeración
2 personas
24
Clasificar acreditaciones
2 personas
25
Preparar la mesa de registro
2 personas
26
Preparar el paquete de bienvenida
3 personas
27
Marcar la distribución de la sala
2 personas
28
Colocar mesas y sillas
4 personas
29
Montar el mostrador de registro
2 personas
30
Montar la zona del escenario
3 personas
31
Colocar la pantalla de proyección
2 personas
32
Conectar el equipo de sonido
2 personas
33
Probar presentaciones
2 personas
34
Configurar la iluminación
2 personas
35
Abastecer el mostrador de bienvenida
2 personas
36
Preparar café y té
2 personas
37
Preparar el buffet de almuerzo
4 personas
38
Colgar señalización
2 personas

Evento

39
Recibir a los ponentes
2 personas
40
Registrar a los participantes
4 personas
41
Servir café de bienvenida
2 personas
42
Encargarse de la inauguración
2 personas
43
Coordinar presentaciones
2 personas
44
Rellenar las bebidas
2 personas
45
Gestionar la técnica durante las sesiones
2 personas
46
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
47
Coordinar la pausa de networking
2 personas
48
Recopilar las preguntas de los participantes
49
Moderación del panel de debate
2 personas
50
Montar el bufé de cena
4 personas
51
Servir el bufé de cena
5 personas
52
Servir comidas especiales
2 personas
53
Recoger platos y vasos
3 personas
54
Reponer café y té
2 personas
55
Servir aperitivos
3 personas
56
Reponer las bebidas del cóctel
2 personas
57
Agradecer a los ponentes
2 personas
58
Anunciar el cierre
59
Salir al registrarse
2 personas

Seguimiento

60
Recoger la basura
3 personas
61
Llevar la vajilla a la cocina
3 personas
62
Apagar el equipo
2 personas
63
Retirar la decoración
3 personas
64
Recoger mesas y sillas
4 personas
65
Limpiar la cocina
3 personas
66
Limpiar la sala
3 personas
67
Comprobar los baños
68
Recoger objetos perdidos
69
Gestionar la fianza y las llaves
70
Comprobar el material de alquiler
2 personas
71
Devolver el material alquilado
2 personas
72
Guardar el stock restante
2 personas
73
Recopilar facturas y recibos
74
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesas para congresocant. 12
Mesas de buffetcant. 6
Mesa de registrocant. 2
Mesa de oradores
Atril
Percheroscant. 4
Papeleracant. 8

Vajilla

Platos de cenacant. 130
Platos de postrecant. 130
Tazas de cafécant. 130
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 130
Cucharillas de cafécant. 130
Tenedores de cenacant. 130
Cuchillos básicos para cenacant. 130
Cucharonescant. 20

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilcant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Clic de presentacióncant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cables HDMIcant. 4
Memorias USBcant. 4
Cargadores móvilescant. 4
Neveras portátilescant. 6

Decoración

Banderas de la empresacant. 6
Banners con el logocant. 3
Portanombrescant. 8
Manteles runnerscant. 12
Arreglos floralescant. 8
Señales de orientacióncant. 10

Iluminación

Focos LED uplightercant. 8
Lámparas de mesacant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 8
Bandejas de servircant. 16
Cubiertos de serviciocant. 20
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Acumuladores de fríocant. 20
Abrebotellascant. 4

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el programa antes de enviar invitaciones. Si el programa cambia después de abrir las inscripciones, tendrás que corregir invitaciones, acreditaciones y materiales impresos.
Pide a cada ponente su biografía, foto, presentación y necesidades técnicas con al menos 14 días de antelación. Revisa los archivos en el mismo formato y prueba cada vídeo o enlace antes del congreso.
Abre el formulario de inscripción cuando estén confirmados los ponentes y las sesiones. Incluye teléfono, empresa, preferencias dietéticas y necesidad de alojamiento para no tener que recopilar esos datos por correo después.
Calcula el montaje de la sala según el programa: sillas para los asistentes, mesa de oradores, atril, proyector, pantalla, micrófonos y sonido. Comprueba cables HDMI, alargadores, regletas y el clic de presentación como mínimo un día antes.
Prepara el registro el día anterior: ordena las acreditaciones alfabéticamente, imprime las etiquetas y deja lista la mesa. Coloca aparte las comidas especiales y confirma la lista de participantes antes de que llegue el primer asistente.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso de franquicias?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá varios ponentes, catering y reservas de hotel. Deja las 2 últimas semanas para confirmar asistentes, revisar presentaciones y cerrar los detalles técnicos.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones del congreso?: Abre el formulario cuando la fecha, el lugar y la mayor parte del programa estén confirmados, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes para entregar el número final al catering y preparar las acreditaciones.
¿Cuándo se deben recopilar las presentaciones de los ponentes?: Solicítalas al menos 14 días antes y fija una fecha límite de 7 días antes del congreso. Así tendrás tiempo para revisar vídeos, tipografías, enlaces y compatibilidad con el portátil y el proyector.
¿Cuánto catering calcular por persona en un congreso?: Confirma el número final de asistentes entre 3 y 5 días antes y entrega al catering las preferencias dietéticas separadas. Prepara las comidas especiales etiquetadas y calcula también café, agua y vajilla para cada pausa del programa.

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